Mẫu bảng thanh toán tiền lương nhân viên theo tháng

Tổng hợp tiền lương phải trả theo từng nhân viên, bao gồm các khoản thu nhập, khấu trừ và số tiền thực nhận. Mẫu bảng thanh toán tiền lương giúp nhân sự, kế toán phối hợp kiểm tra dữ liệu và chuẩn bị hồ sơ chi lương.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Nhân sự / Chuyên viên C&B
Kế toán tiền lương
Trưởng phòng tài chính – kế toán
Giám đốc / Người phê duyệt lương

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Mẫu bảng thanh toán tiền lương được sử dụng để tổng hợp khoản lương doanh nghiệp cần chi trả cho nhân viên trong kỳ. Khi thông tin ngày công, mức lương và các khoản điều chỉnh nằm ở nhiều nguồn, việc đối chiếu thủ công dễ gây chênh lệch trước ngày thanh toán.

Bộ phận nhân sự hoặc C&B chuẩn bị dữ liệu lương và chấm công, kế toán kiểm tra các khoản phải trả, người có thẩm quyền xác nhận bảng thanh toán. Kết quả là danh sách số tiền dự kiến chi trả cho từng người cùng căn cứ để theo dõi việc thanh toán.

Trước khi lập bảng cần thống nhất kỳ lương, dữ liệu công, chính sách phụ cấp, thưởng, khấu trừ và các nghĩa vụ liên quan. Mẫu chỉ hỗ trợ tổ chức thông tin; số tiền cuối cùng phải được tính, kiểm tra theo chính sách doanh nghiệp và quy định hiện hành.

Tại sao nên sử dụng template?

Tổng hợp thu nhập và khấu trừ trong một bảng

Lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trừ thường được cập nhật từ nhiều bộ phận. Mẫu giúp tập hợp các khoản cần đối chiếu theo từng nhân viên, giảm tình trạng bỏ sót dữ liệu khi chốt lương.

Rõ số tiền thực nhận trước khi thanh toán

Nếu chỉ nhìn tổng lương mà chưa kiểm tra các khoản khấu trừ, doanh nghiệp dễ chuyển sai số tiền. Bảng thanh toán thể hiện các thành phần thu nhập và phần giảm trừ để C&B, kế toán rà soát trước khi chi trả.

Tạo căn cứ phê duyệt và đối soát chi lương

Việc thanh toán thiếu danh sách đã xác nhận khiến kế toán khó truy lại chênh lệch. Mẫu giúp thống nhất thông tin kỳ lương, người nhận và số tiền chi, thuận tiện lưu hồ sơ đối chiếu sau khi thanh toán.

Có gì trong template?

Thông tin doanh nghiệp và kỳ thanh toán

Ghi tên đơn vị, bộ phận hoặc chi nhánh, tháng thanh toán và ngày lập bảng. Cần thống nhất kỳ công và kỳ lương để tránh lệch dữ liệu.

Danh sách nhân viên và thông tin nhận lương

Liệt kê mã nhân viên, họ tên, phòng ban và các thông tin phục vụ đối chiếu. Nếu dùng thông tin tài khoản ngân hàng, cần kiểm tra độ chính xác và giới hạn quyền truy cập.

Dữ liệu ngày công và tiền lương

Ghi mức lương áp dụng, ngày công hoặc giờ công được xác nhận, tiền lương theo kỳ và các khoản điều chỉnh. Số liệu cần khớp với bảng chấm công và chính sách tiền lương.

Các khoản phụ cấp, thưởng và bổ sung

Tổng hợp phụ cấp, thưởng hoặc khoản bổ sung thuộc kỳ chi trả. Ghi rõ căn cứ tính và khoản nào cần xác nhận bổ sung để hạn chế tranh luận khi đối soát.

Các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận

Thể hiện khoản tạm ứng, bảo hiểm, thuế hoặc khoản trừ khác theo dữ liệu được phê duyệt. Người lập kiểm tra phép tính để xác định đúng số tiền còn phải chi.

Tổng cộng, xác nhận và tình trạng thanh toán

Tổng hợp số tiền toàn bộ danh sách, thông tin người lập, người kiểm tra, người duyệt và ghi nhận việc đã thanh toán nếu doanh nghiệp có nhu cầu. Đối chiếu với chứng từ chuyển khoản hoặc chi tiền thực tế.

Cách sử dụng template

Bước 1: Thiết lập kỳ lương và danh sách nhân viên

Cập nhật tháng thanh toán, đơn vị và danh sách người được nhận lương. Kiểm tra mã nhân viên, tình trạng làm việc và thông tin chi trả trước khi tính.

Bước 2: Đối chiếu công và mức lương

Lấy dữ liệu chấm công đã chốt, hợp đồng hoặc quyết định lương đang có hiệu lực. Xác nhận các trường hợp nghỉ việc, thay đổi lương giữa kỳ và công phát sinh.

Bước 3: Nhập thu nhập, phụ cấp và khoản trừ

Tổng hợp lương, thưởng, phụ cấp, tạm ứng, bảo hiểm, thuế và khoản khấu trừ phù hợp. Kiểm tra căn cứ tính riêng cho từng khoản để tránh cộng hoặc trừ trùng.

Bước 4: Rà soát số thực nhận và trình duyệt

Đối chiếu tổng thu nhập, tổng khấu trừ, tiền thực nhận và tổng quỹ lương cần chi. Chuyển bảng cho bộ phận có thẩm quyền kiểm tra và xác nhận.

Bước 5: Thực hiện thanh toán và lưu hồ sơ

Dựa trên bảng đã duyệt để lập chứng từ chi hoặc danh sách chuyển khoản. Sau khi chi trả, đối chiếu số tiền thực tế với bảng thanh toán và lưu hồ sơ theo kỳ.

Template dành cho ai?

Nhân sự / Chuyên viên C&B

Tổng hợp ngày công, mức lương, phụ cấp và điều chỉnh nhân sự trong kỳ. C&B cần kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu trước khi chuyển kế toán.

Kế toán tiền lương

Kiểm tra các khoản thu nhập, khấu trừ, số tiền thực nhận và tổng quỹ lương. Kế toán sử dụng bảng đã duyệt để chuẩn bị chứng từ thanh toán và đối soát.

Trưởng phòng tài chính – kế toán

Rà soát khoản chi lương, dữ liệu tổng hợp và khả năng thanh toán đúng kỳ. Cần xác nhận những chênh lệch lớn hoặc khoản điều chỉnh chưa đủ căn cứ.

Giám đốc / Người phê duyệt lương

Kiểm tra danh sách và tổng số tiền trước khi duyệt chi. Người phê duyệt cần lưu ý các khoản thưởng, truy lĩnh hoặc thay đổi lương đặc biệt.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Theo dõi đầy đủ khoản phải trả theo từng người

Cấu trúc bảng tập trung vào danh sách nhân viên, các khoản thu nhập, khoản trừ và số thực nhận. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh tên khoản mục theo chính sách lương nội bộ.

Thuận tiện kiểm tra và xác nhận trước khi chi

Việc bố trí dữ liệu theo từng nhân viên giúp C&B và kế toán dễ đối chiếu nguồn phát sinh, đồng thời tạo căn cứ trình duyệt và kiểm tra thanh toán theo kỳ.

Kết nối quản trị nhân sự và tiền lương trên 1Office

Khi ngày công, hồ sơ nhân sự và bảng lương được lưu ở nhiều nơi, việc chốt số liệu dễ mất thời gian. 1Office HRM hỗ trợ quản lý dữ liệu nhân sự, chấm công và nghiệp vụ tiền lương tập trung để phối hợp kiểm tra thuận tiện hơn.

FAQ

Bảng thanh toán tiền lương khác bảng chấm công như thế nào?

Bảng chấm công ghi nhận thời gian làm việc và nghỉ; bảng thanh toán tiền lương tổng hợp các khoản thu nhập, khấu trừ và số tiền thực nhận để chuẩn bị chi trả.

Cần có những khoản nào trong bảng thanh toán lương?

Thường có lương theo kỳ, phụ cấp, thưởng, khoản bổ sung, khoản khấu trừ và tiền thực nhận. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo chính sách và nghĩa vụ áp dụng.

Có thể sử dụng mẫu cho nhiều phòng ban không?

Có. Có thể lập chung toàn doanh nghiệp hoặc tách theo phòng ban, chi nhánh; cần giữ thống nhất kỳ lương và quy ước các khoản mục để tổng hợp.

Mẫu có tự động tính lương và thuế thu nhập cá nhân không?

Chưa có thông tin xác nhận công thức hoặc cơ chế tính tự động của file. Trước khi thanh toán, người lập cần kiểm tra kết quả tính và các thông số theo quy định đang áp dụng.

Bảng đã được phê duyệt có thay thế chứng từ chi lương không?

Không. Bảng thanh toán là căn cứ đối soát và duyệt chi; doanh nghiệp vẫn cần lưu chứng từ chuyển khoản, phiếu chi hoặc hồ sơ thanh toán tương ứng.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Đến kỳ trả lương, nhân sự và kế toán vẫn phải đối chiếu ngày công, phụ cấp, khấu trừ trên nhiều file? 1Office HRM hỗ trợ quản lý dữ liệu nhân sự, chấm công và tiền lương trên cùng nền tảng, giúp doanh nghiệp giảm thao tác tổng hợp thủ công.

Nhận tư vấn