Mẫu lưu đồ hệ thống thông tin kế toán cho doanh nghiệp
Mẫu lưu đồ hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ doanh nghiệp mô tả đường đi của chứng từ và dữ liệu từ khi phát sinh nghiệp vụ đến kiểm tra, ghi nhận và lưu trữ.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Kế toán trưởng
- Kế toán tổng hợp / Kế toán nghiệp vụ
- Kiểm soát nội bộ / Kiểm toán nội bộ
- Quản lý hệ thống / Bộ phận CNTT
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán được dùng để mô tả các bước tiếp nhận, xử lý và luân chuyển thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Khi nghiệp vụ đi qua nhiều người và nhiều hệ thống, lưu đồ giúp nhìn rõ công việc nào cần kiểm tra và ai chịu trách nhiệm.
Bộ phận phát sinh nghiệp vụ cung cấp chứng từ, kế toán kiểm tra điều kiện ghi nhận, người có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế và các bên xác định nơi lưu dữ liệu. Kết quả là sơ đồ luân chuyển thông tin có thể dùng để đào tạo và rà soát kiểm soát nội bộ.
Cần thống nhất phạm vi nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng hay thanh toán; nguồn dữ liệu, hệ thống tiếp nhận và cấp phê duyệt. Mẫu không mặc nhiên phản ánh cấu hình phần mềm kế toán hoặc thay thế chế độ kế toán, quy định lưu trữ chứng từ đang áp dụng.
Tại sao nên sử dụng template?
Làm rõ đường đi của chứng từ kế toán
Các điểm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và lưu hồ sơ được mô tả theo thứ tự, giúp tránh bỏ sót chứng từ giữa các bộ phận.
Xác định điểm phê duyệt và kiểm soát
Sơ đồ giúp nhận diện ai kiểm tra tính hợp lệ, ai phê duyệt và khi nào dữ liệu đủ điều kiện chuyển bước.
Hỗ trợ chuẩn hóa và cải tiến nghiệp vụ
Khi rà soát quy trình, kế toán có thể phát hiện bước trùng lặp, luồng xử lý vòng lại hoặc điểm bàn giao thiếu trách nhiệm.
Có gì trong template?
Nghiệp vụ và phạm vi thông tin
Ghi rõ luồng đang mô tả, chẳng hạn đề nghị thanh toán hoặc mua hàng, cùng điểm khởi tạo và đầu ra cần có.
Đơn vị phát sinh và nguồn dữ liệu
Xác định người lập hồ sơ, phòng ban cung cấp chứng từ và nơi dữ liệu đầu tiên được ghi nhận.
Chứng từ và bước tiếp nhận
Liệt kê loại chứng từ, thông tin cần kiểm tra và đầu mối tiếp nhận; chỉ yêu cầu hồ sơ theo nghiệp vụ thực tế.
Bước kiểm tra và phê duyệt
Thể hiện các điểm xác minh số liệu, điều kiện hợp lệ và cấp duyệt theo phân quyền doanh nghiệp.
Ghi nhận và luân chuyển dữ liệu
Mô tả việc nhập, đối chiếu hoặc chuyển dữ liệu giữa bộ phận và hệ thống được sử dụng.
Đầu ra, lưu trữ và điểm đối soát
Xác định kết quả cuối luồng, hồ sơ lưu, bên chịu trách nhiệm và thời điểm cần kiểm tra đối chiếu.
Cách sử dụng template
Bước 1: Chọn nghiệp vụ cần xây dựng lưu đồ
Xác định một luồng cụ thể, người tham gia, phạm vi từ phát sinh chứng từ đến kết thúc xử lý.
Bước 2: Thu thập chứng từ và mô tả thao tác thực tế
Phỏng vấn các bộ phận, đối chiếu biểu mẫu và ghi nhận thứ tự tiếp nhận, kiểm tra, phê duyệt.
Bước 3: Sắp xếp nhánh xử lý và điểm kiểm soát
Vẽ luồng đúng trình tự, tách hướng hợp lệ/chưa hợp lệ và chỉ rõ người xử lý ở mỗi nhánh.
Bước 4: Đối chiếu với quy chế và phần mềm đang dùng
Kiểm tra sự phù hợp với phân quyền, quy trình kế toán, nơi lưu chứng từ và cách luân chuyển dữ liệu.
Bước 5: Xác nhận và phổ biến quy trình
Thống nhất sơ đồ cuối cùng với kế toán trưởng và các bên liên quan; lưu phiên bản để sử dụng và cập nhật.
Template dành cho ai?
Kế toán trưởng
Xác định các điểm kiểm soát, cấp phê duyệt và nguyên tắc ghi nhận cần thể hiện trong lưu đồ.
Kế toán tổng hợp / Kế toán nghiệp vụ
Mô tả trình tự nhận chứng từ, đối chiếu số liệu, ghi nhận và lưu trữ theo nghiệp vụ phụ trách.
Kiểm soát nội bộ / Kiểm toán nội bộ
Rà soát phân tách trách nhiệm, điểm phê duyệt, chứng từ đầu vào và khả năng truy vết giao dịch.
Quản lý hệ thống / Bộ phận CNTT
Làm rõ luồng chuyển dữ liệu giữa hệ thống và các giới hạn truy cập, theo cấu hình thực tế.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Đặt trọng tâm vào luồng dữ liệu và trách nhiệm
Nội dung giúp phân biệt người tạo, kiểm tra, phê duyệt và ghi nhận thông tin trong từng nghiệp vụ.
Dễ rà soát các điểm kiểm soát nội bộ
Việc thể hiện nhánh hồ sơ hợp lệ hoặc cần bổ sung giúp nhận diện bước phải kiểm tra trước khi tiếp tục.
Thuận tiện hướng dẫn và bàn giao nghiệp vụ
Cách trình bày trực quan theo trình tự xử lý giúp nhân sự mới dễ hình dung quá trình luân chuyển thông tin kế toán, đồng thời tạo tài liệu tham chiếu thống nhất khi đào tạo hoặc bàn giao công việc.
FAQ
Lưu đồ hệ thống thông tin kế toán là gì?
Đây là sơ đồ thể hiện đường đi của chứng từ và dữ liệu kế toán, các bước xử lý, người tham gia và điểm kiểm soát trong một nghiệp vụ.
Có cần vẽ riêng lưu đồ cho từng nghiệp vụ kế toán không?
Nên tách theo luồng như mua hàng, bán hàng, thanh toán hoặc thu tiền nếu bước xử lý và cấp phê duyệt khác nhau.
Lưu đồ có cần thể hiện phần mềm kế toán đang dùng không?
Nên thể hiện điểm nhập và trao đổi dữ liệu nếu liên quan; tên hệ thống và bước tự động phải căn cứ cấu hình thực tế.
Làm sao phân biệt lưu đồ chứng từ và lưu đồ dữ liệu?
Lưu đồ chứng từ nhấn mạnh việc lập, chuyển, duyệt và lưu chứng từ; lưu đồ dữ liệu nhấn mạnh nguồn, xử lý và nơi lưu thông tin.
Mẫu lưu đồ có thay thế quy chế kế toán của doanh nghiệp không?
Không. Mẫu dùng để mô tả và rà soát nghiệp vụ, vẫn cần tuân thủ quy chế phân quyền và quy định kế toán có liên quan.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa
Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa mô tả trình tự nhận hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập chứng…
Xem mẫu →
Mẫu lưu đồ kế toán doanh thu
Mẫu lưu đồ kế toán doanh thu mô tả các bước kiểm tra điều kiện ghi nhận, xử lý chứng từ, hạch…
Xem mẫu →
Mẫu lưu đồ chu trình doanh thu
Mẫu lưu đồ chu trình doanh thu thể hiện mối liên hệ từ tiếp nhận nhu cầu bán hàng đến cung cấp…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Chứng từ phải đi qua nhiều người nhưng không rõ đang nằm ở khâu kiểm tra hay chờ phê duyệt? 1Office WORK hỗ trợ phân công và theo dõi công việc liên phòng ban, giúp các bên nắm trách nhiệm xử lý. Đăng ký demo để trao đổi cách tổ chức luồng công việc phù hợp.
