Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động khi nghỉ việc

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động ghi nhận các khoản đã đối soát, tài sản bàn giao và trách nhiệm còn lại khi kết thúc quan hệ lao động.

Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓

Chuyên viên nhân sự / C&B
Kế toán tiền lương / Kế toán thanh toán
Quản lý trực tiếp / Bộ phận hành chính
Người lao động nghỉ việc

Tải mẫu miễn phí ↓ Xem trước mẫu

Bảng minh họa · Click để phóng to

Giới thiệu mẫu

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động được sử dụng để tổng hợp kết quả đối chiếu quyền lợi, nghĩa vụ và việc bàn giao giữa người lao động với doanh nghiệp khi hợp đồng đã hoặc sẽ chấm dứt theo căn cứ phù hợp. Văn bản giúp hai bên ghi nhận những nội dung đã hoàn tất và vấn đề còn cần xử lý.

HR tổng hợp thông tin hợp đồng và thời điểm chấm dứt, kế toán hoặc C&B đối chiếu tiền lương và khoản liên quan, các bộ phận xác nhận tài sản, hồ sơ đã bàn giao. Người có thẩm quyền và người lao động rà soát, ký biên bản theo nội dung thực tế đã thống nhất.

Cần kiểm tra căn cứ chấm dứt hợp đồng, quyền lợi phải thanh toán, trách nhiệm về bảo hiểm và hồ sơ của người lao động. Biên bản thanh lý mang tính ghi nhận đối soát, không thay thế thủ tục chấm dứt hợp đồng hay làm mất các quyền, nghĩa vụ theo pháp luật lao động.

Tại sao nên sử dụng template?

Đối chiếu quyền lợi và nghĩa vụ rõ ràng

Việc liệt kê các khoản cần thanh toán, đã thực hiện hoặc còn chờ xử lý giúp hai bên hiểu thống nhất trước khi xác nhận.

Hạn chế thiếu sót khi bàn giao nghỉ việc

Tài sản, thiết bị, tài liệu và công việc tồn được rà soát theo đầu mối chịu trách nhiệm, thuận tiện theo dõi hoàn trả.

Có căn cứ lưu hồ sơ khi kết thúc hợp đồng

Mẫu danh sách khách hàng Excel ghi nhận thời điểm, nội dung đối soát và chữ ký hai bên, hỗ trợ tra cứu khi phát sinh yêu cầu sau nghỉ việc.

Có gì trong template?

Thông tin hai bên và hợp đồng lao động

Mẫu danh sách khách hàng có chi tiết thông tin về tên doanh nghiệp, người đại diện, người lao động, mã hoặc ngày ký hợp đồng và chức danh công việc.

Căn cứ và thời điểm chấm dứt hợp đồng

Nội dung thể hiện căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động, văn bản hoặc thỏa thuận liên quan và ngày chính thức kết thúc quan hệ lao động giữa hai bên.

Tiền lương và các khoản phải thanh toán

Phần tổng hợp các khoản tài chính cần quyết toán khi chấm dứt hợp đồng, bao gồm tiền lương còn lại, tiền nghỉ phép chưa sử dụng, trợ cấp và các khoản thanh toán khác (nếu có).

Bảo hiểm và hồ sơ cần hoàn tất

Nội dung về tình trạng hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội, xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm và các giấy tờ liên quan cần bàn giao cho người lao động.

Tài sản, công cụ và công việc bàn giao

Danh mục tài sản, trang thiết bị, hồ sơ, tài khoản làm việc và các công việc thuộc trách nhiệm bàn giao của người lao động trước khi nghỉ việc.

Xác nhận nghĩa vụ còn lại và chữ ký

Phần ghi nhận các nghĩa vụ chưa hoàn tất, trách nhiệm xử lý của mỗi bên, thời hạn thực hiện (nếu có) và chữ ký xác nhận của người lao động, đại diện doanh nghiệp.

Cách sử dụng template

Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt và hồ sơ liên quan

Rà soát hợp đồng, thông báo hoặc thỏa thuận chấm dứt, ngày nghỉ và các giấy tờ cần xử lý.

Bước 2: Đối chiếu tiền lương, quyền lợi và nghĩa vụ

Tổng hợp các khoản phải thanh toán và khoản đã chi, kiểm tra căn cứ đối với từng khoản.

Bước 3: Rà soát bàn giao và tình trạng bảo hiểm

Xác nhận tài sản, công việc, hồ sơ và các thủ tục bảo hiểm phải hoàn tất theo trách nhiệm áp dụng.

Bước 4: Lập biên bản và thống nhất nội dung chưa xong

Điền các kết quả đã đối chiếu, khoản còn chờ xử lý và đầu mối, thời hạn thực hiện.

Bước 5: Ký xác nhận và lưu hồ sơ

Các bên đọc lại nội dung, ký theo thẩm quyền, nhận bản cần thiết và lưu chứng từ liên quan.

Template dành cho ai?

Chuyên viên nhân sự / C&B

Rà soát hồ sơ hợp đồng, xác định quyền lợi, thủ tục chấm dứt và chuẩn bị biên bản đối soát.

Kế toán tiền lương / Kế toán thanh toán

Kiểm tra các khoản đã chi, còn phải chi và chứng từ thực hiện trước khi xác nhận số liệu.

Quản lý trực tiếp / Bộ phận hành chính

Xác nhận bàn giao công việc, thiết bị, tài sản và các đầu việc chưa hoàn tất.

Người lao động nghỉ việc

Đối chiếu tiền lương, quyền lợi, tài sản đã bàn giao và thông tin phải tiếp tục xử lý.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Bao quát cả quyền lợi và trách nhiệm bàn giao

Nội dung chú trọng các khoản tiền, bảo hiểm, tài sản và hồ sơ, hỗ trợ đối chiếu trước khi kết thúc công việc.

Phân biệt xác nhận đối soát với thủ tục chấm dứt

Biên bản giúp ghi nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ, tránh hiểu rằng ký thanh lý là đã hoàn thành toàn bộ thủ tục pháp luật.

Ghi nhận rõ nghĩa vụ còn tồn đọng sau thanh lý

Mẫu có phần xác nhận các khoản hoặc trách nhiệm chưa hoàn tất, người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý, giúp doanh nghiệp và người lao động có căn cứ tiếp tục thực hiện nghĩa vụ sau khi ký biên bản.

FAQ

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng lao động khi nghỉ việc không?

Không phải mọi trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động đều bắt buộc phải có biên bản thanh lý riêng; doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ pháp luật và quy chế áp dụng.

Biên bản thanh lý có thay quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng không?

Không. Biên bản ghi nhận kết quả đối soát và bàn giao, trong khi căn cứ và thủ tục chấm dứt phải được xử lý riêng theo trường hợp.

Có thể ký biên bản khi vẫn còn khoản phải thanh toán không?

Có thể ghi rõ khoản chưa thanh toán, căn cứ, người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý; không nên xác nhận đã hoàn tất khi thực tế chưa thực hiện.

Ký biên bản thanh lý có làm mất quyền lợi BHXH của người lao động không?

Không. Các nghĩa vụ về bảo hiểm và giấy tờ của người lao động vẫn phải được thực hiện theo quy định, không bị thay thế bởi việc ký biên bản.

Ai nên tham gia xác nhận biên bản thanh lý hợp đồng?

Thông thường gồm đại diện được ủy quyền của doanh nghiệp và người lao động; bộ phận HR, kế toán hoặc quản lý xác nhận phần dữ liệu phụ trách khi cần.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Đến ngày nhân viên nghỉ việc mà HR vẫn phải rà từng bảng lương, hồ sơ hợp đồng và tài sản bàn giao để đối soát? 1Office HRM hỗ trợ quản lý hồ sơ và thông tin hợp đồng nhân sự tập trung, giúp kiểm tra dữ liệu trước khi hoàn tất thủ tục. Đăng ký demo để xem quy trình phù hợp với doanh nghiệp.

Nhận tư vấn