Mẫu bảng lương đóng bảo hiểm xã hội

Tự động tính các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn theo từng nhân viên. Mẫu Excel giúp kế toán xác định lương đóng bảo hiểm, phân tách phần người lao động và doanh nghiệp phải đóng, đồng thời tổng hợp số tiền cần nộp hằng tháng.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Kế toán tiền lương / Kế toán tổng hợp
Chuyên viên Nhân sự C&B
Trưởng phòng Nhân sự / HR Manager
Chủ doanh nghiệp / Giám đốc tài chính

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Mẫu bảng lương đóng bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp theo dõi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN và xác định khoản đóng của từng nhân viên. Mẫu phù hợp với bộ phận kế toán, nhân sự thường xuyên phải đối chiếu mức đóng bảo hiểm và chi phí doanh nghiệp.

File Excel gồm 5 sheet liên kết danh sách nhân viên, thông số bảo hiểm, bảng tính đóng và tổng hợp quỹ. Người phụ trách chỉ cần cập nhật dữ liệu nhân sự, mức lương và kỳ tính để bảng tự xác định số tiền đóng theo các công thức đã thiết lập.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra vùng áp dụng, mức lương đóng bảo hiểm, tỷ lệ từng quỹ và trạng thái tham gia của người lao động. File có dữ liệu minh họa tháng 10/2026, cần thay bằng thông tin thực tế và đối chiếu quy định áp dụng trước khi chốt số liệu.

Tại sao nên sử dụng template?

Hạn chế sai sót khi tính các khoản đóng bảo hiểm

Mỗi nhân viên có mức lương, phụ cấp và trạng thái tham gia bảo hiểm khác nhau. Mẫu giúp xác định tiền lương làm căn cứ đóng theo mức sàn, trần đã cài đặt và tự tính khoản đóng tương ứng, giảm sai sót khi xử lý dữ liệu thủ công.

Tách rõ khoản đóng của nhân viên và doanh nghiệp

File phân chia số tiền BHXH, BHYT, BHTN theo trách nhiệm đóng của từng bên. Nhờ đó, kế toán dễ kiểm tra khoản khấu trừ của người lao động và phần chi phí doanh nghiệp phải chịu, tránh nhầm lẫn khi tổng hợp quỹ bảo hiểm.

Nhanh chóng tổng hợp chi phí bảo hiểm hằng tháng

Dữ liệu từng nhân viên được liên kết với bảng tổng hợp quỹ, tự động cộng số tiền đóng theo từng khoản. Người quản lý có thể theo dõi tổng chi phí bảo hiểm, kinh phí công đoàn và đối chiếu chênh lệch làm tròn trước khi xác nhận số liệu.

Có gì trong template?

Danh sách nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội

Sheet “NHÂN VIÊN” gồm mã nhân viên, họ tên, mã số BHXH, bộ phận, chức danh, lương theo hợp đồng và phụ cấp tính đóng bảo hiểm. Người dùng có thể chọn trạng thái tham gia gồm “Đóng đủ”, “Không BHTN”, “Chỉ BHXH” hoặc “Không đóng”.

Bảng lương đóng bảo hiểm xã hội theo tháng

Sheet “BẢNG LƯƠNG ĐÓNG BH” tự lấy thông tin từ danh sách nhân viên và tham số cấu hình. Bảng thể hiện tổng tiền lương, căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN và số tiền của từng khoản.

Bảng tỷ lệ đóng BHXH, BHYT và BHTN

Sheet “CẤU HÌNH” có bảng tỷ lệ đóng riêng cho người lao động và người sử dụng lao động. Mức mặc định trong file đối với trường hợp tham gia đầy đủ là 10,5% cho người lao động và 21,5% cho doanh nghiệp, được phân bổ theo từng quỹ. Các tỷ lệ có thể chỉnh sửa để phù hợp với kỳ đóng và đối tượng áp dụng.

Bảng tổng hợp số tiền phải nộp theo quỹ

Sheet “TỔNG HỢP QUỸ” thống kê số tiền theo các quỹ hưu trí – tử tuất, ốm đau – thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, BHYT và BHTN.

Hướng dẫn nhập liệu và công thức tính bảo hiểm

Sheet “HƯỚNG DẪN” giải thích trình tự nhập dữ liệu, trạng thái tham gia, công thức tính và quy ước màu sắc.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và kiểm tra cấu hình bảo hiểm

Mở sheet “CẤU HÌNH”, chọn vùng áp dụng và kiểm tra mức lương tối thiểu, lương cơ sở, tỷ lệ đóng từng quỹ. Xác định kỳ tính bảo hiểm để các thông số sàn, trần phù hợp với thời điểm áp dụng.

Bước 2: Cập nhật danh sách nhân viên tham gia

Tại sheet “NHÂN VIÊN”, nhập mã nhân viên, họ tên, mã số BHXH, bộ phận và chức danh. Bổ sung mức lương theo hợp đồng, phụ cấp thuộc căn cứ đóng và lựa chọn trạng thái tham gia phù hợp.

Bước 3: Thiết lập kỳ đóng và kiểm tra số ngày nghỉ

Mở sheet “BẢNG LƯƠNG ĐÓNG BH”, chọn tháng và năm cần tính. Cập nhật số ngày nghỉ không hưởng lương của từng nhân viên nếu phát sinh. Kiểm tra trạng thái áp dụng mà file xác định, đặc biệt với những trường hợp nghỉ dài ngày hoặc thuộc nhóm tham gia đặc thù.

Bước 4: Đối chiếu mức lương và số tiền đóng

Kiểm tra tổng lương, căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN và khoản đóng của từng bên. Với nhân viên có mức lương thấp hơn sàn hoặc cao hơn trần, cần xác nhận việc áp dụng giới hạn theo đúng quy định và kỳ đóng thực tế.

Bước 5: Tổng hợp quỹ và xác nhận số phải nộp

Tại sheet “TỔNG HỢP QUỸ”, kiểm tra tổng tiền BHXH, BHYT, BHTN, kinh phí công đoàn và số lao động tham gia. Đối chiếu với dữ liệu nhân sự, bảng lương và thông báo của cơ quan bảo hiểm trước khi chốt số liệu, sau đó lưu file theo từng kỳ.

Template dành cho ai?

Kế toán tiền lương / Kế toán tổng hợp

Sử dụng bảng để tính khoản bảo hiểm khấu trừ từ lương nhân viên và phần doanh nghiệp phải đóng. Kế toán cần kiểm tra mức lương làm căn cứ, tỷ lệ đóng và tổng số phải nộp để đối chiếu chứng từ, hạch toán chi phí.

Chuyên viên Nhân sự C&B

Cập nhật thông tin lao động, mức lương, phụ cấp và trạng thái tham gia bảo hiểm. C&B sử dụng mẫu để kiểm tra dữ liệu tăng giảm, thời gian nghỉ không lương và các khoản đóng trước khi chuyển cho kế toán.

Trưởng phòng Nhân sự / HR Manager

Theo dõi số lượng nhân viên tham gia bảo hiểm và tổng chi phí đóng theo tháng. Trưởng phòng nhân sự sử dụng bảng để kiểm tra những trường hợp có thay đổi mức lương, trạng thái tham gia hoặc phát sinh chênh lệch cần xử lý.

Chủ doanh nghiệp / Giám đốc tài chính

Nắm tổng chi phí bảo hiểm mà doanh nghiệp phải chi trả ngoài tiền lương nhân viên. Dữ liệu tổng hợp giúp lãnh đạo theo dõi nghĩa vụ đóng bảo hiểm, lập kế hoạch ngân sách nhân sự và kiểm soát chi phí lao động.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Tự động tính bảo hiểm từ dữ liệu nhân viên

Mẫu liên kết danh sách người lao động với bảng tính đóng bảo hiểm, tự xác định căn cứ đóng và số tiền từng quỹ theo tham số đã cài đặt. Điều này giúp giảm thao tác nhập lại dữ liệu và thuận tiện đối chiếu giữa các sheet.

Có bảng đối chiếu chi phí bảo hiểm theo từng bên

Bên cạnh bảng tính chi tiết theo nhân viên, file có bảng tổng hợp riêng cho khoản đóng của người lao động, doanh nghiệp và kinh phí công đoàn. Các chỉ tiêu được trình bày rõ ràng để kế toán kiểm tra tổng số phải nộp và chênh lệch làm tròn.

Có giải pháp mở rộng quản lý bảo hiểm khi nhân sự tăng

Khi nhân sự liên tục biến động, mức lương đóng bảo hiểm thay đổi, việc quản lý trên nhiều file Excel dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, tính sai mức đóng và mất thời gian đối soát mỗi kỳ. 1Office HRM giúp quản lý tập trung dữ liệu nhân sự, tiền lương và bảo hiểm, hỗ trợ theo dõi biến động lao động, đối chiếu mức đóng và xử lý hồ sơ bảo hiểm điện tử, giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót.

FAQ

Bảng lương đóng bảo hiểm xã hội có tự động tính mức đóng không?

Có. File Excel tự tính mức lương làm căn cứ và số tiền BHXH, BHYT, BHTN dựa trên thông tin nhân viên và tỷ lệ tại sheet “CẤU HÌNH”. Người dùng cần kiểm tra mức sàn, trần và đối tượng tham gia trước khi sử dụng kết quả.

Mẫu có tính riêng phần bảo hiểm của người lao động và doanh nghiệp không?

Có. Bảng thể hiện riêng khoản đóng của người lao động và người sử dụng lao động theo từng quỹ. Sheet “TỔNG HỢP QUỸ” còn cộng số tiền theo từng bên, giúp kế toán đối chiếu khoản khấu trừ lương và chi phí bảo hiểm doanh nghiệp.

Có thể thay đổi tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội trong file không?

Có. Người dùng chỉnh sửa tỷ lệ tại sheet “CẤU HÌNH”, bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn. Việc điều chỉnh phải căn cứ quy định có hiệu lực tại kỳ đóng và đối tượng tham gia, không tự thay đổi tỷ lệ theo chính sách nội bộ.

Nhân viên nghỉ không lương từ 14 ngày có được tự động loại khỏi bảng đóng không?

File mặc định chuyển trạng thái sang “Không đóng” khi số ngày nghỉ không lương đạt ngưỡng đã cài đặt là 14 ngày. Tuy nhiên, pháp luật có những trường hợp ngoại lệ và cho phép thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH trong điều kiện nhất định. Vì vậy, kế toán cần kiểm tra hồ sơ trước khi xác nhận kết quả tự động.

Bảng lương đóng bảo hiểm xã hội có thay thế bảng lương nhân viên không?

Không. Mẫu tập trung xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm và số tiền đóng của từng bên. File không tính đầy đủ lương thực lĩnh, thưởng, thuế TNCN và các khoản thanh toán khác. Doanh nghiệp cần kết hợp bảng lương nhân viên để xác định tổng thu nhập và số tiền thực nhận.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Mỗi kỳ đóng BHXH lại đau đầu vì nhân sự tăng giảm, mức lương thay đổi, dữ liệu thiếu đồng nhất khiến kế toán phải rà soát từng khoản, đối mặt với nguy cơ đóng sai, đóng thiếu? Đã đến lúc chấm dứt việc đối soát thủ công với 1Office HRM ! Nền tảng kết nối dữ liệu nhân sự, tiền lương và bảo hiểm, hỗ trợ cập nhật biến động, đối chiếu mức đóng và xử lý hồ sơ điện tử, giúp doanh nghiệp giảm sai sót và rút ngắn thời gian quyết toán bảo hiểm mỗi kỳ.

Nhận tư vấn