Mẫu bảng checklist công việc của giám sát buồng phòng (Word)

Giới thiệu mẫu

Mẫu bảng checklist công việc của giám sát buồng phòng giúp khách sạn, resort và cơ sở lưu trú kiểm soát chất lượng phòng, tiến độ dọn dẹp và công việc của nhân viên Housekeeping. Biểu mẫu hỗ trợ giám sát phát hiện các hạng mục chưa đạt, ghi nhận sự cố và theo dõi công việc tồn đọng trước khi bàn giao ca.

Với 60 hạng mục chia thành 6 nhóm, mẫu bao quát từ kiểm tra đầu ca, điều phối nhân sự, kiểm tra chất lượng phòng đến kiểm soát an toàn và bàn giao cuối ca. Giám sát trực tiếp cập nhật kết quả, trong khi trưởng bộ phận Housekeeping sử dụng dữ liệu để đánh giá chất lượng và điều chỉnh công việc.

File Word có sẵn ô tích Đạt, Chưa đạt, N/A, bảng theo dõi phòng, nhật ký sự cố và phần tổng hợp kết quả ca. Người dùng chỉ cần cập nhật thông tin ca làm việc và điều chỉnh tiêu chí theo tiêu chuẩn vận hành của khách sạn.

Tại sao nên sử dụng template?

Kiểm soát chất lượng buồng phòng, hạn chế bỏ sót lỗi

Một chi tiết chưa được kiểm tra như ga giường, thiết bị điện hoặc đồ dùng phòng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm lưu trú. Mẫu checklist liệt kê 15 tiêu chí kiểm tra phòng trước khi giao, giúp giám sát rà soát vệ sinh, tiện nghi và tình trạng thiết bị, đồng thời ghi nhận lỗi cần xử lý trước khi xác nhận phòng sẵn sàng.

Theo dõi tiến độ và phân công công việc rõ ràng

Khi nhiều nhân viên phụ trách các tầng hoặc khu vực khác nhau, giám sát dễ gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ dọn phòng và điều phối nhân sự. Mẫu hỗ trợ kiểm tra việc phân công, theo dõi tiến độ, xử lý yêu cầu khách và ghi nhận những công việc phát sinh, giúp các bộ phận phối hợp kịp thời trong ca.

Chuẩn hóa bàn giao ca, tránh bỏ sót công việc tồn đọng

Những phòng chưa hoàn tất, sự cố thiết bị hoặc yêu cầu khách chưa xử lý dễ bị bỏ quên khi chuyển ca. Checklist có phần ghi nhận tồn đọng, người phụ trách, thời hạn xử lý và chữ ký bàn giao, giúp ca tiếp theo nắm rõ tình trạng công việc và tiếp tục xử lý mà không phải kiểm tra lại từ đầu.

Có gì trong template?

Thông tin ca làm việc và trạng thái kiểm tra

Phần đầu biểu mẫu ghi nhận tên khách sạn/cơ sở, giám sát ca, khu vực hoặc tầng, ngày làm việc và ca Sáng, Chiều hoặc Đêm. Mỗi hạng mục có 3 trạng thái: Đạt, Chưa đạt và N/A (Không áp dụng), kèm cột ghi chú, mã phòng và hướng xử lý.

Checklist đầu ca và điều phối nhân sự

Biểu mẫu gồm 16 hạng mục, chia thành 9 mục kiểm tra đầu ca và 7 mục điều phối nhân sự, giám sát tiến độ. Nội dung bao gồm nhận bàn giao, đối chiếu tình trạng phòng với Lễ tân, kiểm tra nhân sự, dụng cụ, vật tư, phân công khu vực, theo dõi tiến độ dọn phòng và xử lý yêu cầu của khách.

Checklist kiểm tra chất lượng phòng trước khi giao

Phần kiểm tra chất lượng gồm 15 hạng mục, bao quát cửa và khóa, không khí, sàn, giường, nội thất, thiết bị điện, minibar, đồ dùng phòng, khu vực vệ sinh và khăn tắm.

Checklist kiểm soát khu vực công cộng và an toàn

Biểu mẫu có 19 hạng mục thuộc hai nhóm khu vực công cộng, đồ vải và kho tầng và an toàn, bảo trì, tài sản và phản hồi khách. Giám sát đánh dấu kết quả kiểm tra, ghi nhận các nguy cơ hoặc hạng mục chưa đạt để phối hợp xử lý với bộ phận liên quan.

Checklist kết thúc ca và nhật ký công việc tồn đọng

Phần kết thúc ca gồm 10 hạng mục, tập trung vào chốt số phòng đã làm, cập nhật phòng chưa đạt, đối soát vật tư, bàn giao thiết bị, yêu cầu khách và những công việc chưa hoàn thành.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và cập nhật thông tin ca làm việc

Tải file Word, mở bằng Microsoft Word và nhập tên khách sạn, giám sát ca, khu vực/tầng, ngày làm việc. Chọn ca Sáng, Chiều hoặc Đêm và rà soát danh sách tiêu chí theo quy trình Housekeeping của cơ sở.

Bước 2: Kiểm tra đầu ca và phân công nhân sự

Thực hiện các hạng mục trong phần A và B: nhận bàn giao, đối chiếu trạng thái phòng với Lễ tân, kiểm tra nhân sự, dụng cụ, vật tư và phân công khu vực làm việc. Đánh dấu Đạt, Chưa đạt hoặc N/A cho từng nội dung. Trường hợp thiếu nhân sự, thiết bị hoặc vật tư, cần ghi rõ để có phương án điều phối phù hợp.

Bước 3: Kiểm tra chất lượng phòng và ghi nhận lỗi

Sử dụng phần C để kiểm tra vệ sinh, tiện nghi và thiết bị trong những phòng được chọn kiểm tra chất lượng. Đối với hạng mục chưa đạt, ghi rõ mã phòng, lỗi và hướng xử lý vào cột ghi chú.

Bước 4: Giám sát vận hành, an toàn và xử lý sự cố

Tiếp tục thực hiện các hạng mục D và E để kiểm tra khu vực công cộng, đồ vải, kho tầng, an toàn hóa chất, thiết bị và yêu cầu của khách.

Bước 5: Tổng hợp kết quả và bàn giao cuối ca

Hoàn thành phần F để đối chiếu số phòng, vật tư, thiết bị, công việc chưa xử lý và cập nhật tình trạng phòng với Lễ tân. Sau đó, nhập số mục Đạt, Chưa đạt, N/A vào bảng tổng hợp, cập nhật tỷ lệ đạt trong Word và ghi nhận đề xuất cải tiến.

Template dành cho ai?

Giám sát buồng phòng (Housekeeping Supervisor)

Giám sát buồng phòng trực tiếp sử dụng checklist để kiểm tra đầu ca, phân công nhân viên, theo dõi tiến độ dọn phòng và kiểm soát chất lượng trước khi giao cho khách.

Trưởng bộ phận Housekeeping (Executive Housekeeper)

Trưởng bộ phận Housekeeping sử dụng checklist để theo dõi chất lượng vận hành, kiểm tra mức độ hoàn thành công việc và đánh giá các vấn đề phát sinh theo từng ca, khu vực.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Bao quát toàn bộ công việc giám sát trong một biểu mẫu

Mẫu tập hợp 60 hạng mục kiểm tra theo 6 nhóm công việc, từ đầu ca đến bàn giao cuối ca. Cấu trúc theo trình tự vận hành giúp giám sát dễ rà soát nhiệm vụ, kiểm tra kết quả và hạn chế bỏ sót các công việc quan trọng.

Kết hợp kiểm tra chất lượng và theo dõi xử lý sự cố

Bên cạnh các ô đánh dấu trạng thái, biểu mẫu còn có sổ theo dõi phòng đã kiểm tra, nhật ký phát sinh và phần xác nhận bàn giao. Nhờ đó, người dùng có thể ghi nhận lỗi, xác định người xử lý, thời hạn hoàn tất và theo dõi những công việc cần chuyển tiếp sang ca sau.

Có giải pháp mở rộng khi cần quản lý công việc nhiều ca

Khi khách sạn có nhiều tầng, khu vực và ca làm việc, việc lưu trữ checklist trong các file Word riêng lẻ có thể khiến dữ liệu phân tán, khó theo dõi tiến độ và trách nhiệm xử lý. 1Office Work hỗ trợ quản lý công việc và quy trình tập trung, giúp doanh nghiệp phân công người thực hiện, cập nhật tiến độ, theo dõi công việc phát sinh và tổng hợp báo cáo, tạo cơ sở chuẩn hóa quy trình vận hành giữa các bộ phận.

FAQ

Mẫu checklist công việc của giám sát buồng phòng gồm những nội dung gì?

Mẫu gồm 60 hạng mục được chia thành 6 nhóm: kiểm tra đầu ca, điều phối nhân sự và giám sát tiến độ, kiểm tra chất lượng phòng, kiểm soát khu vực công cộng, an toàn và bảo trì, kết thúc ca và bàn giao. Ngoài ra còn có sổ theo dõi phòng, nhật ký sự cố, bảng tổng hợp kết quả và chữ ký xác nhận.

Có thể đánh dấu trực tiếp trên file Word không?

Có. File được thiết kế với các ô tích tương tác trong Microsoft Word, cho phép người dùng chọn Đạt, Chưa đạt hoặc N/A cho từng hạng mục. Khi chọn Chưa đạt, nên bổ sung mã phòng, lỗi và hướng xử lý vào cột ghi chú. Người dùng cũng có thể in biểu mẫu để kiểm tra trực tiếp.

Mẫu có tự động tính tỷ lệ hoàn thành công việc không?

Biểu mẫu có trường công thức tính tỷ lệ đạt dựa trên số mục Đạt và số mục áp dụng. Tuy nhiên, người dùng cần tự cập nhật các số liệu tổng hợp sau khi kiểm tra. Để làm mới tỷ lệ, chọn Ctrl+A → F9 trong Microsoft Word trên máy tính. Các ô đánh dấu không tự động cộng số mục Đạt hoặc Chưa đạt.

Checklist có sử dụng được cho cả ca sáng, chiều và đêm không?

Có. Phần đầu biểu mẫu có lựa chọn ca Sáng, Chiều và Đêm, phù hợp với việc kiểm tra, giám sát công việc theo ca. Người dùng nên lập bản riêng cho từng ca và điều chỉnh những hạng mục không áp dụng theo lịch vận hành thực tế.

Có thể chỉnh sửa tiêu chí theo tiêu chuẩn khách sạn không?

Có. Vì biểu mẫu ở định dạng Word, người dùng có thể sửa tên hạng mục, bổ sung yêu cầu kiểm tra hoặc điều chỉnh nội dung theo tiêu chuẩn của khách sạn. Nếu thêm hoặc xóa tiêu chí, cần cập nhật lại tổng số hạng mục và kiểm tra công thức tỷ lệ đạt để bảo đảm kết quả chính xác.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Càng nhiều ca và khu vực, giám sát càng mất thời gian kiểm tra, đối chiếu, trong khi những công việc tồn đọng dễ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Chấm dứt tình trạng công việc rời rạc với 1Office ! Nền tảng hỗ trợ số hóa quy trình, giao việc, theo dõi tiến độ và quản lý báo cáo tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát trách nhiệm và phối hợp giữa các bộ phận hiệu quả hơn.

Nhận tư vấn

Mẫu bảng checklist theo dõi và kiểm tra công việc của giám sát buồng phòng