Mẫu bảng chấm công công nhân theo ca (Excel)

Giới thiệu mẫu

Mẫu bảng chấm công công nhân giúp nhà máy, xưởng may và doanh nghiệp sản xuất theo dõi giờ vào – ra, ngày công, ngày nghỉ và thời gian tăng ca của người lao động. Nhờ đó, HR và quản lý phân xưởng dễ dàng kiểm tra các trường hợp đi trễ, về sớm hoặc thiếu công trước khi chốt kỳ.

File Excel gồm 5 sheet, từ cấu hình giờ làm, quản lý danh sách công nhân đến ghi nhận thời gian làm việc và tổng hợp công tháng. Tổ trưởng cập nhật dữ liệu hằng ngày, quản đốc đối chiếu công theo tổ/chuyền, còn HR và C&B kiểm tra ngày công, giờ tăng ca và công hưởng lương để phục vụ tính lương.

Mẫu có sẵn công thức tự động. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thiết lập giờ làm chuẩn, thời gian nghỉ trưa và quy tắc tính công, tăng ca. Với các phân xưởng vận hành nhiều ca hoặc ca qua đêm, cần điều chỉnh công thức cho phù hợp.

Tại sao nên sử dụng template?

Tự động tổng hợp ngày công theo từng tháng

Khi quản lý nhiều công nhân, việc cộng công thủ công từ bảng chấm công hằng ngày dễ phát sinh nhầm lẫn hoặc bỏ sót ngày nghỉ. Mẫu Excel tự động chuyển dữ liệu giờ vào – ra thành ký hiệu chấm công và tổng hợp công thực tế, nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ không lương theo tháng, giúp HR giảm thời gian xử lý cuối kỳ.

Kiểm soát giờ tăng ca, đi trễ và về sớm

Công nhân có thể phát sinh làm thêm giờ, đi trễ hoặc về sớm trong quá trình sản xuất. Mẫu hỗ trợ tính số phút đi trễ, về sớm, giờ tăng ca và giờ tăng ca quy đổi theo hệ số đã cấu hình. Quản đốc và C&B có thể sử dụng dữ liệu này để kiểm tra chênh lệch, xác nhận thời gian làm việc trước khi tính lương.

Quản lý công nhân theo từng tổ, chuyền sản xuất

Danh sách nhân sự được quản lý theo mã công nhân, họ tên, tổ/chuyền và chức vụ hoặc bậc thợ. Các thông tin được liên kết với bảng công tháng, giúp người quản lý xác định đúng nhân sự, đối chiếu tình hình làm việc của từng tổ và hạn chế nhầm lẫn khi tổng hợp dữ liệu từ phân xưởng.

Có gì trong template?

Danh sách công nhân theo tổ, chuyền

Sheet NHÂN VIÊN lưu trữ mã nhân viên, họ tên, tổ/chuyền và chức vụ hoặc bậc thợ của tối đa 50 công nhân. Mỗi người cần có mã nhân viên riêng để liên kết với nhật ký chấm công và bảng công tháng. Khi có nhân sự mới hoặc thay đổi tổ sản xuất, người phụ trách cần cập nhật danh sách trước khi nhập công.

Bảng cấu hình giờ làm và quy tắc chấm công

Sheet CẤU HÌNH cho phép thiết lập giờ vào – ra chuẩn, thời gian nghỉ trưa, dung sai đi trễ và ngưỡng tính một công hoặc nửa công. Người dùng cũng có thể điều chỉnh mức tăng ca tối thiểu, hệ số tăng ca ngày thường, Chủ nhật, ngày lễ và khai báo tối đa 20 ngày lễ.

Nhật ký giờ vào – ra hằng ngày

Sheet GIỜ RA VÀO ghi nhận ngày làm việc, mã nhân viên, giờ vào, giờ ra, loại nghỉ và ghi chú. Khi nhập dữ liệu, file tự lấy họ tên theo mã nhân viên và tính giờ làm sau khi trừ thời gian nghỉ trưa, số phút đi trễ, về sớm, giờ tăng ca và ký hiệu công.

Bảng ký hiệu chấm công và ngày nghỉ

Mẫu có sẵn các ký hiệu X (đủ công), N (nửa công), P (nghỉ phép hưởng lương), L (nghỉ lễ hưởng lương), O (nghỉ ốm), V (nghỉ không lương), K (vắng không phép hoặc chưa đủ ngưỡng nửa công) và TC (làm Chủ nhật hoặc ngày lễ). File có sheet hướng dẫn giải thích ý nghĩa từng ký hiệu để người dùng nhập và đối chiếu thống nhất.

Bảng tổng hợp ngày công và giờ tăng ca

Cuối bảng công có các cột tính công thực tế, số ngày nghỉ theo từng loại và tổng công hưởng lương. Mẫu đồng thời tổng hợp giờ tăng ca, giờ tăng ca quy đổi, số lần đi trễ, tổng phút đi trễ và phút về sớm. Đây là dữ liệu để HR và C&B kiểm tra trước khi đưa sang bước tính lương; file chưa có chức năng tính tiền lương trực tiếp.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và thiết lập quy tắc chấm công

Tải file Excel, lưu một bản gốc và mở sheet CẤU HÌNH. Kiểm tra giờ bắt đầu, kết thúc làm việc, thời gian nghỉ trưa, ngưỡng tính công và hệ số tăng ca. Cập nhật danh sách ngày lễ theo năm chấm công để bảo đảm công thức phân loại ngày làm việc phù hợp.

Bước 2: Nhập danh sách công nhân

Mở sheet NHÂN VIÊN, nhập mã nhân viên, họ tên, tổ/chuyền và chức vụ hoặc bậc thợ. Kiểm tra các mã nhân viên không trùng nhau và đúng với danh sách lao động đang làm việc tại phân xưởng. Thay dữ liệu minh họa bằng thông tin thực tế trước khi bắt đầu chấm công.

Bước 3: Ghi nhận giờ vào – ra và ngày nghỉ

Tại sheet GIỜ RA VÀO, nhập ngày chấm công, mã nhân viên, giờ vào và giờ ra theo từng người. Nếu công nhân nghỉ, để trống giờ vào – ra và chọn loại nghỉ tương ứng. Kiểm tra các cột giờ làm, đi trễ, về sớm, tăng ca và ký hiệu tự tính; bổ sung ghi chú cho trường hợp cần đối chiếu.

Bước 4: Tổng hợp và kiểm tra bảng công tháng

Mở sheet BẢNG CÔNG, chọn tháng và năm cần theo dõi. Bảng tự hiển thị ký hiệu chấm công theo từng ngày và các chỉ tiêu tổng hợp của mỗi công nhân. Đối chiếu những ngày thiếu dữ liệu, nghỉ phép, vắng mặt hoặc làm thêm với thông tin thực tế tại tổ sản xuất.

Bước 5: Đối soát và chốt công cuối kỳ

Tổ trưởng kiểm tra giờ làm, ngày nghỉ và các trường hợp phát sinh; quản đốc xác nhận dữ liệu thuộc phân xưởng phụ trách. Sau đó, HR và C&B rà soát tổng công hưởng lương, giờ tăng ca và số lần đi trễ trước khi chuyển dữ liệu sang bước tính lương. Lưu bản chấm công đã chốt để phục vụ tra cứu và đối chiếu về sau.

Template dành cho ai?

HR – Nhân sự tổng hợp

Quản lý danh sách công nhân, cập nhật thông tin tổ/chuyền và theo dõi tình trạng chấm công theo tháng. HR kiểm tra dữ liệu nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương và các trường hợp thiếu công, đồng thời phối hợp với quản đốc để xác nhận thông tin trước khi chốt kỳ.

C&B – Nhân sự tiền lương

Sử dụng bảng tổng hợp để đối chiếu công thực tế, công hưởng lương, giờ tăng ca và các trường hợp đi trễ, về sớm. C&B cần kiểm tra hệ số tăng ca và quy tắc tính công đã cấu hình, sau đó sử dụng dữ liệu được xác nhận để tính lương theo chính sách doanh nghiệp.

Quản đốc phân xưởng

Theo dõi tình hình làm việc của công nhân tại các tổ/chuyền thuộc phạm vi quản lý. Quản đốc kiểm tra dữ liệu do tổ trưởng cung cấp, xác nhận các trường hợp nghỉ, tăng ca hoặc thay đổi thời gian làm việc và phối hợp với HR để xử lý chênh lệch trước khi chốt công.

Tổ trưởng sản xuất

Trực tiếp cập nhật hoặc đối chiếu giờ vào – ra của công nhân trong tổ. Tổ trưởng theo dõi những trường hợp đi trễ, về sớm, nghỉ phép, nghỉ đột xuất và tăng ca, bổ sung ghi chú khi có phát sinh và xác nhận dữ liệu trước khi chuyển cho quản đốc.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Tích hợp 5 sheet quản lý trong một file Excel

Mẫu kết hợp cấu hình chấm công, danh sách công nhân, nhật ký giờ vào – ra, bảng công tháng và hướng dẫn sử dụng trong cùng một file. Dữ liệu được liên kết bằng mã nhân viên, giúp hạn chế nhập lại thông tin và thuận tiện đối chiếu giữa nhật ký hằng ngày với kết quả tổng hợp.

Bám sát nghiệp vụ chấm công tại phân xưởng

Mẫu có trường quản lý tổ/chuyền, chức vụ hoặc bậc thợ, phù hợp với cơ cấu nhân sự tại nhà máy và xưởng sản xuất. Các chỉ tiêu về công thực tế, ngày nghỉ, đi trễ, về sớm và tăng ca giúp tổ trưởng, quản đốc và HR phối hợp kiểm tra dữ liệu trên cùng một bảng tính.

Có giải pháp mở rộng khi quản lý nhiều công nhân, ca làm

Khi doanh nghiệp có nhiều phân xưởng, ca xoay hoặc số lượng công nhân vượt khả năng quản lý của một file Excel, 1Office HRM là giải pháp giúp quản lý công – ca – lương tập trung và hiệu quả hơn. Hệ thống hỗ trợ phân ca, chấm công đa phương thức, quản lý đơn từ và tổng hợp bảng công, giúp giảm thao tác đối soát từ nhiều nguồn dữ liệu.

FAQ

Bảng chấm công công nhân có tự động tính ngày công không?

Có. File Excel sử dụng công thức để xác định ký hiệu chấm công theo giờ làm hoặc loại nghỉ đã nhập, sau đó tổng hợp công thực tế và công hưởng lương theo tháng. Người dùng cần thiết lập đúng ngưỡng tính công, giờ làm chuẩn và kiểm tra dữ liệu đầu vào để bảo đảm kết quả phù hợp.

Mẫu bảng chấm công công nhân có tính được giờ tăng ca không?

Có. File tính giờ tăng ca ngày thường khi thời gian làm thêm đạt ngưỡng tối thiểu, đồng thời ghi nhận giờ làm vào Chủ nhật, ngày lễ theo hệ số tương ứng. Các hệ số có thể điều chỉnh trong sheet CẤU HÌNH. Kết quả giờ tăng ca quy đổi là dữ liệu đối chiếu, chưa phải số tiền tăng ca phải trả.

Một file Excel có thể quản lý bao nhiêu công nhân?

Mẫu hỗ trợ tối đa 50 công nhân và 1.600 dòng nhật ký giờ vào – ra theo cấu trúc có sẵn. Nếu doanh nghiệp có nhiều lao động hơn, cần mở rộng danh sách, phạm vi công thức và kiểm tra lại các liên kết dữ liệu trước khi sử dụng.

Mẫu có áp dụng được cho công nhân làm ca đêm hoặc ca xoay không?

Mẫu hiện sử dụng một khung giờ làm chuẩn chung và công thức tính thời gian làm việc trong cùng ngày. Với ca đêm kéo dài qua nửa đêm, ca xoay hoặc nhiều ca khác giờ, doanh nghiệp cần điều chỉnh cấu trúc và công thức. Không nên áp dụng trực tiếp cho các ca này khi chưa kiểm tra kết quả tính công.

Có thể sử dụng bảng chấm công cho các tháng tiếp theo không?

Có. Người dùng thay tháng và năm tại sheet BẢNG CÔNG để cập nhật kỳ chấm công. Trước khi sử dụng cho tháng mới, cần lưu bản đã chốt, xóa dữ liệu nhật ký cũ trong các ô nhập liệu, kiểm tra danh sách công nhân, ngày lễ và thông số chấm công. Không xóa các ô công thức để tránh ảnh hưởng kết quả tổng hợp.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Hàng trăm công nhân, nhiều ca làm – chốt công, tính lương vẫn đau đầu? Excel phân tán khiến HR mất thời gian đối soát, dễ sai công, lệch lương. 1Office HRM sẽ giúp doanh nghiệp bạn tự động hóa công – ca – lương, giảm sai sót, rút ngắn thời gian chốt công và kiểm soát mọi dữ liệu (công - ca - lương - OT) tập trung.

Nhận tư vấn

Mẫu bảng chấm công hàng ngày cho công nhân theo ca