[Tải miễn phí] Mẫu Quyết Định Tăng Lương 2026 Chuẩn Pháp Lý

Ban hành quyết định tăng lương đúng chuẩn không chỉ giúp ghi nhận nỗ lực nhân sự mà còn bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý về Thuế và BHXH. Làm thế nào để quy trình này diễn ra minh bạch, nhanh chóng? Khám phá ngay trọn bộ mẫu quyết định tăng lương 2026 chuẩn pháp lý (miễn phí file Word) cùng hướng dẫn ban hành chi tiết từ A-Z ngay dưới đây!

Mẫu quyết định tăng lương là gì và khi nào cần sử dụng?

Khái niệm quyết định tăng lương

Về mặt pháp lý, Bộ luật Lao động hiện hành không quy định một biểu mẫu cố định bắt buộc cho các doanh nghiệp ngoài nhà nước. Tuy nhiên, văn bản này phải tuân thủ đúng thể thức hành chính và phù hợp với Quy chế lương thưởng, Thỏa ước lao động tập thể cũng như Hợp đồng lao động đã ký kết.

Khi nào doanh nghiệp cần ban hành quyết định tăng lương?

Việc ban hành quyết định tăng lương không chỉ hợp thức hóa chi phí cho phòng Kế toán mà còn là căn cứ pháp lý để bảo vệ quyền lợi hai bên. Doanh nghiệp cần xuất văn bản này trong các trường hợp cụ thể sau:

• Tăng lương định kỳ/thâm niên: Thực hiện theo đợt xét duyệt (6 – 12 tháng/lần) hoặc theo số năm cống hiến quy định trong quy chế công ty.
• Tăng lương theo hiệu suất (KPI) hoặc thăng chức: Áp dụng khi nhân sự hoàn thành xuất sắc công việc, đạt kết quả vượt trội hoặc đảm nhận vị trí quản lý mới.
• Điều chỉnh theo lương tối thiểu vùng: Bắt buộc ban hành khi Nhà nước tăng lương tối thiểu vùng để điều chỉnh cho nhân viên thuộc diện chịu ảnh hưởng.
• Điều chỉnh mức đóng BHXH: Làm căn cứ pháp lý để làm thủ tục báo tăng hoặc thay đổi mức đóng bảo hiểm với cơ quan BHXH.

Lưu ý: Đối với các trường hợp tăng lương đặc cách (ngoài lộ trình định kỳ), bắt buộc phải có văn bản đề xuất giải trình lý do từ Trưởng bộ phận và được Ban Giám đốc phê duyệt chính thức.

Để đảm bảo tính minh bạch, hạn chế thất lạc hồ sơ giấy và tiết kiệm thời gian cho bộ phận C&B, toàn bộ các quyết định tăng lương nên được số hóa, phê duyệt trực tuyến và lưu trữ tập trung trên hệ thống quản lý nhân sự 1HRM của 1Office.

Ban hành quyết định tăng lương có ý nghĩa như thế nào?

Quyết định tăng lương giúp ghi nhận cống hiến, nâng cao thu nhập và tạo động lực làm việc cho nhân sự. Với doanh nghiệp, văn bản này giúp giữ chân nhân tài, minh bạch quản trị và làm căn cứ pháp lý bắt buộc khi kê khai thuế, kế toán và BHXH. 

Đối với người lao động:

• Ghi nhận sự nỗ lực, kỹ năng và đóng góp của cá nhân
• Tăng thu nhập, cải thiện mức sống và giảm áp lực tài chính
• Tạo động lực thi đua, khuyến khích học hỏi và nâng cao hiệu suất

Đối với doanh nghiệp & công tác quản trị HR:

• Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nhảy việc/nghỉ việc
• Tăng sức hút khi tuyển dụng nhân sự mới nhờ chính sách đãi ngộ rõ ràng
• Làm căn cứ pháp lý: Lưu trữ hồ sơ kế toán, đối soát thuế TNCN, BHXH và thanh tra lao động khi cần thiết
• Thể hiện sự minh bạch, công bằng và chuyên nghiệp trong quy trình quản trị

Tải miễn phí các mẫu quyết định tăng lương phổ biến hiện nay

Mẫu quyết định tăng lương cho 01 nhân viên (cá nhân)

TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUYẾT ĐỊNH TĂNG LƯƠNG TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương cho tập thể / toàn công ty

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương đóng BHXH

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương dành cho Giám đốc / Cấp quản lý

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định nâng bậc lương cho Cán bộ, Công chức, Viên chức

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương khi thăng chức

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương theo hiệu suất (KPI)

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu quyết định tăng lương đột xuất theo đề xuất

TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Tìm hiểu thêm:

• Thông báo tăng lương: Mẫu chuẩn & hướng dẫn viết chi tiết 2026
• Tải Miễn Phí 12+ Mẫu Quyết Định Bổ Nhiệm Chuyên Nghiệp, Chuẩn Quy Định 2026

Mẫu quyết định tăng lương chuẩn hành chính gồm những nội dung nào?

Một mẫu quyết định tăng lương chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng trong quá trình quản trị nhân sự. Dưới đây là các nội dung bắt buộc phải có trong một văn bản quyết định tăng lương:

Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên đơn vị và tiêu đề quyết định

• Ghi rõ Quốc hiệu – Tiêu ngữ; Tên Công ty/Cơ quan ra quyết định (bôi đậm, căn trái/căn giữa)
• Số văn bản, ngày tháng năm ban hành (VD: QĐ/NS/2024/007).
• Tiêu đề: QUYẾT ĐỊNH Về việc tăng lương cho người lao động (In hoa, bôi đậm)

Căn cứ pháp lý và lý do ban hành

• Căn cứ Điều lệ/Nội quy/Quy chế lương thưởng công ty
• Căn cứ Hợp đồng lao động số… ký ngày…
• Căn cứ đánh giá hiệu quả công việc hoặc đề xuất của Trưởng bộ phận/Phòng Nhân sự

Thông tin đối tượng được tăng lương

• Họ và tên, Mã số nhân viên, Chức vụ, Phòng ban công tác
• (Nếu tăng cho tập thể: Thay bằng cụm từ “Các cá nhân có tên trong danh sách kèm theo”)

Mức lương cũ – mới và thời điểm áp dụng

• Ghi rõ mức lương hiện tại (bằng số & bằng chữ) hoặc bậc/hệ số lương hiện tại
• Ghi rõ mức lương mới (bằng số & bằng chữ) hoặc bậc/hệ số lương mới
• Ngày/tháng/năm bắt đầu có hiệu lực áp dụng mức lương mới

Trách nhiệm thi hành, nơi nhận và chữ ký pháp lý

• Giao nhiệm vụ cho Phòng Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán và cá nhân chịu trách nhiệm thi hành
• Nơi nhận (Lưu văn thư, HS,VP…)
• Chữ ký, họ tên và con dấu của Đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Chủ tịch HĐQT)

Bên cạnh đó, bạn có thể số hóa và quản lý toàn bộ quyết định tăng lương trên phần mềm nhân sự 1Office. Phần mềm này cho phép tạo, phê duyệt và lưu trữ quyết định dễ dàng, đồng thời liên kết trực tiếp với hồ sơ nhân sự, bảng lương và KPI.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Các bước soạn thảo và ban hành quyết định tăng lương chuẩn chỉnh

Để đảm bảo quyết định tăng lương có hiệu lực pháp lý, minh bạch và không xảy ra sai sót trong khâu vận hành, bộ phận Nhân sự (HR) cần tuân thủ quy trình 5 bước sau đây:

Bước 1: Xác định căn cứ và đề xuất tăng lương

• Trưởng bộ phận: Lập Đơn đề xuất tăng lương dựa trên kết quả đánh giá KPI, năng lực vượt trội, hoặc khi nhân sự được thăng chức/đảm nhận nhiệm vụ mới.
• Bộ phận HR: Rà soát danh sách nhân sự đến kỳ xét tăng lương định kỳ/thâm niên, hoặc cập nhật quy định mới của Nhà nước về mức lương tối thiểu vùng.

Bước 2: Thu thập thông tin và duyệt mức lương mới

Trước khi soạn thảo văn bản, HR/C&B cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu để trình cấp có thẩm quyền:

• Thu thập thông tin cá nhân (Họ tên, mã nhân viên, chức vụ, phòng ban, số HĐLĐ hiện tại).
• Đánh giá mức lương hiện tại so với khung/thang bảng lương của công ty và ngân sách phòng ban.
• Chốt mức lương mới (số tiền cụ thể hoặc tỷ lệ %) và ngày bắt đầu áp dụng, sau đó trình Ban Giám đốc/HĐQT phê duyệt hạn mức.

Bước 3: Soạn thảo văn bản theo chuẩn thể thức hành chính

Chuyên viên HR tiến hành soạn thảo văn bản dựa trên mẫu quyết định tăng lương chuẩn của công ty. Cần đảm bảo kiểm tra kỹ các thông tin bắt buộc:

• Số hiệu văn bản, ngày ban hành.
• Các căn cứ pháp lý (Bộ luật Lao động, Quy chế công ty, HĐLĐ, Tờ trình đề xuất).
• Thông tin nhân sự, mức lương cũ – mức lương mới (bằng cả số và chữ).
• Thời điểm chính thức có hiệu lực và trách nhiệm thi hành của các bên (HR, Kế toán, Nhân sự được tăng lương).

Bước 4: Trình lãnh đạo ký duyệt và đóng dấu

• Gửi hồ sơ hoàn chỉnh (bao gồm: Quyết định tăng lương dự thảo + Đơn đề xuất + Bản đánh giá KPI/HĐLĐ cũ) lên Người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng giám đốc) hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• Sau khi lãnh đạo ký duyệt, bộ phận Văn thư thực hiện đóng dấu pháp nhân của công ty (nếu dùng văn bản giấy) hoặc hoàn tất ký số (nếu sử dụng hệ thống quản trị trực tuyến).

Tìm hiểu thêm: Mẫu Đánh Giá Nhân Viên Chuẩn, Chính Xác Cho Doanh Nghiệp 2026

Bước 5: Ban hành, cập nhật BHXH, ký phụ lục HĐLĐ và lưu trữ

Đây là bước hoàn tất quy trình thủ tục pháp lý và tài chính:

• Gửi quyết định: Chuyển bản chính/file mềm cho Người lao động, gửi bản sao cho Phòng Kế toán – Tài chính để làm căn cứ tính lương kỳ tới.
• Ký Phụ lục HĐLĐ: Tiến hành lập và ký Phụ lục Hợp đồng lao động ghi nhận mức lương mới nhằm đồng bộ hồ sơ pháp lý.
• Cập nhật BHXH: Nếu mức lương mới làm thay đổi mức đóng bảo hiểm, HR tiến hành làm thủ tục báo điều chỉnh mức đóng với cơ quan BHXH.
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu bản cứng tại hồ sơ nhân sự và tải file lên hệ thống phần mềm HRM (như 1Office) để theo dõi lịch sử lương của nhân viên.

Hướng dẫn cách điền mẫu quyết định tăng lương

Để quyết định tăng lương được ban hành đúng quy định và hạn chế sai sót, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các mục trong mẫu quyết định tăng lương như sau:

• Thông tin đơn vị ban hành
  • Tên công ty/doanh nghiệp (theo giấy phép kinh doanh)
  • Số hiệu quyết định (Ví dụ: Số 05/QĐ-ABC)
  • Ngày, tháng, năm ban hành quyết định
• Căn cứ ban hành quyết định
  • Bộ luật Lao động hiện hành
  • Nội quy lao động / Quy chế lương thưởng của công ty
  • Đơn đề xuất của Trưởng bộ phận hoặc Phòng Nhân sự
  • Báo cáo đánh giá KPI / Hiệu suất làm việc
• Thông tin người được tăng lương
  • Họ và tên
  • Chức vụ
  • Bộ phận / Phòng ban công tác
  • Loại hợp đồng lao động
• Mức lương trước và sau khi điều chỉnh
  • Mức lương cũ (ghi bằng số và chữ)
  • Mức lương mới (ghi bằng số và chữ)
  • Số tiền tăng hoặc tỷ lệ % tăng
  • Ví dụ: Lương cũ 8.000.000 VNĐ ➔ Lương mới 9.500.000 VNĐ (Tăng 1.500.000 VNĐ/tháng)
• Thời điểm có hiệu lực
  • Ngày/tháng/năm chính thức áp dụng mức lương mới (Ví dụ: Từ 01/01/2026)
  • Kỳ lương bắt đầu tính (Ví dụ: Kỳ lương tháng 01/2026 trở đi)
• Trách nhiệm triển khai
  • Phòng Nhân sự: Cập nhật hồ sơ và hệ thống lương
  • Phòng Kế toán: Thực hiện chi trả theo mức lương mới
  • Nhân sự được tăng lương & Các bộ phận liên quan: Phối hợp thi hành
• Chữ ký và đóng dấu
  • Chữ ký của Giám đốc / Người đại diện pháp luật / Người được ủy quyền
  • Họ và tên, chức vụ người ký
  • Con dấu hợp pháp của công ty
• Nơi nhận
  • Người lao động
  • Phòng Nhân sự
  • Phòng Kế toán
  • Lưu văn thư / Hồ sơ nội bộ

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng hệ thống KPI cho doanh nghiệp chi tiết từ A-Z

Làm thế nào để tự động hóa và tối ưu quy trình tăng lương trong doanh nghiệp?

Theo Báo cáo HR Tech 2026 (Anphabe & Navigos Group), hơn 65% doanh nghiệp SMEs vẫn quản trị lương thủ công. Điều này khiến HR mất 40–60% thời gian cho các tác vụ hành chính và phát sinh 15–20% sai sót dữ liệu mỗi kỳ tính lương.

Thực tế, nhiều CEO và nhà quản lý Việt vẫn gặp các “điểm nghẽn” trong quy trình xét tăng lương:

• Dữ liệu phân tán: lương, KPI, BHXH nằm rải rác trên nhiều file, dễ sai sót.
• Phê duyệt chậm: Quy trình trình ký nhiều cấp, dễ bị gián đoạn.
• HR xử lý thủ công: Mất thời gian cập nhật lương, lập Phụ lục HĐLĐ và hồ sơ BHXH.
• Khó quản lý quỹ lương: Thiếu báo cáo thời gian thực để kiểm soát chi phí nhân sự.

Những bất cập này không chỉ làm tăng chi phí vận hành, chậm tiến độ trả lương mà còn tiềm ẩn rủi ro tranh chấp lao động, giảm trải nghiệm nhân viên và ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng.

Để khắc phục, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang số hóa toàn bộ quy trình C&B bằng nền tảng quản trị nhân sự All-in-one, liên thông dữ liệu từ:

Đánh giá hiệu suất → Phê duyệt tăng lương → Ký số Phụ lục HĐLĐ → Cập nhật bảng lương & BHXH.

Nhằm giải quyết các rào cản thủ công và đáp ứng nhu cầu chuẩn hóa vận hành của doanh nghiệp Việt, phân hệ 1HRM thuộc 1Office ra đời như một giải pháp tự động hóa toàn diện quy trình điều chỉnh tiền lương. Nhờ đó, Ban Lãnh đạo dễ dàng chuẩn hóa quy trình tăng lương với 3 tiêu chí vàng: Nhanh chóng – Chính xác – Minh bạch.

• Duyệt online 1-click (BPA Workflow): CEO/Manager phê duyệt tờ trình ngay trên điện thoại, rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
• Ký số trực tiếp (1Sign): Ký điện tử quyết định tăng lương và Phụ lục HĐLĐ ngay trên hệ thống, đảm bảo tính pháp lý, không cần in ấn.
• Tự động đồng bộ dữ liệu: Sau khi ký, hệ thống cập nhật ngay mức lương mới vào hồ sơ nhân sự, bảng lương và cảnh báo BHXH, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công.
• Kết nối dữ liệu KPI/OKR: Đồng bộ dữ liệu hiệu suất giúp lãnh đạo đưa ra quyết định tăng lương công bằng, minh bạch và dựa trên số liệu thực tế.
• Dashboard quỹ lương thời gian thực: Theo dõi biến động quỹ lương, so sánh chi phí nhân sự với năng suất để tối ưu ngân sách và dòng tiền doanh nghiệp.

Số hóa quy trình tăng lương không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo nền tảng cho doanh nghiệp quản trị nhân sự minh bạch, chính xác và sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai.

Đăng ký demo 1HRM để trải nghiệm lộ trình số hóa quy trình C&B từ A-Z

Phân biệt “Quyết định tăng lương” và “Quyết định điều chỉnh lương”

Các câu hỏi thường gặp về mẫu quyết định tăng lương

Mẫu quyết định tăng lương có bắt buộc phải ban hành bằng văn bản không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng nên ban hành bằng văn bản để:

• Làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp
• Lưu hồ sơ nhân sự
• Thể hiện tính minh bạch trong chi trả lương

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng văn bản chính thức.

Quyết định tăng lương có cần chữ ký của Giám đốc không?

Thông thường, Giám đốc hoặc Người đại diện pháp luật là người ký. Tuy nhiên, nếu có uỷ quyền bằng văn bản, Trưởng phòng Nhân sự hoặc Trưởng bộ phận cũng có thể ký.

Nhân viên có bắt buộc phải ký xác nhận vào quyết định tăng lương không?

Không bắt buộc, nhưng nhiều doanh nghiệp yêu cầu để:

• Xác nhận nhân viên đã nhận thông tin
• Hạn chế trường hợp tranh chấp sau này

Khi nào nên ban hành quyết định tăng lương?

Doanh nghiệp thường ban hành khi:

• Đến kỳ đánh giá định kỳ (6 tháng, 12 tháng)
• Nhân viên đạt thành tích xuất sắc
• Điều chỉnh lương theo thị trường
• Điều chỉnh do thay đổi vị trí công việc

Quyết định tăng lương có hiệu lực từ khi nào?

Doanh nghiệp tự quy định. Thông thường:

• Từ đầu tháng kế tiếp
• Hoặc từ ngày ghi rõ trong quyết định
• Quan trọng nhất là minh bạch và thống nhất với kỳ lương.

Có thể tăng lương mà không cần lý do cụ thể không?

Có, nhưng nên ghi lý do trong quyết định để làm hồ sơ tham chiếu:

• Đạt KPI
• Điều chỉnh theo hiệu suất
• Điều chỉnh theo thị trường
• Thăng chức

Có thể ban hành một quyết định tăng lương cho nhiều nhân viên không?

Có thể. Doanh nghiệp có thể ban hành Quyết định tăng lương theo danh sách kèm theo, áp dụng cho nhiều nhân viên cùng lúc (thường dùng trong đợt review hàng quý/hàng năm).

Quyết định tăng lương có cần đóng dấu công ty không?

Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu → nên đóng dấu để hợp thức hóa. Doanh nghiệp không bắt buộc sử dụng con dấu → chỉ cần chữ ký của người có thẩm quyền.

Quy trình tăng lương cho nhân viên có bắt buộc phải thực hiện mỗi năm không?

Không bắt buộc. Pháp luật hiện hành không quy định doanh nghiệp phải tăng lương định kỳ hàng năm. Việc tăng lương phụ thuộc vào thỏa thuận trong HĐLĐ, thỏa ước lao động tập thể và quy chế tài chính nội bộ của từng công ty

Người lao động có quyền chủ động xin tăng lương không và pháp luật có quy định mức tăng tối thiểu là bao nhiêu?

Người lao động hoàn toàn có quyền viết đơn đề xuất xin tăng lương. Pháp luật KHÔNG quy định mức tăng tối thiểu là bao nhiêu (trừ trường hợp tăng để bằng hoặc cao hơn Mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định), mức tăng hoàn toàn dựa trên sự thỏa thuận của hai bên

Kết luận

Như vậy, ban hành một mẫu quyết định tăng lương chuẩn pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản trị C&B, hợp thức hóa chi phí thuế và BHXH, mà còn là công cụ ghi nhận cống hiến để giữ chân nhân tài hiệu quả. Việc xây dựng quy trình xét duyệt lương bài bản, công bằng và chính xác chính là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp củng cố niềm tin với người lao động và sẵn sàng cho sự phát triển bền vững.

Đừng quên, để tối ưu hóa toàn bộ quy trình này và loại bỏ rủi ro sai sót thủ công, việc ứng dụng giải pháp 1HRM của 1Office sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa từ khâu đánh giá hiệu suất, phê duyệt 1-click, ký số trực tuyến cho đến đồng bộ bảng lương tự động.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 1HRM ngay hôm nay