Mẫu quyết định tiếp nhận nhân sự vào làm việc
Mẫu quyết định tiếp nhận nhân sự giúp doanh nghiệp ghi nhận việc tiếp nhận người lao động, xác định vị trí, thời điểm bắt đầu và các bộ phận chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục nhận việc.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Chuyên viên tuyển dụng / Nhân sự
- Trưởng phòng nhân sự
- Trưởng bộ phận tiếp nhận
- Hành chính / IT / Bộ phận hỗ trợ
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Mẫu quyết định tiếp nhận nhân sự được sử dụng khi doanh nghiệp cần ban hành văn bản nội bộ ghi nhận nhân viên bắt đầu làm việc tại đơn vị. Thông tin thống nhất giúp hạn chế nhầm lẫn về ngày nhận việc, vị trí, bộ phận quản lý và người phụ trách tiếp nhận.
Bộ phận tuyển dụng hoặc nhân sự chuẩn bị thông tin ứng viên, người quản lý xác nhận vị trí và kế hoạch bàn giao, cấp có thẩm quyền ký quyết định. Sau khi ban hành, nhân sự, hành chính và quản lý trực tiếp phối hợp hoàn thiện hồ sơ, tài khoản làm việc và hướng dẫn hội nhập.
Trước khi sử dụng, cần xác định giai đoạn nhận việc, hợp đồng lao động, ngày bắt đầu, chế độ đã thỏa thuận và thẩm quyền ban hành. Quyết định tiếp nhận không đương nhiên thay thế hợp đồng lao động hoặc các thủ tục bắt buộc khác.
Tại sao nên sử dụng template?
Thống nhất thông tin nhân viên ngay từ ngày nhận việc
Thông tin ngày bắt đầu, chức danh hoặc phòng ban có thể khác nhau giữa tuyển dụng và bộ phận tiếp nhận. Quyết định ghi nhận nội dung đã được duyệt để các bên sử dụng cùng một căn cứ.
Phân rõ trách nhiệm tiếp nhận và bàn giao
Nếu chưa xác định bộ phận hỗ trợ, nhân viên mới dễ thiếu tài khoản, thiết bị hoặc hướng dẫn công việc. Văn bản giúp thông báo đầu mối phối hợp và những bộ phận cần thực hiện thủ tục nhận việc.
Hoàn thiện căn cứ lưu hồ sơ và cập nhật nhân sự
Thông báo nhận việc rời rạc khiến HR khó truy lại thời điểm tiếp nhận và vị trí ban đầu. Quyết định hỗ trợ lưu thông tin chính thức, đối chiếu với hồ sơ lao động và dữ liệu quản lý nhân sự.
Có gì trong template?
Thông tin đơn vị ban hành quyết định
Ghi tên doanh nghiệp, số quyết định, ngày ban hành và chức danh người ký. Áp dụng quy ước quản lý văn bản nội bộ đang sử dụng.
Căn cứ tiếp nhận nhân sự
Nêu căn cứ theo nhu cầu tuyển dụng, kết quả lựa chọn ứng viên, phê duyệt nhân sự hoặc hồ sơ liên quan. Chỉ đưa vào những căn cứ thực tế đã có.
Thông tin người được tiếp nhận
Ghi họ tên và các thông tin cần thiết để xác định đúng nhân sự. Kiểm tra thông tin định danh, vị trí tuyển dụng và dữ liệu từ hồ sơ tiếp nhận.
Chức danh, đơn vị công tác và ngày bắt đầu
Xác định chức danh, phòng ban hoặc địa điểm làm việc, ngày nhận việc và người quản lý trực tiếp. Các nội dung này cần nhất quán với thỏa thuận tuyển dụng, hợp đồng và kế hoạch nhân sự.
Trách nhiệm triển khai công tác tiếp nhận
Xác định phòng nhân sự, hành chính, IT và bộ phận chuyên môn phối hợp hướng dẫn, bàn giao hoặc chuẩn bị điều kiện làm việc. Nội dung cần phù hợp quy trình thực tế của doanh nghiệp.
Hiệu lực, nơi nhận và chữ ký
Ghi thời điểm quyết định có hiệu lực, danh sách đơn vị nhận thông báo và chữ ký người có thẩm quyền. Kiểm tra thông tin trước khi chuyển đến các bộ phận.
Cách sử dụng template
Bước 1: Kiểm tra kết quả tuyển dụng và hồ sơ tiếp nhận
Xác nhận ứng viên được duyệt, vị trí tuyển, ngày đi làm và các hồ sơ đã tiếp nhận. Làm rõ giai đoạn thử việc hoặc hình thức làm việc theo thỏa thuận.
Bước 2: Điền thông tin người lao động và đơn vị tiếp nhận
Cập nhật họ tên, chức danh, bộ phận, địa điểm làm việc và người phụ trách. Đối chiếu các thông tin này với đề nghị tuyển dụng.
Bước 3: Xác định ngày nhận việc và trách nhiệm phối hợp
Ghi ngày bắt đầu, bộ phận tiếp nhận và đơn vị hỗ trợ chuẩn bị công cụ làm việc. Thống nhất đầu việc cần hoàn thành trước hoặc trong ngày đầu tiên.
Bước 4: Kiểm tra nội dung và trình ký
Đối chiếu quyết định với hợp đồng, thư mời nhận việc và thẩm quyền ban hành. Điều chỉnh những thông tin chưa thống nhất trước khi phê duyệt.
Bước 5: Ban hành và cập nhật hồ sơ nhân viên
Chuyển quyết định tới người lao động và các bộ phận liên quan theo quy trình. Lưu hồ sơ, cập nhật danh sách nhân sự và theo dõi việc bàn giao tiếp nhận.
Template dành cho ai?
Chuyên viên tuyển dụng / Nhân sự
Chuẩn bị thông tin người được tiếp nhận, ngày vào làm và trình duyệt quyết định. Sau khi ký, cần cập nhật hồ sơ và phối hợp công việc onboarding.
Trưởng phòng nhân sự
Kiểm tra cơ cấu vị trí, thẩm quyền phê duyệt, tính nhất quán với hồ sơ lao động. Giám sát việc thông báo cho các đơn vị liên quan.
Trưởng bộ phận tiếp nhận
Xác nhận chức danh, nhiệm vụ, người hướng dẫn và điều kiện làm việc. Cần phân công người hỗ trợ nhân viên mới trong giai đoạn đầu.
Hành chính / IT / Bộ phận hỗ trợ
Dựa trên thông tin đã duyệt để chuẩn bị thiết bị, vị trí làm việc, tài khoản và các thủ tục nội bộ phù hợp. Ghi nhận những đầu việc đã hoàn tất hoặc còn thiếu.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Nội dung tiếp nhận rõ ràng theo vai trò và thời điểm
Mẫu sắp xếp thông tin người nhận việc, chức danh, ngày bắt đầu và trách nhiệm triển khai để doanh nghiệp dễ rà soát, điều chỉnh cho từng trường hợp.
Thuận tiện phối hợp giữa nhân sự và bộ phận chuyên môn
Quyết định giúp các bên sử dụng cùng thông tin về người mới và kế hoạch tiếp nhận, giảm việc xác nhận lặp lại qua nhiều kênh liên lạc.
Quản lý hồ sơ và quy trình tiếp nhận trên một nền tảng
Khi hồ sơ tuyển dụng, quyết định và nhiệm vụ onboarding phân tán, doanh nghiệp khó kiểm soát tiến độ. 1Office HRM hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự và phối hợp các đầu việc liên quan tập trung.
FAQ
Quyết định tiếp nhận nhân sự dùng trong trường hợp nào?
Doanh nghiệp có thể ban hành văn bản này để xác nhận việc tiếp nhận nhân viên mới, thông báo chính thức tới các bộ phận và tổ chức thủ tục nhận việc theo quy định nội bộ.
Quyết định tiếp nhận có thay thế hợp đồng lao động không?
Không. Văn bản tiếp nhận phục vụ mục đích thông báo hoặc quản lý nội bộ; hợp đồng và các thủ tục lao động khác vẫn phải thực hiện theo quy định áp dụng.
Cần ghi ngày ký hay ngày bắt đầu làm việc?
Nên ghi rõ cả ngày ban hành và ngày bắt đầu làm việc nếu hai thời điểm khác nhau, để bộ phận nhân sự, chấm công và quản lý không nhầm kỳ.
Ai có thẩm quyền ký quyết định tiếp nhận nhân sự?
Người ký phải có thẩm quyền theo điều lệ, phân cấp hoặc ủy quyền nội bộ. HR cần kiểm tra thẩm quyền trước khi ban hành.
Có cần gửi quyết định cho hành chính và quản lý trực tiếp không?
Nên gửi những bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận, bố trí công việc và chuẩn bị điều kiện làm việc, bảo đảm đúng phạm vi thông tin cần chia sẻ.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng chi tiết
Mẫu quyết định tặng quà cho khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận việc phê duyệt quà tặng, xác định nhóm…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Ngày nhận việc đã chốt nhưng tài khoản, thiết bị và nhiệm vụ bàn giao vẫn chưa sẵn sàng? 1Office HRM hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự tập trung, kết hợp công việc trên 1Office giúp các bộ phận phối hợp tiếp nhận nhân viên mới rõ trách nhiệm.
