Mẫu lưu đồ kế toán tiền lương
Mẫu lưu đồ kế toán tiền lương thể hiện quá trình tiếp nhận bảng lương đã xác nhận, kiểm tra các khoản phải trả, ghi sổ và đối chiếu chứng từ chi lương.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Kế toán tiền lương
- Chuyên viên C&B / HR
- Kế toán trưởng
- Kế toán thanh toán / Thủ quỹ
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Kế toán tiền lương cần xử lý nhiều dữ liệu do nhân sự chuyển đến, từ bảng công đến các khoản phụ cấp và khấu trừ. Khi thiếu một luồng kiểm tra thống nhất, số liệu giữa bảng lương, chứng từ thanh toán và sổ kế toán dễ bị lệch.
HR hoặc C&B tổng hợp và trình duyệt kết quả tính lương; kế toán tiếp nhận bảng lương đã xác nhận, kiểm tra căn cứ hạch toán và thực hiện các bước ghi nhận nghĩa vụ phải trả. Sau khi chi lương, kế toán tiếp tục đối chiếu chứng từ và số dư liên quan theo kỳ.
Cần làm rõ phạm vi áp dụng với người lao động, kỳ lương, các khoản khấu trừ và quy định bảo mật dữ liệu. Lưu đồ mô tả trình tự kế toán, không tự tính lương, quyết toán thuế hay thay thế chính sách tài chính và pháp luật liên quan.
Tại sao nên sử dụng template?
Hạn chế bỏ sót bước đối chiếu bảng lương
Luồng kiểm tra cho thấy dữ liệu nào cần được xác nhận trước khi kế toán ghi nhận chi phí và khoản phải trả.
Tách bạch tính lương với hạch toán kế toán
Mỗi bộ phận có trách nhiệm rõ hơn đối với dữ liệu nguồn, việc phê duyệt, ghi sổ và thực hiện thanh toán.
Thuận tiện rà soát số dư cuối kỳ
Các bước đối chiếu tiền đã chi và nghĩa vụ còn phải trả giúp kế toán nhận diện chênh lệch cần xử lý.
Có gì trong template?
Nguồn dữ liệu và bảng lương đầu vào
Phần mở đầu thể hiện bảng lương đã tổng hợp, thông tin kỳ lương và chứng từ do bộ phận nhân sự chuyển giao.
Điểm đối chiếu và xác nhận số liệu
Bước kiểm tra phản ánh việc so khớp tổng lương, phụ cấp, khấu trừ và trạng thái phê duyệt trước khi ghi sổ.
Các khoản phải trả và chi phí tiền lương
Nhóm thông tin kế toán thể hiện khoản phải trả người lao động, chi phí liên quan và các nghĩa vụ phát sinh theo quy định.
Nhánh xử lý sai lệch bảng lương
Điểm quyết định phân biệt dữ liệu phù hợp với trường hợp cần trả lại HR để kiểm tra hoặc điều chỉnh.
Ghi sổ và chứng từ chi trả
Phần luồng công việc kế toán nối việc ghi nhận nghiệp vụ với hồ sơ chuyển khoản hoặc chứng từ thanh toán đã được duyệt.
Đối chiếu thanh toán và kết thúc kỳ
Khâu cuối thể hiện việc so khớp tiền đã trả, số còn phải trả và tài liệu cần lưu theo kỳ kế toán.
Cách sử dụng template
Bước 1: Khoanh vùng nghiệp vụ kế toán lương
Xác định kỳ lương, nhóm nhân viên và nguồn dữ liệu; phân biệt khâu tính lương của HR với khâu ghi nhận kế toán.
Bước 2: Xác định hồ sơ kế toán cần tiếp nhận
Liệt kê bảng lương duyệt, bảng tổng hợp khấu trừ và chứng từ liên quan theo chính sách đang áp dụng.
Bước 3: Sắp xếp bước kiểm tra và hạch toán
Vẽ trình tự kiểm tra số liệu, phân loại khoản phải trả và ghi nhận các bút toán theo chế độ kế toán phù hợp.
Bước 4: Thể hiện luồng thanh toán và đối chiếu
Bổ sung điểm phê duyệt chi, thực hiện thanh toán và kiểm tra số đã chi so với nghĩa vụ phải trả.
Bước 5: Kiểm thử lưu đồ bằng một kỳ lương
Đối chiếu từng bước với hồ sơ kỳ gần nhất, điều chỉnh điểm chuyển giao và thống nhất trách nhiệm.
Template dành cho ai?
Kế toán tiền lương
Tiếp nhận bảng lương, kiểm tra căn cứ hạch toán và theo dõi khoản phải trả.
Chuyên viên C&B / HR
Cung cấp dữ liệu công, lương và các khoản điều chỉnh đã được xác nhận.
Kế toán trưởng
Rà soát chính sách ghi nhận, tài khoản sử dụng và kiểm soát quy trình thanh toán.
Kế toán thanh toán / Thủ quỹ
Thực hiện chi trả theo phê duyệt, cung cấp chứng từ để đối chiếu và lưu hồ sơ.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Đi sâu vào nghiệp vụ ghi nhận khoản phải trả
Mẫu tập trung vào góc nhìn kế toán sau khi bảng lương được xác nhận, tránh trùng với sơ đồ chấm công hoặc tính lương.
Thể hiện điểm trả lại dữ liệu cần điều chỉnh
Nhánh kiểm tra giúp phân biệt bảng lương đủ căn cứ ghi sổ với trường hợp phải đối chiếu lại cùng HR.
Kết nối ghi sổ với đối chiếu tiền thực chi
Luồng kết thúc bằng đối soát chứng từ thanh toán, giúp người dùng hình dung trách nhiệm kế toán sau khi lương được duyệt.
FAQ
Lưu đồ kế toán tiền lương khác lưu đồ quy trình tiền lương ở đâu?
Lưu đồ kế toán tập trung kiểm tra, hạch toán, theo dõi phải trả và đối chiếu thanh toán; quy trình tiền lương bao quát cả chấm công, tính và duyệt lương.
Có thể dùng lưu đồ này để tính lương nhân viên không?
Không. Đây là sơ đồ mô tả trình tự kế toán; phép tính và căn cứ lương phải được thực hiện, kiểm tra riêng.
Lưu đồ có cần thể hiện khoản bảo hiểm và thuế không?
Nên thể hiện các khoản phải nộp hoặc khấu trừ nếu phát sinh, nhưng cách tính và ghi nhận phải phù hợp quy định từng kỳ.
Ai xác nhận bảng lương trước khi kế toán hạch toán?
Cấp có thẩm quyền được quy định trong quy chế doanh nghiệp; lưu đồ cần phản ánh đúng bước bàn giao hồ sơ đã phê duyệt.
Mẫu có thay thế sổ kế toán hoặc chứng từ chi lương không?
Không. Lưu đồ dùng để mô tả và kiểm soát trình tự, còn sổ và chứng từ được lập theo chế độ áp dụng.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu lưu đồ quy trình tiền lương
Mẫu lưu đồ quy trình tiền lương giúp doanh nghiệp hình dung toàn bộ luồng xử lý từ tập hợp dữ liệu…
Xem mẫu →
Lưu đồ quy trình chấm công nhân viên trong doanh nghiệp
Lưu đồ quy trình chấm công mô tả các bước ghi nhận thời gian làm việc, xử lý ngoại lệ và xác…
Xem mẫu →
Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa
Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa mô tả trình tự nhận hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập chứng…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Mỗi kỳ lương, HR và kế toán phải gửi qua lại nhiều bảng công, bảng lương và thông tin điều chỉnh? 1HRM hỗ trợ quản lý dữ liệu công, ca và lương tập trung, giúp giảm thời gian tổng hợp và đối chiếu trước khi bàn giao số liệu. Đăng ký demo để xem cách áp dụng cho doanh nghiệp.
