Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng chi tiết và dễ sử dụng

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng hỗ trợ các bên thống nhất vị trí, diện tích, mục đích sử dụng, thời hạn, tiền thuê, phí quản lý và điều kiện bàn giao mặt bằng.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Doanh nghiệp đi thuê văn phòng
Chủ tòa nhà / Bên cho thuê
Phòng hành chính / Quản trị văn phòng
Phòng tài chính / Pháp chế

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Hợp đồng thuê văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí cố định và khả năng vận hành doanh nghiệp. Nếu không làm rõ phí quản lý, thời gian sử dụng và điều kiện hoàn trả, ngân sách thực tế có thể khác xa dự kiến ban đầu.

Bên cho thuê cung cấp hiện trạng và quy định tòa nhà; doanh nghiệp thuê xác định nhu cầu sử dụng, số chỗ làm việc và phương án cải tạo nếu có. Bộ phận hành chính, tài chính và pháp chế phối hợp kiểm tra trước khi ký hoặc gia hạn.

Cần xác minh quyền cho thuê, mục đích sử dụng địa điểm, giấy tờ liên quan và điều kiện vận hành của tòa nhà. Các nghĩa vụ thuế, đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê, phòng cháy chữa cháy và bàn giao phụ thuộc từng trường hợp.

Tại sao nên sử dụng template?

Kiểm soát đầy đủ chi phí thuê

Bên cạnh tiền thuê, các khoản dịch vụ, điện nước, gửi xe hoặc chi phí phát sinh được xác định để lập dự toán.

Rõ quyền sử dụng và cải tạo mặt bằng

Các điều khoản về mục đích sử dụng, sửa chữa và hoàn trả giúp doanh nghiệp chủ động bố trí văn phòng.

Giảm tranh chấp khi kết thúc hợp đồng

Hiện trạng bàn giao, tiền đặt cọc và điều kiện trả mặt bằng được ghi nhận thành căn cứ đối chiếu.

Có gì trong template?

Thông tin chủ thể và địa điểm thuê

Phần tên các bên, thông tin pháp lý, vị trí tòa nhà, tầng, số phòng và diện tích.

Thời hạn, mục đích và phạm vi sử dụng

Điều khoản thời gian thuê, cách dùng văn phòng, khu vực chung và quyền tiếp cận.

Giá thuê, tiền cọc và phí vận hành

Nhóm số tiền thuê, chu kỳ trả, đặt cọc, phí quản lý và chi phí tiện ích theo thỏa thuận.

Bàn giao, trang thiết bị và sửa chữa

Phần hiện trạng, hạ tầng đi kèm, thời hạn bàn giao và trách nhiệm bảo trì hoặc cải tạo.

Quyền, nghĩa vụ và quy định tòa nhà

Nội dung về sử dụng an toàn, nội quy, thời gian hoạt động và xử lý vi phạm.

Gia hạn, chấm dứt và chữ ký

Điều khoản thông báo, hoàn trả cọc, thanh lý, giải quyết tranh chấp và xác nhận hai bên.

Cách sử dụng template

Bước 1: Xác minh mặt bằng và bên cho thuê

Kiểm tra thông tin chủ thể, quyền cho thuê, diện tích và mục đích dự kiến.

Bước 2: Điền điều kiện khai thác

Xác định khu vực thuê, giờ sử dụng, trang thiết bị và quyền cải tạo.

Bước 3: Chốt chi phí và lịch thanh toán

Đối chiếu tiền thuê, tiền cọc, phí dịch vụ và thời điểm điều chỉnh giá nếu thỏa thuận.

Bước 4: Xử lý điều khoản bàn giao và chấm dứt

Làm rõ hiện trạng, kỳ báo trước, hoàn trả tài sản và tiền đặt cọc.

Bước 5: Ký, nhận bàn giao và lưu hồ sơ

Lập biên bản hiện trạng, đối chiếu phụ lục và bàn giao hợp đồng cho các bộ phận.

Template dành cho ai?

Doanh nghiệp đi thuê văn phòng

Đánh giá chi phí, diện tích và điều kiện khai thác cho hoạt động thường ngày.

Chủ tòa nhà / Bên cho thuê

Xác định các dịch vụ, quy định sử dụng và trách nhiệm quản lý mặt bằng.

Phòng hành chính / Quản trị văn phòng

Theo dõi bàn giao, trang thiết bị, tiện ích và mốc gia hạn.

Phòng tài chính / Pháp chế

Kiểm tra nghĩa vụ thanh toán, điều khoản pháp lý và rủi ro khi chấm dứt.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Tách tiền thuê khỏi phí tòa nhà

Cấu trúc giúp nhận diện các khoản vận hành thường bị gộp chung, từ đó dễ dự trù tổng chi phí.

Đề cập quyền cải tạo, hoàn trả nội thất

Mẫu quan tâm đến công việc lắp đặt và khôi phục mặt bằng, phù hợp văn phòng có nhu cầu bố trí lại.

Có căn cứ quản lý thời điểm gia hạn

Nhóm thời hạn và thông báo chấm dứt hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trước khi hợp đồng hết hiệu lực.

FAQ

Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Cần đối chiếu loại giao dịch và quy định hiện hành; không nên mặc định mọi trường hợp đều có cùng yêu cầu.

Phí quản lý tòa nhà có tính trong tiền thuê không?

Phụ thuộc báo giá và thỏa thuận, vì vậy cần tách rõ khoản đã bao gồm và khoản thu riêng.

Tiền đặt cọc được hoàn trả khi nào?

Theo điều kiện và thời hạn được quy định trong hợp đồng sau khi đối chiếu các nghĩa vụ còn lại.

Có được dùng văn phòng thuê để đăng ký trụ sở không?

Cần kiểm tra mục đích sử dụng hợp pháp của địa điểm và yêu cầu đăng ký áp dụng.

Nếu muốn gia hạn hợp đồng thì cần làm gì?

Hai bên nên thống nhất thời hạn, giá thuê và các điều kiện mới bằng văn bản phù hợp.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Hợp đồng văn phòng, biên bản bàn giao và lịch nhắc gia hạn nằm ở nhiều email khiến hành chính khó kiểm soát? 1Office hỗ trợ quản lý văn bản, lưu tài liệu và tra cứu hồ sơ trên cùng nền tảng. Đăng ký demo để kiểm soát hợp đồng thuê và những mốc phê duyệt quan trọng dễ dàng hơn.

Nhận tư vấn