Trong công tác quản lý doanh nghiệp hiện nay, hầu hết các nhà quản trị đều mong muốn tìm được một trợ lý đắc lực, có đầy đủ các tính năng, từ quản lý cho nhắc nhở. Việc nhắc nhở rất quan trọng, nó giúp người dùng không bỏ lỡ mất các thông tin công việc dù là nhỏ nhất. Với nhu cầu này, tính năng Cảnh báo thông minh của 1Office sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một công cụ để nhắc nhở cảnh báo những đối tượng: Công việc, nhân sự, đơn từ, liên hệ, khách hàng. 1Office xây dựng lên hệ thống cảnh báo thông minh cho phép cài đặt cảnh báo đến những đối tượng trên. Ví dụ như Hợp đồng lao động sắp hết hạn, công việc sắp hết hạn,.... Hiện tại có 3 kiểu cảnh báo, hoàn toàn doanh nghiệp có thể tùy biến theo tính chất của đối tượng:

• Cảnh báo trên nền danh sách
• Cảnh báo trên thông báo
• Cảnh báo qua email. 

Sử dụng cảnh báo thông minh như thế nào?

Bước 0: Chuẩn bị các quy định cảnh báo

Bước 1: Thiết lập cảnh báo thông minh

Bước 2: Theo dõi cảnh báo thông minh

Bước 0: Chuẩn bị các quy định cảnh báo

Để có thể sử dụng tối đa các tính năng mà Cảnh báo thông minh mang lại, trước tiên bạn cần xác định cần cảnh báo trên những đối tượng nào và nội dung cần cảnh báo, nhắc nhở là gì

Bước 1: Thiết lập Cảnh báo thông minh

Sẽ có nhiều đối tượng để bạn cài đặt cảnh báo thông mình, mỗi đối tượng sẽ có nội dung cảnh báo khác nhau. Sau đây, 1Office hướng dẫn bạn cài đặt một cảnh báo mẫu về công việc. Ví dụ: Cài đặt cảnh báo nhắc nhở công việc sắp hết hạn

Để cài đặt cảnh báo nhắc nhở sắp hết hạn công việc, bạn thực hiện thao tác như sau:

• Click avatar góc phải màn hình> Click chọn Cài đặt hệ thống > chọn Tự động > chọn Tạo mới Cảnh báo thông minh 

• Cài đặt điều kiện cảnh báo: Tùy vào yêu cầu nghiệp vụ của mỗi doanh nghiệp mà điều kiện cảnh báo sẽ khác nhau.

Các trường cần lưu ý:

Bạn có thể cài đặt nhiều điều kiện trong cùng một cảnh báo, đó có thể là các điều kiện xảy ra đồng thời, hoặc điều kiện HOẶC. Chọn biểu tượng   phía trong khung để thực hiện viết điều kiện "đồng thời", điều kiện phía ngoài khung là điều kiện "hoặc"

• Cài đặt thông báo nhắc nhở cho cảnh báo

Có 3 kiểu thông báo cho cảnh báo

• • • Cảnh báo trên danh sách

Tại đây, bạn có thể chọn màu chữ, hoặc màu nền để hiển thị cảnh báo trong danh sách của từng đối tượng.

• • • Cảnh báo qua thông báo:

Tại đây, bạn có thể chọn đối tượng nhận thông báo và thiết lập nội dung thông báo. Khi đó, nếu có cảnh báo thì thông báo sẽ gửi về cho đối tượng đã được chọn.

• • • Cảnh báo qua Email

Tại đây, bạn có thể chọn đối tượng nhận email và thiết lập nội dung email. Khi đó, nếu có cảnh báo thì email sẽ được gửi về cho đối tượng đã được chọn.

Sau khi cài đặt xong, cảnh báo sẽ hiển thị tiến trình tại màn hình Danh sách cảnh báo:

Bước 2: Theo dõi cảnh báo thông minh

Để theo dõi được kết quả của cảnh báo, bạn cần vào danh sách của đối tượng đó. Ví dụ: Để xem được những công việc sắp hết hạn, bạn thực hiện các thao tác sau:

Chọn phân hệ Công việc tại Workplace > Chọn đối tượng Cảnh báo

Tại đây, màn hình hiển thị ra các công việc thỏa mãn điều kiện đã cài đặt trong cảnh báo. Cùng với đó, hệ thống sẽ gửi đi các thông báo và email tới những đối tượng đã chọn trong cài đặt cảnh báo, nhờ vậy người quản lý có thể theo dõi sát sao hơn mức độ hoàn thành công việc của nhân sự mình