Mẫu lưu đồ kế toán bán hàng

Mẫu lưu đồ kế toán bán hàng mô tả trình tự tiếp nhận hồ sơ bán hàng, kiểm tra chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ và đối chiếu thanh toán, giúp các bộ phận phối hợp nhất quán.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Kế toán bán hàng
Trưởng phòng kinh doanh
Quản lý kho / Giao nhận
Kế toán trưởng / Kiểm soát nội bộ

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Khi đơn hàng, chứng từ giao hàng và hóa đơn đi qua nhiều bộ phận, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chuyển hồ sơ thiếu hoặc ghi nhận không đúng thời điểm. Lưu đồ kế toán bán hàng giúp hình dung các bước xử lý từ lúc phát sinh giao dịch đến khi số liệu được theo dõi trong hệ thống kế toán.

Kinh doanh cung cấp thông tin giao dịch, kho hoặc bộ phận giao nhận xác nhận việc giao hàng, còn kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận theo chính sách áp dụng. Lưu đồ làm rõ các điểm bàn giao dữ liệu, nhờ đó người quản lý có căn cứ rà soát trách nhiệm và xử lý hồ sơ chưa đầy đủ.

Trước khi áp dụng, cần thống nhất loại hình bán hàng, quy định xuất hóa đơn, điều kiện ghi nhận doanh thu, phương thức thanh toán và vai trò từng bộ phận. Lưu đồ chỉ phản ánh trình tự nghiệp vụ, không thay thế chế độ kế toán hoặc quy định về hóa đơn đang có hiệu lực.

Tại sao nên sử dụng template?

Giảm thất lạc hồ sơ giữa bán hàng và kế toán

Các bước tiếp nhận đơn hàng, xác nhận giao dịch và chuyển chứng từ được đặt trong cùng một luồng, giúp nhân viên biết hồ sơ cần đi đến bộ phận nào.

Tăng tính nhất quán khi ghi nhận giao dịch

Những điểm kiểm tra trước khi hạch toán được thể hiện rõ, nhờ đó kế toán thuận tiện đối chiếu thông tin bán hàng với chứng từ hợp lệ.

Hỗ trợ phát hiện công nợ chưa được theo dõi

Luồng xử lý phân biệt giao dịch đã thu tiền và bán chịu, giúp doanh nghiệp nhận diện bước cần cập nhật, đối soát khoản phải thu.

Có gì trong template?

Điểm phát sinh giao dịch bán hàng

Phần khởi đầu thể hiện nguồn đơn hàng hoặc thỏa thuận bán, cùng thông tin khách hàng và bộ phận tiếp nhận nghiệp vụ.

Bước xác nhận đơn hàng và giao hàng

Nhóm công đoạn phản ánh việc kiểm tra điều kiện bán, xác nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp và chứng từ giao nhận liên quan.

Chứng từ và dữ liệu chuyển sang kế toán

Các đầu vào kế toán gồm thông tin đơn hàng, hóa đơn, chứng từ giao nhận và tài liệu khác theo loại giao dịch thực tế.

Điểm kiểm tra hồ sơ và điều kiện ghi nhận

Nhánh kiểm tra thể hiện yêu cầu đối chiếu số liệu và tình trạng chứng từ trước khi nghiệp vụ được ghi sổ.

Bước hạch toán và theo dõi thanh toán

Phần xử lý kế toán phân biệt thu tiền ngay với công nợ phải thu, đồng thời thể hiện thông tin cần ghi nhận vào sổ phù hợp.

Đối chiếu công nợ và lưu chứng từ

Phần kết thúc phản ánh kết quả đối soát giao dịch, tình trạng công nợ và hồ sơ phục vụ tra cứu hoặc kiểm tra sau này.

Cách sử dụng template

Bước 1: Xác định các phương thức bán hàng

Thống kê giao dịch bán thu tiền ngay, bán chịu hoặc bán qua nhiều kênh; chọn phạm vi cần thể hiện trong lưu đồ.

Bước 2: Liệt kê chứng từ của từng điểm chuyển giao

Tập hợp đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thu tiền; xác định bên tạo và bên nhận mỗi tài liệu.

Bước 3: Sắp xếp trình tự kiểm tra, ghi nhận

Đặt các bước theo thứ tự nghiệp vụ thực tế, đồng thời phân biệt hồ sơ đủ điều kiện và hồ sơ cần bổ sung.

Bước 4: Gắn trách nhiệm và nhánh thanh toán

Bổ sung bộ phận phụ trách từng bước, hướng xử lý giao dịch đã thu tiền hoặc còn công nợ phải thu.

Bước 5: Rà soát bằng một giao dịch thực tế

Đối chiếu lưu đồ với hồ sơ bán hàng đã phát sinh, sửa các bước thiếu và ban hành phiên bản dùng chung.

Template dành cho ai?

Kế toán bán hàng

Kiểm tra hóa đơn, chứng từ và dữ liệu bán hàng; đồng thời xác định bước ghi sổ và theo dõi công nợ.

Trưởng phòng kinh doanh

Xác nhận quy trình tiếp nhận, xử lý đơn hàng và thời điểm chuyển thông tin cho kế toán.

Quản lý kho / Giao nhận

Làm rõ bước xuất hàng, giao hàng và thông tin xác nhận số lượng thực tế.

Kế toán trưởng / Kiểm soát nội bộ

Rà soát điểm kiểm tra, phân quyền và sự phù hợp của luồng với chính sách kế toán.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Thể hiện rõ điểm giao giữa đơn hàng và chứng từ

Lưu đồ liên kết nghiệp vụ bán với dữ liệu chuyển sang kế toán, giúp nhận diện nơi thường xảy ra thiếu hồ sơ.

Phân nhánh theo tình trạng thanh toán

Luồng phân biệt giao dịch thu tiền ngay và bán chịu, qua đó làm rõ cách chuyển tiếp sang theo dõi khoản phải thu.

Thuận tiện kiểm tra trước khi ghi sổ

Các điểm đối chiếu chứng từ được đặt trước bước hạch toán, tạo tài liệu tham chiếu cho việc rà soát nghiệp vụ.

FAQ

Lưu đồ kế toán bán hàng dùng để làm gì?

Lưu đồ mô tả đường đi của chứng từ và thông tin bán hàng đến bước ghi nhận, thu tiền hoặc theo dõi công nợ.

Lưu đồ kế toán bán hàng khác quy trình bán hàng như thế nào?

Quy trình bán hàng tập trung vào tiếp cận, báo giá và xử lý đơn; lưu đồ kế toán nhấn mạnh chứng từ, điều kiện ghi nhận và đối chiếu số liệu.

Có cần thể hiện việc xuất hóa đơn trong lưu đồ không?

Nên có điểm xử lý hóa đơn nếu nghiệp vụ phát sinh, nhưng thời điểm và cách lập phải tuân thủ quy định đang áp dụng.

Doanh nghiệp bán chịu có dùng mẫu này được không?

Có thể sử dụng làm khung, đồng thời bổ sung nhánh theo dõi hạn thanh toán, đối chiếu và thu hồi công nợ theo thực tế.

Mẫu có tự động ghi sổ kế toán không?

Không. Lưu đồ chỉ mô tả trình tự; việc hạch toán được thực hiện bằng hồ sơ và công cụ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Đơn hàng đã giao nhưng hóa đơn và công nợ vẫn phải đối chiếu thủ công qua nhiều bộ phận? 1CRM hỗ trợ quản lý đơn hàng, giao dịch và thông tin khách hàng tập trung, giúp kinh doanh phối hợp với bộ phận liên quan rõ ràng hơn. Đăng ký demo để tìm hiểu cách tổ chức luồng bán hàng phù hợp.

Nhận tư vấn