Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa
Mẫu lưu đồ nhập kho hàng hóa mô tả trình tự nhận hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng, lập chứng từ nhập kho và cập nhật dữ liệu tồn, giúp kho phối hợp thống nhất với mua hàng và kế toán.
Template dành cho ai? Xem chi tiết ↓
- Thủ kho / Nhân viên kho
- Nhân viên mua hàng
- QA/QC / Kiểm tra chất lượng
- Kế toán kho / Kế toán vật tư
Bảng minh họa · Click để phóng to
Giới thiệu mẫu
Nhập kho hàng hóa liên quan đến giao nhận, kiểm đếm, đối chiếu đơn mua và ghi nhận tồn kho. Khi các bước này không được phân định rõ, doanh nghiệp dễ nhập sai số lượng, bỏ qua hàng hư hỏng hoặc để chênh lệch giữa kho thực tế và sổ theo dõi.
Nhân viên mua hàng hoặc bên giao cung cấp thông tin đơn đặt hàng, kho tiếp nhận và kiểm tra hàng thực tế, bộ phận chất lượng tham gia khi cần, còn kế toán hoặc người quản lý dữ liệu cập nhật chứng từ nhập. Lưu đồ giúp xác định điều kiện nhận hàng và hướng xử lý khi phát sinh sai lệch.
Trước khi sử dụng, cần thống nhất mã hàng, đơn vị tính, quy định kiểm đếm, tiêu chí kiểm tra chất lượng và quyền xác nhận phiếu nhập. Lưu đồ hỗ trợ mô tả công việc, không tự cập nhật tồn kho hoặc thay thế chứng từ giao nhận, kiểm nghiệm bắt buộc.
Tại sao nên sử dụng template?
Giảm nhập nhầm số lượng hoặc mã hàng
Các điểm kiểm đếm và đối chiếu chứng từ được đặt trước bước ghi nhận tồn kho, giúp phát hiện sai lệch kịp thời.
Rõ cách xử lý hàng không đạt yêu cầu
Nhánh kiểm tra chất lượng cho biết khi nào cần giữ riêng, trả hàng hoặc chờ xác nhận trước khi nhập.
Tăng nhất quán giữa kho và kế toán
Luồng chuyển chứng từ giúp hai bộ phận nhận cùng thông tin nhập hàng, hạn chế chênh lệch khi đối soát.
Có gì trong template?
Thông tin lô hàng và chứng từ đầu vào
Phần đầu thể hiện đơn mua, phiếu giao hàng, mã hàng, đơn vị cung cấp và thông tin lô hàng cần tiếp nhận.
Tiếp nhận và kiểm đếm hàng hóa
Công đoạn kho phản ánh việc xác nhận số kiện, số lượng thực tế và tình trạng bao bì khi giao nhận.
Đối chiếu đơn mua và danh mục hàng
Điểm kiểm tra thể hiện việc so khớp tên hàng, mã hàng, quy cách, đơn vị tính và số lượng theo chứng từ.
Kiểm tra chất lượng và nhánh xử lý sai lệch
Nhánh quyết định phân biệt hàng đạt điều kiện nhập với trường hợp hư hỏng, thiếu, thừa hoặc cần kiểm tra bổ sung.
Lập phiếu nhập và sắp xếp vị trí lưu kho
Phần tiếp nhận chính thức thể hiện chứng từ nhập kho và việc bố trí hàng vào khu vực bảo quản phù hợp.
Cập nhật tồn kho và chuyển hồ sơ kế toán
Khâu cuối mô tả dữ liệu nhập kho, thông tin cần đối chiếu và chứng từ chuyển sang bộ phận ghi nhận.
Cách sử dụng template
Bước 1: Xác định phạm vi nhập hàng
Thống nhất luồng dành cho hàng mua, hàng trả lại hoặc chuyển kho; tách nhánh khi điều kiện tiếp nhận khác nhau.
Bước 2: Liệt kê chứng từ và người phụ trách
Xác định đơn mua, phiếu giao, bộ phận kho, mua hàng, kiểm tra chất lượng và kế toán liên quan.
Bước 3: Vẽ các bước nhận và kiểm đếm
Sắp xếp trình tự giao nhận, đếm thực tế và đối chiếu với mã hàng, quy cách và chứng từ.
Bước 4: Bổ sung nhánh hàng thiếu hoặc không đạt
Thể hiện bước cách ly, lập biên bản hoặc trao đổi với nhà cung cấp khi có sai lệch theo quy trình.
Bước 5: Hoàn thiện bước nhập kho và đối soát
Đặt khâu lập phiếu, sắp xếp vị trí, cập nhật tồn và bàn giao chứng từ; kiểm tra bằng một lô hàng thực tế.
Template dành cho ai?
Thủ kho / Nhân viên kho
Kiểm đếm, xác nhận tình trạng hàng, lập chứng từ và cập nhật thông tin nhập kho.
Nhân viên mua hàng
Đối chiếu đơn đặt hàng, làm việc với nhà cung cấp và xử lý chênh lệch giao nhận.
QA/QC / Kiểm tra chất lượng
Đánh giá hàng cần kiểm tra theo tiêu chí chất lượng và xác nhận kết quả liên quan.
Kế toán kho / Kế toán vật tư
Nhận chứng từ, đối chiếu thông tin và ghi nhận nghiệp vụ theo chế độ kế toán.
Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?
Tách riêng kiểm đếm và kiểm tra chất lượng
Mẫu thể hiện hai khâu kiểm tra với mục tiêu khác nhau, giúp tránh trường hợp đủ số lượng nhưng hàng chưa đạt yêu cầu.
Có nhánh cho sai lệch trong giao nhận
Các tình huống thiếu, thừa hoặc hư hỏng được đặt trước khi xác nhận nhập, hỗ trợ xử lý minh bạch.
Kết nối tiếp nhận thực tế với dữ liệu tồn kho
Luồng làm rõ mốc lập phiếu và chuyển thông tin cho kế toán, thuận tiện đối chiếu giữa hàng thực tế và chứng từ.
FAQ
Lưu đồ nhập kho hàng hóa thường gồm các bước nào?
Thường gồm tiếp nhận hàng, kiểm đếm, đối chiếu chứng từ, kiểm tra chất lượng nếu cần, lập phiếu nhập, sắp xếp kho và cập nhật tồn.
Có cần kiểm tra chất lượng mọi lô hàng không?
Mức độ kiểm tra tùy loại hàng, điều kiện hợp đồng và quy định nội bộ; lưu đồ có thể bổ sung nhánh kiểm tra phù hợp.
Nếu số lượng giao thực tế khác đơn mua thì xử lý thế nào?
Cần ghi nhận chênh lệch, xác minh với bên giao hoặc mua hàng, rồi xác nhận số được nhập theo quy trình doanh nghiệp.
Lưu đồ nhập kho có thay thế phiếu nhập kho không?
Không. Lưu đồ mô tả các bước; phiếu nhập kho và chứng từ liên quan vẫn cần được lập theo nghiệp vụ.
Mẫu có tự cập nhật tồn kho khi nhập hàng không?
Không. Muốn cập nhật số lượng tự động cần sử dụng hệ thống quản lý kho có cấu hình và dữ liệu phù hợp.
Biểu mẫu liên quan
Mẫu lưu đồ kế toán doanh thu
Mẫu lưu đồ kế toán doanh thu mô tả các bước kiểm tra điều kiện ghi nhận, xử lý chứng từ, hạch…
Xem mẫu →
Mẫu lưu đồ chu trình doanh thu
Mẫu lưu đồ chu trình doanh thu thể hiện mối liên hệ từ tiếp nhận nhu cầu bán hàng đến cung cấp…
Xem mẫu →
Mẫu lưu đồ quy trình tiền lương
Mẫu lưu đồ quy trình tiền lương giúp doanh nghiệp hình dung toàn bộ luồng xử lý từ tập hợp dữ liệu…
Xem mẫu →Đồng hành cùng 1Office
Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?
Hàng đã nhập kho nhưng dữ liệu số lượng, phiếu nhập và thông tin mua hàng vẫn phải đối chiếu qua nhiều file? 1CRM hỗ trợ quản lý danh mục hàng hóa và nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu hàng hóa tập trung hơn. Đăng ký demo để tìm hiểu cách quản lý kho phù hợp với quy mô vận hành.
