Mẫu giấy xác nhận đang công tác tại công ty
Mẫu giấy xác nhận đang công tác tại công ty giúp doanh nghiệp xác nhận tình trạng làm việc hiện tại của nhân viên để phục vụ các yêu cầu hồ sơ phù hợp.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Chuyên viên hành chính nhân sự
- Nhân viên đang làm việc
- Trưởng phòng nhân sự
- Ban giám đốc / Người được ủy quyền
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Người lao động thường cần giấy xác nhận công tác khi làm thủ tục vay vốn, visa, hồ sơ cá nhân hoặc giao dịch với tổ chức khác. Việc cấp giấy theo cấu trúc thống nhất giúp HR tránh thiếu thông tin và hạn chế xác nhận vượt quá hồ sơ đang quản lý.
Nhân viên nêu mục đích xin xác nhận, bộ phận HR đối chiếu hợp đồng và tình trạng làm việc, sau đó trình người có thẩm quyền ký. Giấy xác nhận hoàn thiện là tài liệu hỗ trợ chứng minh quan hệ làm việc tại thời điểm được ghi trên văn bản.
Cần xác minh họ tên, chức danh, thời gian bắt đầu làm việc và trạng thái công tác đến ngày cấp. Giấy xác nhận đang làm việc không tự chứng minh toàn bộ quá trình công tác, mức thu nhập hoặc tình trạng tham gia bảo hiểm nếu không ghi rõ và có căn cứ.
Tại sao nên sử dụng template?
Cấp giấy xác nhận nhất quán cho nhân viên
Các trường nhận diện doanh nghiệp và người lao động được tổ chức rõ ràng, giúp HR xử lý yêu cầu nhanh hơn.
Hạn chế thông tin không khớp hồ sơ
Văn bản tập trung vào tình trạng công tác và chức danh hiện tại, thuận tiện kiểm tra với dữ liệu nhân sự.
Phù hợp nhiều nhu cầu bổ sung hồ sơ
Mẫu có thể điều chỉnh mục đích sử dụng và nơi nhận, giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu xác nhận hợp lệ khác nhau.
Có gì trong template?
Thông tin doanh nghiệp cấp giấy
Tên pháp lý công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ và tiêu đề văn bản xác nhận.
Thông tin nhận diện nhân viên
Họ tên người lao động và các thông tin nhận dạng phù hợp mục đích sử dụng, hạn chế dữ liệu không cần thiết.
Vị trí và bộ phận công tác
Chức danh, phòng ban và đơn vị làm việc tại thời điểm doanh nghiệp cấp xác nhận.
Thời điểm bắt đầu làm việc
Thông tin ngày tiếp nhận hoặc thời gian bắt đầu quan hệ lao động được đối chiếu với hồ sơ.
Nội dung xác nhận tình trạng làm việc
Phần trình bày nhân viên hiện đang công tác tại đơn vị, thời điểm xác nhận và mục đích cấp giấy khi cần.
Ngày lập và chữ ký xác nhận
Thông tin ngày cấp, người đại diện có thẩm quyền và dấu xác nhận khi áp dụng theo yêu cầu.
Cách sử dụng template
Bước 1: Tiếp nhận mục đích xin xác nhận
Làm rõ nơi nhận, nội dung cần xác nhận và thời hạn sử dụng theo yêu cầu của người lao động.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ nhân viên
Đối chiếu họ tên, tình trạng đang làm việc, chức danh và ngày vào công ty từ hồ sơ nguồn.
Bước 3: Hoàn thiện nội dung văn bản
Điền thông tin đúng sự thật, chỉ xác nhận các nội dung doanh nghiệp có căn cứ quản lý.
Bước 4: Trình ký theo thẩm quyền
Kiểm tra lại thông tin, chuyển người có thẩm quyền ký và đóng dấu nếu cần.
Bước 5: Cấp giấy và lưu bản
Bàn giao cho nhân viên, ghi nhận thời điểm cấp và lưu hồ sơ theo quy định bảo mật của doanh nghiệp.
Template dành cho ai?
Chuyên viên hành chính nhân sự
Tiếp nhận đề nghị, rà soát dữ liệu và soạn giấy xác nhận theo thông tin hợp lệ.
Nhân viên đang làm việc
Cung cấp mục đích, nơi nhận và kiểm tra thông tin cá nhân trên văn bản.
Trưởng phòng nhân sự
Kiểm tra phạm vi xác nhận, phê duyệt nội dung hoặc trình người có thẩm quyền ký.
Ban giám đốc / Người được ủy quyền
Ký xác nhận tình trạng công tác của nhân viên theo phân quyền của doanh nghiệp.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Nêu rõ trạng thái công tác ở thời điểm cấp
Văn bản tập trung xác nhận tình trạng đang làm việc, tránh nhầm với xác nhận quá trình công tác đã kết thúc.
Giới hạn nội dung theo hồ sơ doanh nghiệp
Cấu trúc có phạm vi xác nhận rõ ràng, giúp HR tránh đưa thông tin chưa được kiểm chứng vào giấy.
Có thể sử dụng cho nhiều mục đích hồ sơ
Nơi nhận và mục đích cấp giấy có thể điều chỉnh theo yêu cầu hợp lệ mà vẫn giữ thông tin cốt lõi.
FAQ
Giấy xác nhận đang công tác dùng để làm gì?
Giúp người lao động chứng minh đang làm việc tại một doanh nghiệp theo thời điểm và phạm vi được đơn vị xác nhận.
Nhân viên thử việc có xin giấy xác nhận được không?
Có thể đề nghị nếu doanh nghiệp có căn cứ xác nhận tình trạng thực tế; nội dung cần thể hiện đúng loại quan hệ và thời gian làm việc.
Giấy có bắt buộc ghi mức lương không?
Không. Chỉ bổ sung khi nơi nhận yêu cầu và doanh nghiệp có đủ căn cứ, đồng thời bảo vệ thông tin thu nhập của nhân viên.
Giấy xác nhận có cần đóng dấu không?
Tùy quy chế doanh nghiệp và yêu cầu bên tiếp nhận; cần kiểm tra hình thức xác nhận được chấp nhận.
Giấy xác nhận đang công tác khác giấy xác nhận thời gian công tác thế nào?
Giấy đang công tác nhấn mạnh tình trạng hiện tại; giấy xác nhận thời gian công tác ghi nhận giai đoạn làm việc cụ thể.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu giấy xác nhận thời gian công tác
Mẫu giấy xác nhận thời gian công tác giúp doanh nghiệp ghi nhận giai đoạn người lao động làm việc tại đơn…
Xem mẫu →
Mẫu giấy xác nhận tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động
Mẫu giấy xác nhận tham gia bảo hiểm xã hội hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận thông tin người lao động, thời…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Nhân viên thường xuyên xin giấy xác nhận, nhưng HR phải tìm lại hợp đồng và thời gian công tác trong nhiều hồ sơ? 1HRM hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng và thông tin làm việc tập trung, giúp tra cứu nhanh hơn khi cấp xác nhận. Đăng ký demo để tìm hiểu cách quản lý dữ liệu nhân sự thuận tiện.
