Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc
Mẫu thông báo cho nhân viên nghỉ việc giúp doanh nghiệp truyền đạt chính thức thời điểm kết thúc làm việc, các thông tin liên quan và đầu mối hoàn tất thủ tục nhân sự.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Chuyên viên HR / C&B
- Trưởng bộ phận trực tiếp
- Người lao động
- Ban giám đốc / Người được ủy quyền
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Khi quan hệ lao động kết thúc, một thông báo rõ ràng giúp người lao động và các phòng ban thống nhất thời điểm, trách nhiệm và bước bàn giao. Văn bản cũng hỗ trợ hạn chế việc thông tin nghỉ việc bị truyền đạt thiếu nhất quán qua các kênh trao đổi.
HR kiểm tra căn cứ và thời điểm chấm dứt, quản lý trực tiếp xác định công việc cần bàn giao, còn kế toán hoặc bộ phận liên quan xử lý quyền lợi theo hồ sơ. Thông báo là tài liệu phối hợp để các bên chuẩn bị việc kết thúc quan hệ lao động.
Chỉ phát hành sau khi đã xác định căn cứ chấm dứt và thủ tục thông báo phù hợp trường hợp thực tế; không dùng một mẫu chung để mặc nhiên thay thế quyết định, thỏa thuận hoặc thời hạn báo trước theo luật. Nội dung về chế độ và thời gian thanh toán phải dựa trên hồ sơ cụ thể.
Tại sao nên sử dụng template?
Truyền đạt thông tin nghỉ việc thống nhất
Thời điểm và phạm vi thông báo được ghi bằng văn bản, giúp nhân viên và các bộ phận tiếp nhận cùng một thông tin.
Chủ động chuẩn bị bàn giao
Các nội dung công việc, tài sản và đầu mối phối hợp giúp quản lý sắp xếp bàn giao trước ngày nghỉ.
Giảm thiếu sót khi hoàn tất hồ sơ
Thông báo xác định bộ phận liên hệ về quyền lợi và thủ tục, giúp nhân viên biết cần phối hợp với ai.
Có gì trong template?
Thông tin doanh nghiệp và người nhận
Tên đơn vị ban hành, số văn bản nếu áp dụng, họ tên nhân viên, chức danh và phòng ban liên quan.
Căn cứ phát hành thông báo
Phần thể hiện quyết định, thỏa thuận hoặc cơ sở pháp lý, hồ sơ liên quan đến việc kết thúc quan hệ lao động.
Thời điểm chấm dứt làm việc
Ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày hợp đồng kết thúc được xác định theo hồ sơ hợp lệ.
Nội dung bàn giao công việc và tài sản
Các nhóm tài sản, hồ sơ, tài khoản và đầu việc cần hoàn tất trước thời điểm nhân viên nghỉ.
Thông tin chế độ và thủ tục liên quan
Phần đề cập đầu mối thanh toán, bảo hiểm, giấy tờ và các thủ tục cần thực hiện theo trường hợp áp dụng.
Nơi nhận và chữ ký thông báo
Thông tin người ký có thẩm quyền, ngày ban hành và các bộ phận nhận thông báo để phối hợp xử lý.
Cách sử dụng template
Bước 1: Xác minh căn cứ và thời hạn
Kiểm tra loại trường hợp chấm dứt, các thông báo trước đó và nghĩa vụ báo trước theo quy định.
Bước 2: Điền thông tin nhân viên
Ghi đúng họ tên, bộ phận, số hợp đồng khi cần và thời điểm kết thúc quan hệ lao động.
Bước 3: Xác định nội dung bàn giao
Trao đổi với quản lý để nêu rõ việc cần hoàn tất, người tiếp nhận và mốc bàn giao phù hợp.
Bước 4: Kiểm tra chế độ và trình ký
Đối chiếu nội dung thông báo với hồ sơ lao động, trao đổi bộ phận liên quan và trình ký theo thẩm quyền.
Bước 5: Gửi thông báo và lưu chứng từ
Bàn giao văn bản qua kênh phù hợp, ghi nhận việc tiếp nhận và lưu cùng hồ sơ chấm dứt hợp đồng.
Template dành cho ai?
Chuyên viên HR / C&B
Kiểm tra căn cứ, soạn thông báo và phối hợp hoàn tất thủ tục tiền lương, bảo hiểm.
Trưởng bộ phận trực tiếp
Xác nhận đầu việc còn lại, sắp xếp người nhận bàn giao và kế hoạch nhân sự thay thế.
Người lao động
Tiếp nhận thông tin, thực hiện bàn giao theo yêu cầu hợp lệ và đối chiếu quyền lợi liên quan.
Ban giám đốc / Người được ủy quyền
Phê duyệt hoặc ký thông báo đúng phạm vi phân quyền của doanh nghiệp.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Tách rõ ngày thông báo và ngày nghỉ việc
Hai mốc thông tin được thể hiện riêng, giảm nhầm lẫn khi xem xét thời hạn và lập lịch bàn giao.
Gắn thông báo với đầu mối xử lý quyền lợi
Người nhận có thể xác định nơi liên hệ về chế độ, hồ sơ và các bước cần hoàn thành.
Thuận tiện quản lý nhiều trường hợp nghỉ việc
Bố cục thống nhất giúp HR lưu trữ văn bản theo nhân sự và kỳ phát hành, dễ tra cứu khi cần.
FAQ
Mẫu thông báo nghỉ việc có thay thế quyết định chấm dứt hợp đồng không?
Không mặc nhiên. Tùy trường hợp, doanh nghiệp còn phải có căn cứ và thực hiện những thủ tục chấm dứt tương ứng.
Có bắt buộc báo trước cho nhân viên không?
Thời hạn báo trước phụ thuộc căn cứ chấm dứt, loại hợp đồng và trường hợp pháp luật quy định; cần kiểm tra trước khi phát hành.
Có cần nêu lý do nghỉ việc trên thông báo không?
Nên thể hiện căn cứ phù hợp và đủ rõ, tránh ghi nhận nguyên nhân chưa được xác minh hoặc làm lộ dữ liệu cá nhân không cần thiết.
Ai ký thông báo cho nhân viên nghỉ việc?
Người có thẩm quyền của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký theo quy chế và hồ sơ thực tế.
Sau thông báo cần hoàn tất thủ tục gì?
Các bên thường tiếp tục bàn giao, thanh toán quyền lợi và thực hiện trách nhiệm về giấy tờ, bảo hiểm theo quy định áp dụng.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh cho doanh nghiệp
Mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp chuẩn bị thông tin đăng ký, thời gian dự kiến tạm ngừng…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Nhân viên nghỉ việc nhưng công việc bàn giao, hồ sơ lao động và thời hạn xử lý chưa được theo dõi tập trung? 1HRM hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự và các nghiệp vụ liên quan; kết hợp 1WORK để phân công đầu việc bàn giao rõ trách nhiệm. Đăng ký demo để tìm hiểu phương án triển khai phù hợp.
