Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên
Mẫu thanh toán tạm ứng hỗ trợ nhân viên đề nghị xác nhận chi phí từ khoản đã ứng, đồng thời giúp kế toán xác định số tiền cần thu hồi hoặc chi bổ sung sau kiểm tra.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Nhân viên đã nhận tạm ứng
- Kế toán thanh toán
- Trưởng bộ phận / Quản lý trực tiếp
- Kế toán trưởng / Người phê duyệt
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Mẫu thanh toán tạm ứng được dùng khi người nhận tiền ứng trước đã hoàn thành công việc và cần làm thủ tục thanh toán với bộ phận kế toán. Văn bản tập trung ghi nhận kết quả đối chiếu số ứng và khoản chi được chấp thuận để hoàn tất hồ sơ.
Người nhận tiền kê khai nội dung đã sử dụng kèm chứng từ, quản lý xác nhận nghiệp vụ, còn kế toán kiểm tra giá trị đủ điều kiện thanh toán. Sau khi có phê duyệt, các bên thực hiện hoàn trả tiền dư hoặc thanh toán phần phát sinh theo quy trình.
Trước khi lập cần có căn cứ ứng tiền, chứng từ chi và kết quả đối soát được xác nhận. Trường hợp khoản chi không đủ điều kiện, số tiền chênh lệch cần xử lý theo chính sách nội bộ và quy định kế toán có liên quan.
Tại sao nên sử dụng template?
Đóng khoản tạm ứng có căn cứ
Số tiền đã nhận và phần chi được duyệt được thể hiện cùng một chứng từ, tạo cơ sở hoàn tất khoản ứng thay vì để treo trên sổ theo dõi.
Hạn chế nhầm lẫn giữa chi và hoàn tiền
Phần kết quả thanh toán làm rõ người nhận phải nộp lại tiền hay được chi thêm, giúp kế toán xử lý đúng hướng.
Rút ngắn bước kiểm tra hồ sơ
Thông tin người nhận, khoản ứng và chứng từ liên quan được tập hợp để cấp duyệt kiểm tra theo trình tự thống nhất.
Có gì trong template?
Thông tin người thanh toán tạm ứng
Phần nhận diện gồm họ tên, bộ phận, thời điểm lập và mục đích của khoản tiền đã ứng.
Căn cứ số tiền tạm ứng
Thông tin các lần nhận tiền, ngày nhận, số chứng từ hoặc giấy đề nghị liên quan.
Nội dung chi phí thực tế
Phần tổng hợp các khoản chi theo công việc, thời điểm phát sinh và giá trị đề nghị được thanh toán.
Hồ sơ chứng từ kèm theo
Thông tin số lượng, loại tài liệu hoặc chứng từ làm căn cứ xác nhận từng khoản chi.
Số tiền chênh lệch cần xử lý
Kết quả đối chiếu giữa tiền tạm ứng và chi phí được duyệt, thể hiện số còn dư hoặc số cần chi bổ sung.
Phần duyệt thanh toán và chữ ký
Khu vực xác nhận của người đề nghị, kế toán và cấp phê duyệt, kèm thời điểm xác nhận theo quy chế.
Cách sử dụng template
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ ứng tiền đã phát sinh
Đối chiếu số tiền đã được cấp, người nhận và mục đích ban đầu với sổ theo dõi tạm ứng.
Bước 2: Tập hợp và rà soát chứng từ chi
Sắp xếp chứng từ theo khoản chi, kiểm tra thông tin và tách các khoản cần giải trình hoặc bổ sung.
Bước 3: Lập giấy thanh toán tạm ứng
Ghi giá trị đã ứng, tổng chi đề nghị và phần chênh lệch; bảo đảm số liệu khớp hồ sơ nguồn.
Bước 4: Trình kế toán kiểm tra và cấp có thẩm quyền duyệt
Xác định số chi được chấp nhận, điều chỉnh các khoản chưa hợp lệ và chốt số tiền phải xử lý.
Bước 5: Hoàn tất thu hồi hoặc chi bổ sung
Thực hiện nộp lại tiền dư hay chi thêm theo quyết định, đồng thời lưu giấy thanh toán và chứng từ phát sinh.
Template dành cho ai?
Nhân viên đã nhận tạm ứng
Lập giấy và cung cấp tài liệu chứng minh việc sử dụng tiền theo nhiệm vụ được giao.
Kế toán thanh toán
Đối chiếu số ứng, khoản chi và phần chênh lệch để ghi nhận nghiệp vụ thu hồi hoặc thanh toán bổ sung.
Trưởng bộ phận / Quản lý trực tiếp
Xác nhận các khoản chi gắn với công việc, giải trình hạng mục vượt dự toán nếu có.
Kế toán trưởng / Người phê duyệt
Kiểm tra điều kiện thanh toán và quyết định chấp thuận các khoản được hạch toán theo thẩm quyền.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Tập trung vào chứng từ hoàn tất khoản ứng
Mẫu chú trọng phần phê duyệt thanh toán và kết quả thu hồi hoặc chi bổ sung, phù hợp khâu kết thúc nghiệp vụ tạm ứng.
Thể hiện kết quả chênh lệch theo hai chiều
Phần số liệu làm rõ tình huống chi ít hơn hoặc nhiều hơn tiền đã ứng để bộ phận kế toán xử lý thống nhất.
Thuận tiện lưu cùng chứng từ kế toán
Thông tin nhận diện khoản ứng và chữ ký xác nhận tạo cơ sở liên kết giấy thanh toán với bộ hồ sơ gốc.
FAQ
Giấy thanh toán tạm ứng khác giấy đề nghị tạm ứng thế nào?
Giấy đề nghị sử dụng trước khi nhận tiền; giấy thanh toán dùng sau khi có khoản chi thực tế để xác nhận số tiền được chấp thuận và chênh lệch.
Mẫu thanh toán tạm ứng có thay giấy quyết toán không?
Hai tài liệu có thể có nội dung đối chiếu tương đồng nhưng mục đích hồ sơ khác nhau tùy quy chế. Doanh nghiệp cần xác định loại chứng từ sử dụng để tránh lập trùng.
Khi còn tiền tạm ứng chưa dùng hết phải làm gì?
Số dư cần được xác nhận và hoàn trả hoặc xử lý theo quy định nội bộ; kèm chứng từ thu tiền khi thực hiện.
Khoản chi vượt tiền ứng có được hoàn trả thêm không?
Có thể được thanh toán phần vượt nếu chứng từ hợp lệ và khoản chi đã được duyệt theo chính sách áp dụng.
Ai phải ký giấy thanh toán tạm ứng?
Thông thường có người thanh toán, kế toán và người có thẩm quyền phê duyệt; vị trí ký cụ thể phụ thuộc mẫu và quy chế doanh nghiệp.
Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Chứng từ tạm ứng chuyển qua nhiều người nên số dư khó được xử lý dứt điểm? 1WORK hỗ trợ theo dõi trách nhiệm, tình trạng phê duyệt và các việc cần hoàn tất. Đăng ký demo để chuẩn hóa quá trình phối hợp thanh toán trong doanh nghiệp.
