Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng lao động chi tiết

Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng lao động hỗ trợ doanh nghiệp rà soát thỏa thuận tiếp tục làm việc, thời hạn dự kiến và những nội dung cần thống nhất với người lao động theo quy định hiện hành.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Chuyên viên nhân sự / Quản lý hợp đồng
Trưởng phòng nhân sự
Trưởng bộ phận trực tiếp
Người lao động

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp chuẩn bị thông tin khi hợp đồng của người lao động sắp hết hạn và hai bên có nhu cầu tiếp tục làm việc. Việc ghi nhận nội dung thống nhất bằng văn bản giúp tránh nhầm ngày hết hạn hoặc các điều kiện thực hiện sau thời điểm đó.

Nhân sự theo dõi hợp đồng sắp hết hạn, quản lý trực tiếp đánh giá nhu cầu sử dụng lao động và đề xuất phương án tiếp tục, người có thẩm quyền cùng người lao động xem xét hồ sơ. Thông tin sau khi được xác nhận là căn cứ để cập nhật quản lý nhân sự, chấm công và chế độ liên quan.

Lưu ý pháp lý quan trọng: Theo khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động hiện hành, phụ lục hợp đồng lao động không được sửa đổi thời hạn hợp đồng. Khi hợp đồng hết hạn, doanh nghiệp cần xem xét ký hợp đồng mới hoặc phương án xử lý khác phù hợp với quy định, không coi phụ lục là căn cứ gia hạn hợp lệ.

Tại sao nên sử dụng template?

Chủ động rà soát hợp đồng sắp hết hạn

Nếu thiếu danh sách hợp đồng đến hạn, doanh nghiệp dễ xử lý chậm hoặc không kịp trao đổi với người lao động. Mẫu hỗ trợ tập hợp thông tin hợp đồng và thời điểm cần xem xét phương án tiếp tục.

Làm rõ nhu cầu và điều kiện tiếp tục làm việc

Việc trao đổi sớm về vị trí, tiền lương và điều kiện làm việc giúp nhân sự, quản lý và người lao động thống nhất nội dung cần ghi nhận trong hồ sơ phù hợp.

Hạn chế sai sót trong thủ tục lao động

Việc dùng sai loại văn bản có thể khiến hồ sơ không phù hợp với quy định. Nội dung hướng dẫn nhấn mạnh yêu cầu kiểm tra loại hợp đồng, thời hạn và lựa chọn hình thức ký kết đúng pháp luật.

Có gì trong template?

Thông tin doanh nghiệp và người lao động

Ghi chính xác tên, thông tin đại diện của doanh nghiệp và thông tin nhân viên. Kiểm tra thẩm quyền ký và hồ sơ lao động còn hiệu lực.

Thông tin hợp đồng hiện tại

Xác định số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng và ngày hết hạn dự kiến. Đây là dữ liệu cần rà soát trước khi quyết định văn bản nào được phép sử dụng.

Lý do và nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động

Nêu nhu cầu của bộ phận, vị trí dự kiến tiếp tục và kết quả trao đổi với người lao động. Nội dung này phục vụ việc trình duyệt phương án nhân sự.

Điều kiện làm việc cần thống nhất

Rà soát chức danh, địa điểm làm việc, tiền lương, quyền và nghĩa vụ nếu phát sinh thay đổi. Những nội dung được sửa đổi phải thực hiện qua hình thức hợp lệ.

Phương án xử lý thời hạn hợp đồng

Ghi nhận thời điểm hết hạn để lựa chọn ký hợp đồng mới hoặc phương án xử lý theo luật. Không dùng phụ lục để trực tiếp kéo dài thời hạn hợp đồng lao động.

Xác nhận, trình ký và lưu hồ sơ

Bố trí thông tin người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và chữ ký của các bên đối với văn bản hợp lệ được lựa chọn. Lưu cùng hợp đồng và hồ sơ nhân sự.

Cách sử dụng template

Bước 1: Rà soát hợp đồng lao động sắp hết hạn

Kiểm tra loại hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn và lịch sử giao kết trước đó. Xác định thời điểm cần làm việc với người lao động và quản lý trực tiếp.

Bước 2: Xác nhận nhu cầu tiếp tục hợp tác

Lấy ý kiến bộ phận sử dụng lao động, đánh giá nhu cầu nhân sự và trao đổi với người lao động về khả năng tiếp tục công việc.

Bước 3: Kiểm tra hình thức văn bản phù hợp

Đối chiếu quy định hiện hành về sửa đổi hợp đồng và ký kết hợp đồng mới. Không ghi điều khoản kéo dài thời hạn vào phụ lục hợp đồng lao động.

Bước 4: Hoàn thiện điều kiện làm việc và trình duyệt

Nếu tiếp tục làm việc, xác định thời điểm bắt đầu và các điều khoản của hợp đồng mới hoặc nội dung sửa đổi hợp lệ khác. Rà soát thông tin, thẩm quyền và phê duyệt.

Bước 5: Ký văn bản hợp lệ và cập nhật dữ liệu nhân sự

Thực hiện ký kết đúng hình thức, chuyển thông tin đã xác nhận đến C&B và quản lý trực tiếp. Lưu hồ sơ, cập nhật mốc thời hạn và chế độ theo văn bản được ký.

Template dành cho ai?

Chuyên viên nhân sự / Quản lý hợp đồng

Theo dõi các mốc hết hạn, kiểm tra loại hợp đồng và chuẩn bị hồ sơ trình duyệt. Cần lựa chọn hình thức xử lý phù hợp trước khi tổ chức ký.

Trưởng phòng nhân sự

Rà soát căn cứ pháp lý, nhu cầu tiếp tục và điều kiện ký kết. Phê duyệt hoặc đề xuất phương án hồ sơ theo thẩm quyền nội bộ.

Trưởng bộ phận trực tiếp

Đánh giá nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động và đề xuất điều kiện làm việc. Cần phối hợp thông báo sớm để HR có thời gian hoàn tất thủ tục.

Người lao động

Kiểm tra thời điểm hết hạn, điều kiện làm việc dự kiến và trao đổi nguyện vọng tiếp tục. Chỉ ký văn bản sau khi nắm rõ quyền, nghĩa vụ và nội dung thỏa thuận.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Định hướng rà soát hồ sơ trước khi xử lý thời hạn

Nội dung tập trung vào hợp đồng gốc, mốc hết hạn, nhu cầu tiếp tục và điều kiện làm việc, giúp nhân sự xác định dữ liệu cần kiểm tra trước khi chuẩn bị văn bản.

Nhấn mạnh giới hạn pháp lý của phụ lục hợp đồng

Mẫu hướng dẫn người dùng phân biệt việc sửa đổi điều khoản hợp lệ với việc kéo dài thời hạn hợp đồng, từ đó tránh sử dụng phụ lục sai mục đích.

Theo dõi hợp đồng và công việc nhân sự tập trung

Khi quản lý nhiều nhân viên, việc theo dõi ngày hết hạn thủ công có thể dẫn đến bỏ sót. 1Office HRM hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự và thông tin hợp đồng tập trung, thuận tiện kiểm tra các mốc cần xử lý.

FAQ

Có được gia hạn thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục không?

Không. Bộ luật Lao động 2019 quy định phụ lục hợp đồng lao động không được sửa đổi thời hạn của hợp đồng. Khi có nhu cầu tiếp tục, các bên cần xử lý theo quy định về giao kết hợp đồng.

Hợp đồng lao động hết hạn có thể ký hợp đồng mới không?

Có. Hai bên có thể thỏa thuận ký hợp đồng lao động mới phù hợp với điều kiện và giới hạn pháp luật áp dụng; cần lưu ý quy định khi người lao động tiếp tục làm việc sau ngày hết hạn.

Phụ lục hợp đồng lao động được dùng để sửa đổi nội dung nào?

Phụ lục có thể được sử dụng để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung các điều khoản được pháp luật cho phép, nhưng không được sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp nên kiểm tra những thông tin nào trước khi hợp đồng hết hạn?

Cần kiểm tra ngày hết hạn, loại hợp đồng, lịch sử ký kết, nhu cầu sử dụng lao động, điều kiện làm việc và nguyện vọng người lao động để lựa chọn cách xử lý.

Nếu mẫu có sẵn ô điền thời gian gia hạn thì có thể sử dụng trực tiếp không?

Không nên. Nội dung kéo dài thời hạn bằng phụ lục không phù hợp quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần điều chỉnh hồ sơ và sử dụng hình thức văn bản phù hợp sau khi rà soát pháp lý.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Hợp đồng lao động sắp hết hạn nhưng thông tin phân tán, bộ phận nhân sự khó rà soát và xử lý đúng hạn? 1Office HRM hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, thông tin hợp đồng và công việc liên quan tập trung, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra các mốc cần xử lý.

Nhận tư vấn