Mẫu lưu đồ luân chuyển chứng từ

Mẫu lưu đồ luân chuyển chứng từ mô tả đường đi của hồ sơ giữa các bộ phận, từ khâu phát sinh đến kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ để hạn chế thất lạc, chậm xử lý.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Kế toán tổng hợp / Kế toán nghiệp vụ
Hành chính / Văn thư
Trưởng bộ phận
Kiểm soát nội bộ

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Trong doanh nghiệp, chứng từ mua hàng, bán hàng hoặc thanh toán thường đi qua nhiều cá nhân trước khi được ghi nhận và lưu. Khi không xác định rõ người nhận và thời điểm chuyển giao, hồ sơ dễ thiếu chữ ký hoặc bị giữ lâu ở một khâu xử lý.

Bộ phận phát sinh nghiệp vụ lập chứng từ, người phụ trách kiểm tra hoặc phê duyệt theo phân quyền, kế toán tiếp nhận hồ sơ hợp lệ và đơn vị lưu trữ sắp xếp chứng từ. Lưu đồ giúp các bên nhìn rõ lộ trình hồ sơ và điểm phải bổ sung khi không đáp ứng điều kiện.

Cần thống nhất loại chứng từ, số bản, hình thức bản giấy hoặc điện tử, thời gian lưu và quyền truy cập. Tài liệu chỉ mô tả luồng xử lý; việc lập, ký, bảo quản và lưu trữ phải tuân thủ quy định áp dụng cùng quy chế nội bộ.

Tại sao nên sử dụng template?

Giảm thất lạc khi bàn giao hồ sơ

Mỗi điểm nhận và chuyển chứng từ được xác định theo thứ tự, giúp nhân viên dễ tra cứu hồ sơ đang ở khâu nào.

Rõ ràng về trách nhiệm kiểm tra

Các bước xác minh tính đầy đủ và phê duyệt được tách riêng, hạn chế chuyển tiếp chứng từ chưa đạt điều kiện.

Thuận tiện chuẩn hóa lưu trữ

Điểm kết thúc và nơi nhận hồ sơ lưu được làm rõ, hỗ trợ kế toán hoặc hành chính tập hợp chứng từ nhất quán.

Có gì trong template?

Nguồn phát sinh và người lập chứng từ

Điểm đầu luồng thể hiện nghiệp vụ phát sinh, loại chứng từ được tạo và bộ phận chịu trách nhiệm lập.

Thông tin tiếp nhận và bàn giao

Các mũi tên nối công đoạn phản ánh bộ phận nhận chứng từ, điểm chuyển tiếp và dạng tài liệu được bàn giao.

Bước kiểm tra nội dung chứng từ

Nút kiểm tra mô tả việc đối chiếu trường thông tin, hồ sơ kèm theo và điều kiện hợp lệ trong phạm vi từng nghiệp vụ.

Điểm phê duyệt theo thẩm quyền

Nhánh phê duyệt thể hiện người có quyền xác nhận, đồng ý hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Nhánh điều chỉnh và chuyển trả

Luồng ngoại lệ thể hiện chứng từ thiếu, sai hoặc chưa được chấp thuận và hướng xử lý trước khi chuyển tiếp.

Bước tiếp nhận cuối và lưu trữ

Phần cuối thể hiện đầu mối lưu trữ, tình trạng hoàn tất xử lý và tài liệu cần lưu theo quy định.

Cách sử dụng template

Bước 1: Chọn loại chứng từ và phạm vi

Xác định sơ đồ dùng cho mua hàng, bán hàng, thanh toán hoặc nghiệp vụ khác; không gộp các luồng có thẩm quyền duyệt khác nhau.

Bước 2: Lập danh sách người tham gia xử lý

Xác định bộ phận lập, kiểm tra, phê duyệt, hạch toán và lưu chứng từ theo quy chế thực tế.

Bước 3: Vẽ đường đi của hồ sơ

Sắp xếp thứ tự chuyển giao, bổ sung tài liệu đi kèm và trạng thái đầu ra của từng bước.

Bước 4: Bổ sung điểm từ chối hoặc bổ sung hồ sơ

Đặt nhánh cho chứng từ chưa hợp lệ, thể hiện người tiếp nhận xử lý lại và điều kiện được chuyển tiếp.

Bước 5: Rà soát với bộ hồ sơ đã thực hiện

Thử đối chiếu lưu đồ với chứng từ thực tế, điều chỉnh các điểm chuyển giao chưa rõ và thống nhất phiên bản áp dụng.

Template dành cho ai?

Kế toán tổng hợp / Kế toán nghiệp vụ

Xác định chứng từ cần tiếp nhận, kiểm tra và lưu theo từng nhóm giao dịch.

Hành chính / Văn thư

Phối hợp quản lý luồng tài liệu, tiếp nhận hồ sơ và theo dõi vị trí lưu trữ.

Trưởng bộ phận

Xác nhận khâu kiểm tra nội bộ và phạm vi phê duyệt thuộc bộ phận mình.

Kiểm soát nội bộ

Đánh giá nguy cơ thất lạc, chuyển sai người hoặc thiếu bước đối chiếu trong luồng chứng từ.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Theo dõi đường đi của chứng từ thay vì chỉ mô tả công việc

Mẫu đặt trọng tâm vào người nhận, hồ sơ chuyển giao và điểm xác nhận, phù hợp kiểm soát tài liệu giữa nhiều bộ phận.

Có nhánh rõ cho hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ

Luồng trả lại và bổ sung giúp doanh nghiệp tránh chuyển tiếp chứng từ chưa hoàn tất chỉ để kịp tiến độ.

Áp dụng được cho chứng từ giấy và điện tử

Cấu trúc luân chuyển có thể được điều chỉnh theo hình thức lưu trữ, ký duyệt và bàn giao doanh nghiệp đang sử dụng.

FAQ

Lưu đồ luân chuyển chứng từ là gì?

Đây là sơ đồ thể hiện quá trình lập, nhận, kiểm tra, phê duyệt và lưu chứng từ giữa các vị trí trong doanh nghiệp.

Có cần lập lưu đồ riêng cho từng loại chứng từ không?

Nên tách khi hồ sơ, người ký hoặc trình tự xử lý khác nhau; các trường hợp giống nhau có thể dùng chung khung.

Lưu đồ có áp dụng cho chứng từ điện tử không?

Có thể, nhưng cần điều chỉnh bước ký, chuyển giao, quyền truy cập và lưu trữ theo hệ thống thực tế.

Làm gì khi chứng từ chưa đủ chữ ký hoặc tài liệu?

Luồng nên có nhánh trả về người phụ trách để bổ sung, kiểm tra lại trước khi phê duyệt hoặc hạch toán.

Lưu đồ có thay thế quy định lưu trữ chứng từ không?

Không. Lưu đồ cho biết chứng từ đi qua đâu; thời hạn, cách bảo quản và trách nhiệm lưu phải theo quy định liên quan.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Chứng từ chạy qua email, nhóm chat và nhiều cấp duyệt khiến không ai biết hồ sơ đang nằm ở đâu? 1WORK hỗ trợ tổ chức quy trình, giao người phụ trách và theo dõi trạng thái xử lý tập trung. Đăng ký demo để giảm thời gian tìm kiếm, nhắc việc và bàn giao chứng từ.

Nhận tư vấn