Mẫu phiếu đề xuất thanh toán cho doanh nghiệp
Mẫu phiếu đề xuất thanh toán giúp phòng ban gửi yêu cầu chi tiền có căn cứ, hỗ trợ kế toán rà soát hồ sơ, đối chiếu số tiền và trình phê duyệt theo quy định nội bộ.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Nhân viên / Người đề nghị thanh toán
- Kế toán thanh toán
- Trưởng phòng / Quản lý trực tiếp
- Kế toán trưởng / Người phê duyệt
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Mẫu phiếu đề xuất thanh toán được dùng khi nhân viên hoặc phòng ban đề nghị doanh nghiệp thanh toán một khoản chi đã phát sinh hoặc khoản cần xử lý theo thỏa thuận. Nếu thiếu thông tin, kế toán phải trao đổi nhiều lần để xác định số tiền, mục đích và hồ sơ đi kèm.
Người đề nghị tập hợp căn cứ thanh toán, quản lý trực tiếp kiểm tra nhu cầu, kế toán rà soát chứng từ và điều kiện chi, cấp có thẩm quyền quyết định theo quy chế. Phiếu hoàn thiện là cơ sở tiếp tục các bước lập chứng từ thanh toán và lưu hồ sơ.
Cần xác định loại khoản chi, người thụ hưởng, số tiền, thời hạn dự kiến và chứng từ hỗ trợ trước khi lập phiếu. Phiếu đề xuất là giấy tờ xin duyệt nội bộ, không tự thay thế hóa đơn, chứng từ kế toán hoặc yêu cầu pháp lý về thanh toán.
Tại sao nên sử dụng template?
Giảm hồ sơ thanh toán thiếu thông tin
Các trường về lý do, số tiền, người nhận và tài liệu kèm theo giúp người đề nghị chuẩn bị đầy đủ hơn ngay từ đầu.
Rõ trách nhiệm kiểm tra và chấp thuận
Việc xác định người lập, bộ phận kiểm tra và cấp duyệt giúp hạn chế nhầm lẫn khi khoản chi cần đi qua nhiều bước.
Thuận tiện đối soát và tra cứu khoản chi
Nội dung đề nghị và danh mục chứng từ tạo điểm tham chiếu để kế toán đối chiếu với hồ sơ chi tiền, công nợ hoặc tạm ứng.
Có gì trong template?
Thông tin người và bộ phận đề nghị
Ghi họ tên, phòng ban, ngày lập, mã đề nghị nếu doanh nghiệp áp dụng và người liên hệ khi cần bổ sung.
Nội dung và mục đích thanh toán
Mô tả rõ khoản chi, nghiệp vụ phát sinh và căn cứ thanh toán; tránh ghi lý do chung chung.
Số tiền, loại tiền và diễn giải
Điền số tiền đề nghị, loại tiền nếu cần và các khoản cấu thành; kiểm tra sự khớp đúng với hồ sơ nguồn.
Thông tin người nhận và phương thức chi
Ghi người thụ hưởng, tài khoản ngân hàng hoặc hình thức thanh toán phù hợp, bảo đảm thông tin được đối chiếu.
Danh mục chứng từ kèm theo
Liệt kê hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê hoặc tài liệu liên quan theo từng khoản chi thực tế.
Ý kiến kiểm tra và phê duyệt
Thể hiện kết quả rà soát, điều chỉnh nếu có và xác nhận của người được phân quyền trước khi thực hiện chi.
Cách sử dụng template
Bước 1: Xác định khoản cần thanh toán
Làm rõ đối tượng nhận tiền, mục đích, giá trị và thời điểm đề nghị thanh toán.
Bước 2: Thu thập và kiểm tra chứng từ
Tập hợp tài liệu liên quan, kiểm tra số tiền, đơn vị thụ hưởng và điều kiện phát sinh nghĩa vụ chi.
Bước 3: Hoàn thiện thông tin trên phiếu
Ghi rõ nội dung chi, số tiền, phương thức thanh toán và danh mục hồ sơ gửi kèm.
Bước 4: Trình kiểm tra và phê duyệt
Chuyển phiếu theo quy trình của doanh nghiệp; xử lý các yêu cầu bổ sung trước khi xác nhận duyệt.
Bước 5: Thực hiện thanh toán và lưu hồ sơ
Bộ phận kế toán thực hiện nghiệp vụ sau khi đủ điều kiện, đối chiếu chứng từ chi và lưu cùng phiếu đề xuất.
Template dành cho ai?
Nhân viên / Người đề nghị thanh toán
Chuẩn bị thông tin khoản chi, chứng từ liên quan và giải trình các nội dung cần thiết.
Kế toán thanh toán
Kiểm tra hồ sơ, người thụ hưởng, số tiền, tình trạng tạm ứng hoặc công nợ và điều kiện thực hiện chi.
Trưởng phòng / Quản lý trực tiếp
Rà soát tính cần thiết, nguồn ngân sách và xác nhận nội dung đề nghị thuộc bộ phận phụ trách.
Kế toán trưởng / Người phê duyệt
Kiểm soát tính phù hợp với quy chế tài chính và quyết định theo hạn mức, thẩm quyền được giao.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Tập trung thông tin cần thiết cho một yêu cầu chi
Nội dung đề xuất sắp xếp từ căn cứ thanh toán đến số tiền, người nhận và hồ sơ, giúp người duyệt rà soát có trình tự.
Phân biệt bước đề nghị với bước thực chi
Mẫu giúp doanh nghiệp giữ rõ dấu vết phê duyệt nội bộ, không nhầm lẫn phiếu xin duyệt với chứng từ đã thanh toán.
Linh hoạt với nhiều loại khoản chi
Mẫu có thể áp dụng cho các đề nghị thanh toán chi phí dịch vụ, mua sắm hoặc khoản chi phát sinh khác, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa biểu mẫu đề nghị chi theo quy trình tài chính nội bộ.
FAQ
Phiếu đề xuất thanh toán cần có những thông tin nào?
Thông thường cần người đề nghị, lý do chi, số tiền, người thụ hưởng, phương thức thanh toán, danh mục chứng từ và xác nhận duyệt.
Phiếu đề xuất thanh toán khác phiếu chi như thế nào?
Phiếu đề xuất ghi nhận yêu cầu và quá trình xin duyệt; phiếu chi dùng để ghi nhận nghiệp vụ xuất tiền theo quy định kế toán áp dụng.
Có thể đề xuất thanh toán khi thiếu hóa đơn không?
Phụ thuộc tính chất khoản chi và quy định chứng từ tương ứng; kế toán cần xác định hồ sơ cần bổ sung trước khi xử lý.
Người nào được ký duyệt đề xuất thanh toán?
Người được phân quyền theo quy chế tài chính, hạn mức chi và loại khoản thanh toán của doanh nghiệp.
Có thể dùng phiếu cho thanh toán tạm ứng không?
Có thể điều chỉnh để ghi rõ số đã tạm ứng, số cần quyết toán và chứng từ đối chiếu; phải tuân thủ quy trình tạm ứng riêng nếu có.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm cho doanh nghiệp
Mẫu phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm hỗ trợ nhân viên lập yêu cầu mua sắm có căn cứ, giúp hành…
Xem mẫu →
Mẫu phiếu đề xuất công việc và phê duyệt nội bộ
Mẫu phiếu đề xuất công việc hỗ trợ nhân viên trình bày sáng kiến hoặc yêu cầu triển khai nhiệm vụ với…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Phiếu thanh toán gửi qua email, chứng từ nằm nhiều nơi khiến kế toán mất thời gian nhắc bổ sung và kiểm tra tiến độ? 1Office WORK hỗ trợ giao việc và theo dõi xử lý theo người phụ trách, giúp phối hợp giữa các bộ phận minh bạch hơn. Đăng ký demo để trao đổi nhu cầu số hóa công việc nội bộ.
