Mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình cho nhà thầu

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình giúp nhân sự dự án trình bày nhu cầu ứng trước kinh phí, thời điểm sử dụng và trách nhiệm hoàn ứng để bộ phận tài chính xem xét.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Chỉ huy trưởng công trình
Kỹ sư hiện trường / Nhân sự mua vật tư
Kế toán công trình / Kế toán thanh toán
Quản lý dự án / Ban giám đốc

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình được dùng khi cán bộ dự án cần nhận trước một khoản kinh phí để mua vật tư, chi phí hiện trường hoặc thực hiện nhiệm vụ đã được giao. Mẫu giúp chuyển nhu cầu phát sinh thành đề nghị có cơ sở trước khi giải ngân.

Người đề nghị trình bày hạng mục sử dụng và số tiền, chỉ huy trưởng hoặc quản lý dự án kiểm tra tính cần thiết, sau đó bộ phận kế toán đối chiếu hạn mức và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Giấy được lưu cùng chứng từ chi và hồ sơ quyết toán, hoàn ứng về sau.

Đơn vị cần xác định người được nhận tạm ứng, ngân sách dự án, lịch sử công nợ tạm ứng và thời hạn hoàn ứng theo quy chế. Giấy đề nghị không đồng nghĩa khoản tiền đã được chi, đồng thời không thay thế chứng từ thanh toán hoặc hóa đơn.

Tại sao nên sử dụng template?

Tăng tính rõ ràng của nhu cầu tạm ứng

Mục đích sử dụng, hạng mục công trình và số tiền dự kiến được ghi cùng một đề nghị, giúp người duyệt xem xét trước khi cấp kinh phí.

Hạn chế ứng tiền chồng chéo

Việc xác định người nhận, thời hạn hoàn ứng và khoản cần sử dụng giúp kế toán đối chiếu với các khoản đang tạm ứng cho cùng dự án.

Thuận tiện đối soát chi phí hiện trường

Giấy đề nghị tạo căn cứ liên kết khoản ứng ban đầu với chứng từ phát sinh và hồ sơ thanh toán, quyết toán sau đó.

Có gì trong template?

Thông tin công trình và đơn vị đề nghị

Phần nhận diện gồm tên dự án, công trình, bộ phận, ngày lập giấy và đầu mối chịu trách nhiệm khoản tạm ứng.

Thông tin người nhận tạm ứng

Họ tên, chức danh, đơn vị công tác và thông tin nhận tiền của cá nhân được đề nghị ứng kinh phí.

Số tiền đề nghị tạm ứng

Giá trị bằng số và bằng chữ, đồng tiền áp dụng và căn cứ xác định mức kinh phí cần nhận trước.

Mục đích và hạng mục sử dụng

Phần mô tả công việc, vật tư hoặc khoản chi dự kiến phục vụ hoạt động tại công trình.

Thời hạn thanh toán và hoàn ứng

Thông tin mốc sử dụng tiền, thời điểm dự kiến nộp chứng từ và xử lý số dư tạm ứng.

Ý kiến kiểm tra và phê duyệt

Khu vực thể hiện ý kiến của quản lý dự án, bộ phận tài chính và người có thẩm quyền quyết định tạm ứng.

Cách sử dụng template

Bước 1: Xác định khoản chi cần ứng trước

Tập hợp nhu cầu thực tế từ kế hoạch thi công và kiểm tra phần kinh phí đã được phân bổ cho hạng mục.

Bước 2: Kiểm tra dư nợ tạm ứng của người nhận

Đối chiếu các khoản ứng chưa quyết toán và điều kiện cấp thêm kinh phí theo quy chế nội bộ.

Bước 3: Điền thông tin và số tiền đề nghị

Ghi rõ dự án, người nhận, mục đích, giá trị và mốc hoàn ứng; kiểm tra số tiền bằng số và chữ thống nhất.

Bước 4: Trình duyệt theo đúng thẩm quyền

Chuyển giấy cho quản lý dự án, kế toán và cấp phê duyệt theo quy trình, đồng thời bổ sung giải trình khi được yêu cầu.

Bước 5: Nhận kinh phí và lưu chứng từ

Thực hiện nhận tiền sau khi được duyệt, lưu giấy và tập hợp chứng từ chi thực tế phục vụ hoàn ứng.

Template dành cho ai?

Chỉ huy trưởng công trình

Đánh giá nhu cầu tiền mặt hoặc kinh phí tại hiện trường, xác nhận mức cần thiết của từng hạng mục.

Kỹ sư hiện trường / Nhân sự mua vật tư

Lập đề nghị cho các khoản chi thuộc nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm chứng từ, hoàn ứng.

Kế toán công trình / Kế toán thanh toán

Kiểm tra hạn mức, dư nợ tạm ứng và điều kiện chi trước khi trình duyệt hoặc giải ngân.

Quản lý dự án / Ban giám đốc

Xem xét ưu tiên chi phí, ngân sách và thẩm quyền phê duyệt theo quy chế doanh nghiệp.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Gắn đề nghị với từng công trình cụ thể

Thông tin dự án và mục đích sử dụng giúp phân biệt khoản ứng hiện trường với chi phí vận hành chung.

Có điểm kiểm soát trước khi giải ngân

Cấu trúc thể hiện người đề nghị và cấp xem xét, hỗ trợ xác định rõ hồ sơ đang ở giai đoạn xin ứng hay đã được chấp thuận.

Liên kết khoản ứng với thời hạn hoàn ứng

Mẫu dành chỗ cho mốc thanh toán và chứng từ dự kiến, thuận tiện đối chiếu khi nhân sự nộp hồ sơ sau khi chi.

FAQ

Giấy đề nghị tạm ứng tiền công trình dùng cho khoản nào?

Phù hợp với nhu cầu chi hợp lệ tại công trình như vật tư, vận chuyển hoặc chi phí hiện trường, tùy ngân sách và quy chế doanh nghiệp.

Nộp giấy đề nghị có được nhận tiền ngay không?

Không. Khoản tạm ứng chỉ được giải ngân sau khi có phê duyệt và đáp ứng điều kiện thanh toán nội bộ.

Người còn dư nợ tạm ứng có thể đề nghị ứng tiếp không?

Tùy quy chế doanh nghiệp và tình trạng các khoản trước. Kế toán cần đối chiếu dư nợ và điều kiện cấp mới trước khi duyệt.

Có cần hóa đơn ngay khi xin tạm ứng không?

Thông thường đây là giai đoạn xin kinh phí trước khi phát sinh chi; chứng từ thực tế sẽ được tập hợp để quyết toán, trừ trường hợp quy chế có yêu cầu khác.

Giấy đề nghị có thay thế bảng quyết toán tạm ứng không?

Không. Giấy đề nghị ghi nhận số tiền cần nhận trước, còn bảng quyết toán đối chiếu tiền đã sử dụng và số phải hoàn trả hoặc thanh toán bổ sung.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Tiền tạm ứng cho công trình được duyệt qua nhiều nhóm chat khiến kế toán khó nắm người nhận, số tiền và thời hạn hoàn ứng? 1WORK hỗ trợ theo dõi đề xuất và đầu việc phối hợp theo từng dự án. Đăng ký demo để quản lý luồng xử lý tạm ứng rõ trách nhiệm hơn.

Nhận tư vấn