5 Bước xây dựng bản mô tả công việc kèm file mẫu chuẩn cho các vị trí, chức vụ

Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng được sử dụng trong mọi hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp, đặc biệt là công tác tuyển dụng. Xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn không chỉ giúp thu hút lượng ứng viên tiềm năng mà còn góp phần định hướng nhân sự, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của tổ chức. Trong bài viết sau đây 1Office sẽ cung cấp đến bạn đọc quy trình xây dựng bản mô tả công việc chuẩn form và mẫu  bản mô tả công việc cho các vị trí, chức vụ đầy đủ, chi tiết nhất.

1. Bản mô tả công việc là gì? Vai trò của bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (Job Description) là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc.

Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của bản mô tả công việc

• Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó hay không.
• Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.
• Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên rõ ràng và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.
• Đặc biệt, bản mô tả công việc càng quan trọng và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.

2. Những nội dung cần có trong bản mô tả công việc

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng bản mô tả công việc khác nhau, tuy nhiên mọi bản mô tả công việc cần phải đáp ứng được các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin chung về công việc: Bao gồm các thông tin về chức danh công việc, bộ phận trực thuộc, địa điểm làm việc và các mối quan hệ (cấp trên/cấp dưới)
• Mục đích công việc: Là mô tả khái quát về những yêu cầu cũng như chức năng chính của công việc.

Ví dụ: Mục đích công việc của Nhân viên nhân sự là: Giúp Trưởng phòng HCNS trong công tác tổ chức, quản lý bộ máy, quản lý lao động, quan hệ lao động; tuyển dụng; đào tạo; tiền lương và chế độ chính sách đảm bảo công ty có đủ nhân lực thực hiện mục tiêu chiến lược kinh doanh.

• Các nhiệm vụ chính yếu: Đây là những hoạt động chính mà nhân viên sẽ thực hiện với một tần suất/chu kỳ nhất định để đạt được kết quả đầu ra cho công việc.

Ví dụ: Nhiệm vụ chính của Nhân viên nhân sự là: (1) Quản lý lao động, quản lý hồ sơ nhân sự, (2) Tuyển dụng và đào tạo nhân sự, (3) Thực hiện công tác tiền lương và các chế độ chính sách,…

• Quyền hạn công việc: Các quyền hạn của người lao động trong quá trình làm việc, ví dụ như quyền được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, quyền được sử dụng các loại máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công việc,…

• Điều kiện làm việc: Là bối cảnh thực hiện công việc của nhân viên bao gồm các yếu tố về giờ giấc, môi trường làm việc hay phương tiện đi lại.
• Tiêu chuẩn công việc: Là các tiêu chí năng lực cần thiết tối thiểu của người lao động để đảm bảo thực hiện công việc (kiến thức, kỹ năng, thái độ,..)

Tham khảo: Mẫu mô tả công việc Trưởng phòng Nhân sự

3. Các bước xây dựng bản mô tả công việc chuẩn và chi tiết

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc.

Các thông tin cần được thu thập từ cả nguồn nội bộ và bên ngoài để đảm bảo xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với công ty và có tính cạnh tranh trên thị trường nguồn nhân lực.

Sau đây là một số phương pháp thu thập thông tin phổ biến mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

Phương pháp	Cách thực hiện	Ưu điểm	Hạn chế
Sử dụng bảng hỏi/ phiếu điều tra	Xây dựng bảng bao gồm các câu hỏi được chuẩn bị sẵn cho từng vị trí công việc và đưa cho những người trực tiếp thực hiện công việc trả lời Thu thập và tổng hợp lại thông tin từ các phiếu trả lời	Thu thập thông tin nhanh chóng, với số lượng lớn	Tốn thời gian và chi phí cho việc thiết kế bảng hỏi Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ
Quan sát	Trực tiếp theo dõi nhân viên thực hiện công việc từ đầu đến cuối quy trình	Quan sát được quy trình và thao tác thực tế của NLĐ khi thực hiện công việc	Tốn thời gian Chỉ quan sát được hành vi, không khai thác sâu vào bản chất công việc
Sử dụng thông tin có sẵn	Sử dụng những thông tin đã được cung cấp sẵn từ internet, các mẫu mô tả công việc,…	Nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thu thập Tận dụng được nguồn thông tin sẵn có	Có thể không giải quyết được nhu cầu sử dụng Thông tin quá chung chung

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

Bước tiếp theo trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định bối cảnh thực hiện công việc, bao gồm các yếu tố sau:

• Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên
• Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động
• Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau
• Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng  quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

• Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung
• Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể
• Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:

• Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ
• Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)
• Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…
• Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.

Xem thêm: Các chính sách nhân sự quan trọng theo quy chuẩn doanh nghiệp – cách xây dựng hiệu quả

4. Mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí, phòng ban công ty

TẢI FORM MẪU BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUẨN TẠI ĐÂY

Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các mẫu bản mô tả công việc cho các vị trí đầy đủ, chi tiết nhất trong đường link sau:

[1Office] Mô tả công việc chi tiết cho từng vị trí, chức vụ

5. Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc

Để xây dựng được bản mô tả công việc đạt chuẩn, bạn cần chú ý đảm bảo những nguyên tắc sau:

Chỉ tập trung vào công việc

Người viết bản mô tả vị trí công việc cần tập trung vào những yếu tố liên quan đến chức năng nhiệm vụ thay vì đưa ra “danh mục ước muốn” về các kỹ năng hoặc phẩm chất cá nhân của người lao động

Sử dụng ngôn từ rõ ràng, dễ hiểu

• Ưu tiên sử dụng các động từ chỉ hành động
• Định nghĩa rõ ràng các thuật ngữ như “có thể”, “định kỳ”, “thỉnh thoảng”
• Tránh lối diễn giải mơ hồ, chung chung

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Hãy nhấn mạnh cho người lao động biết mức độ quan trọng của những nhiệm vụ cần ưu tiên thực hiện bằng cách xếp chúng lên đầu ở phần mô tả nhiệm vụ.

Đưa ra những kỳ vọng hợp lý

Hãy xác định những yêu cầu phù hợp với khả năng và vị trí công việc. Việc thiết lập một “định mức” quá cao hoặc quá thấp sẽ dễ gây ảnh hưởng đến lượng ứng viên và tinh thần của đội ngũ nhân sự.

6. Giải pháp quản lý nhân sự tự động với 1Office HRM

Để quản lý nhân sự hiệu quả, gia tăng năng suất làm việc thì không chỉ cần đến bản mô tả công việc mà còn phải ứng dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý. Với phần mềm HRM 1Office, các doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ bởi những tính năng ưu việt nhất kế thừa từ những thành tựu chuyển đổi số:

• Quy trình tuyển dụng thông minh, tự động hóa báo cáo tiến độ của chiến dịch tuyển dụng
• Lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân sự trên hệ thống, giải phóng doanh nghiệp khỏi giấy tờ, thủ tục truyền thống
• Hệ thống chấm công – tính lương tự động với công thức tính lương được xây dựng cụ thể phù hợp với từng doanh nghiệp
• Báo cáo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự theo khung năng lực ASK, KPI,…

Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết về cách xây dựng bảng mô tả công việc và mẫu bản mô tả công việc chuẩn form cho các vị trí công việc. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý bán hàng 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA