Mẫu quyết toán tạm ứng theo thông tư 133
Mẫu quyết toán tạm ứng giúp nhân viên và kế toán tổng hợp khoản tiền đã nhận trước, chi phí thực tế cùng chứng từ liên quan để xác định số phải hoàn trả hoặc thanh toán thêm.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Nhân viên nhận tạm ứng
- Kế toán thanh toán
- Trưởng bộ phận / Quản lý dự án
- Kế toán trưởng / Người có thẩm quyền
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Mẫu quyết toán tạm ứng được sử dụng sau khi người nhận ứng đã thực hiện công việc và cần giải trình các khoản chi thực tế. Việc đối chiếu trong một hồ sơ giúp doanh nghiệp kiểm soát số tiền đã sử dụng thay vì chỉ dựa trên tổng chi báo miệng.
Người nhận tạm ứng tập hợp chứng từ và kê khai chi phí theo từng nội dung, quản lý nghiệp vụ xác nhận mục đích chi, còn kế toán kiểm tra số tiền ứng và quyết toán. Kết quả là căn cứ xác định khoản được chấp nhận, số dư cần nộp lại hoặc phần phát sinh cần thanh toán.
Trước khi lập cần có giấy đề nghị hoặc chứng từ ứng tiền, hóa đơn và tài liệu liên quan theo chính sách chi phí. Không mặc định mọi khoản kê khai đều được duyệt; điều kiện chứng từ, thuế và thẩm quyền quyết toán phải được xem xét theo quy định áp dụng.
Tại sao nên sử dụng template?
Xác định chính xác số dư tạm ứng
Đối chiếu tiền đã nhận với khoản chi được chấp nhận giúp làm rõ số còn phải hoàn trả hoặc số cần chi bổ sung.
Minh bạch từng khoản chi phát sinh
Danh mục chi phí cùng chứng từ hỗ trợ kế toán truy xuất căn cứ, hạn chế tranh cãi về nội dung và mức chi.
Giảm tồn đọng tạm ứng qua nhiều kỳ
Thông tin người nhận, kỳ tạm ứng và ngày quyết toán tạo cơ sở theo dõi các khoản chưa hoàn tất để xử lý kịp thời.
Có gì trong template?
Thông tin người nhận và khoản tạm ứng
Phần nhận diện gồm họ tên, bộ phận, mục đích ứng, ngày nhận tiền và thông tin phiếu hoặc giấy đề nghị liên quan.
Giá trị tiền tạm ứng đã nhận
Thông tin tổng số tiền được cấp trước và các đợt nhận ứng có liên quan đến lần quyết toán.
Danh mục chi phí phát sinh
Bảng kê các khoản chi theo nội dung, ngày chi, giá trị và mục đích sử dụng tương ứng.
Chứng từ và căn cứ đối chiếu
Phần ghi nhận số hóa đơn, chứng từ chi, biên bản hoặc tài liệu làm căn cứ xác định khoản chi hợp lệ.
Kết quả chênh lệch sau quyết toán
Thông tin tổng chi được chấp nhận, tiền đã ứng, phần dư phải nộp lại hoặc khoản cần thanh toán bổ sung.
Xác nhận của người quyết toán và bộ phận duyệt
Khu vực ghi ý kiến kiểm tra, số liệu được duyệt và chữ ký hoặc xác nhận của các bên theo quy chế.
Cách sử dụng template
Bước 1: Thu thập chứng từ của khoản tạm ứng
Tập hợp giấy ứng tiền, hóa đơn, biên nhận và tài liệu nghiệm thu nếu liên quan tới khoản chi đã thực hiện.
Bước 2: Kê khai từng khoản chi thực tế
Điền nội dung, thời điểm và số tiền theo chứng từ, phân loại khoản chi chưa đủ điều kiện để bổ sung.
Bước 3: Đối chiếu với tiền đã ứng
So sánh tổng chi đề nghị quyết toán với tiền đã nhận và xác định chênh lệch cần giải quyết.
Bước 4: Trình kiểm tra và phê duyệt quyết toán
Chuyển hồ sơ cho quản lý nghiệp vụ và kế toán để xác nhận số chi được chấp nhận cùng khoản phải xử lý.
Bước 5: Hoàn tiền hoặc nhận phần thanh toán thêm
Thực hiện theo kết quả được duyệt, lưu chứng từ nộp tiền hoặc chi bổ sung và đánh dấu khoản ứng đã xử lý.
Template dành cho ai?
Nhân viên nhận tạm ứng
Tập hợp chứng từ, giải trình các khoản chi và thực hiện hoàn trả số dư theo kết quả quyết toán.
Kế toán thanh toán
Đối chiếu số đã ứng, tính chênh lệch, kiểm tra chứng từ và ghi nhận khoản tạm ứng đã tất toán.
Trưởng bộ phận / Quản lý dự án
Xác nhận nhu cầu thực tế và tính phù hợp của các khoản chi so với công việc được giao.
Kế toán trưởng / Người có thẩm quyền
Rà soát tính đầy đủ của hồ sơ, chấp thuận giá trị quyết toán và phương án xử lý phần chênh lệch.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Tách rõ tiền đã ứng và khoản chi thực tế
Hai nhóm số liệu được thể hiện riêng nên người kiểm tra nhìn rõ căn cứ hình thành chênh lệch quyết toán.
Có phần ghi nhận chứng từ theo khoản chi
Mẫu tạo mối liên hệ giữa nội dung chi và tài liệu tương ứng, thuận tiện rà soát hồ sơ kế toán.
Thể hiện phương án xử lý số dư
Ngoài bảng kê chi phí, cấu trúc còn xác định số phải nộp lại hoặc khoản cần thanh toán bổ sung sau phê duyệt.
FAQ
Quyết toán tạm ứng là gì?
Là việc đối chiếu tiền đã tạm ứng với các chi phí được chấp nhận và xác định số dư cần hoàn trả hoặc thanh toán thêm.
Mẫu quyết toán có thay hóa đơn hoặc chứng từ chi không?
Không. Bảng quyết toán tổng hợp và đối chiếu, còn chứng từ gốc hoặc tài liệu hợp lệ phải được lưu theo quy định.
Nếu chi thực tế lớn hơn số tiền tạm ứng thì sao?
Phần vượt cần được kiểm tra và phê duyệt theo chính sách trước khi doanh nghiệp thanh toán bổ sung.
Khoản chi thiếu chứng từ có được quyết toán không?
Phụ thuộc tính chất khoản chi và quy định kế toán, thuế, nội bộ áp dụng; không mặc định được chấp nhận khi thiếu chứng từ.
Ai là người xác nhận kết quả quyết toán?
Người nhận ứng kê khai, bộ phận nghiệp vụ xác nhận và kế toán hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế doanh nghiệp.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu quyết toán công trình xây dựng
Mẫu quyết toán công trình xây dựng giúp tổng hợp giá trị công việc hoàn thành, khoản đã thanh toán và các…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Khoản tạm ứng kéo dài vì hồ sơ chi, người duyệt và chứng từ nằm ở nhiều nơi? 1WORK hỗ trợ giao việc, theo dõi phê duyệt và tập trung tài liệu liên quan trong quá trình xử lý. Đăng ký demo để giảm tình trạng hồ sơ quyết toán bị bỏ sót.
