Mẫu biên bản thanh lý phụ lục hợp đồng rõ ràng

Giới thiệu mẫu

Mẫu biên bản thanh lý phụ lục hợp đồng giúp doanh nghiệp ghi nhận việc hoàn thành hoặc thỏa thuận kết thúc các nội dung đã ký trong phụ lục. Biểu mẫu phù hợp khi hai bên cần đối chiếu kết quả thực hiện, xác nhận công nợ và thống nhất trách nhiệm sau thanh lý.

File Word gồm 7 điều khoản về phạm vi thanh lý, kết quả bàn giao, thanh toán, nghĩa vụ còn lại và hiệu lực đối với hợp đồng chính. Bộ phận pháp chế rà soát điều khoản, kế toán xác nhận số liệu và trưởng bộ phận kiểm tra kết quả thực hiện trước khi trình ký.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng chính, phụ lục liên quan, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Các nội dung thanh lý phải được thống nhất giữa hai bên, đặc biệt với những nghĩa vụ vẫn tiếp tục có hiệu lực.

Tại sao nên sử dụng template?

Xác định rõ phạm vi thanh lý phụ lục

Thanh lý một phụ lục có thể gây nhầm lẫn về hiệu lực của hợp đồng chính và các nội dung đã sửa đổi. Mẫu giúp xác định phần công việc kết thúc, lý do thanh lý và những điều khoản tiếp tục áp dụng, hạn chế bất đồng sau khi ký.

Đối chiếu công nợ và giá trị thanh toán

Các khoản đã thanh toán, tạm ứng hoặc điều chỉnh giá trị dễ phát sinh chênh lệch nếu không được xác nhận trước khi thanh lý. Mẫu có bảng đối soát chi tiết, giúp kế toán xác định số tiền còn phải trả hoặc hoàn lại cùng thời hạn thực hiện.

Làm rõ trách nhiệm còn lại giữa các bên

Sau thanh lý, doanh nghiệp vẫn có thể phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo mật, thanh toán hoặc bàn giao hồ sơ. Biểu mẫu ghi rõ bên chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành, giúp các bên có căn cứ theo dõi và xử lý công việc tồn đọng.

Có gì trong template?

Thông tin các bên và căn cứ thanh lý

Phần đầu biên bản ghi nhận số văn bản, thông tin Bên A, Bên B, người đại diện và căn cứ ủy quyền. Mẫu còn có các trường số hợp đồng chính, số phụ lục, ngày ký và hồ sơ liên quan để xác định chính xác văn bản được thanh lý.

Phạm vi và lý do thanh lý phụ lục

Điều 1 xác định phụ lục được thanh lý, nội dung liên quan và phạm vi kết thúc toàn bộ hoặc một phần. Người dùng có thể ghi lý do đã hoàn thành, thỏa thuận chấm dứt trước hạn hoặc nguyên nhân khác theo tình hình thực tế.

Bảng kết quả thực hiện và bàn giao

Điều 2 có bảng ghi nhận nội dung theo phụ lục, tình trạng hoàn thành và hồ sơ xác nhận. Phần này còn thể hiện tài liệu, tài sản, dữ liệu đã bàn giao và những nội dung chưa được tiếp nhận hoặc chấp thuận.

Bảng đối soát giá trị và thanh toán

Điều 3 ghi nhận giá trị thực hiện, thuế, khoản điều chỉnh tăng giảm, số tiền đã thanh toán hoặc tạm ứng và công nợ còn lại. Mẫu có các trường thời hạn thanh toán, phương thức chi trả, tài khoản nhận tiền và chứng từ cần bổ sung.

Bảng nghĩa vụ còn lại sau thanh lý

Điều 4 có bảng xác định nghĩa vụ tiếp tục thực hiện, bên chịu trách nhiệm và thời hạn xác nhận. Những khoản như thanh toán, bảo hành, bảo mật hoặc bàn giao được ghi riêng để tránh nhầm lẫn với phần công việc đã kết thúc.

Điều khoản hiệu lực và xác nhận thanh lý

Các điều khoản cuối quy định thời điểm thanh lý, mối quan hệ với hợp đồng chính, nội dung còn bảo lưu và phương thức giải quyết tranh chấp. Biên bản có phần liệt kê tài liệu kèm theo, số bản lưu giữ và chữ ký xác nhận của đại diện hai bên.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và điền thông tin hợp đồng

Mở file Word, cập nhật số biên bản, thông tin hai bên, số hợp đồng chính và phụ lục cần thanh lý. Kiểm tra ngày ký, người đại diện và căn cứ ủy quyền để bảo đảm thông tin thống nhất với hồ sơ gốc.

Bước 2: Xác định phạm vi và kết quả thực hiện

Tại Điều 1 và Điều 2, ghi rõ nội dung thanh lý toàn bộ hoặc một phần, lý do kết thúc và tình trạng thực hiện từng hạng mục. Đối chiếu biên bản nghiệm thu, hồ sơ bàn giao và những công việc chưa hoàn thành trước khi xác nhận.

Bước 3: Đối soát giá trị và công nợ

Kế toán kiểm tra giá trị thực hiện, khoản điều chỉnh, tạm ứng và số tiền đã thanh toán. Điền số tiền còn phải trả hoặc hoàn lại tại Điều 3, đồng thời xác định thời hạn, phương thức thanh toán và chứng từ liên quan.

Bước 4: Thống nhất nghĩa vụ và hiệu lực sau thanh lý

Rà soát những nghĩa vụ tiếp tục thực hiện như bảo hành, bảo mật, bàn giao hoặc thanh toán. Tại Điều 5, xác định rõ các điều khoản của hợp đồng chính vẫn có hiệu lực, được khôi phục hoặc thay thế sau khi phụ lục được thanh lý.

Bước 5: Kiểm tra, ký xác nhận và lưu hồ sơ

Hai bên kiểm tra lại số liệu, nội dung bảo lưu và thời điểm có hiệu lực trước khi ký. Sau khi hoàn thiện, lưu biên bản cùng hợp đồng chính, phụ lục, chứng từ thanh toán và hồ sơ thực hiện để phục vụ đối chiếu khi cần.

Template dành cho ai?

Nhân viên pháp chế

Rà soát căn cứ thanh lý, phạm vi kết thúc và các điều khoản tiếp tục có hiệu lực. Pháp chế cần kiểm tra thẩm quyền ký, nghĩa vụ còn lại và nội dung xử lý tranh chấp để bảo đảm biên bản phù hợp với thỏa thuận giữa hai bên.

Nhân viên quản lý hợp đồng

Tổng hợp hợp đồng chính, phụ lục và hồ sơ thực hiện để chuẩn bị thanh lý. Nhân viên phụ trách kiểm tra tình trạng bàn giao, cập nhật thời điểm kết thúc và lưu biên bản đã ký cùng bộ hồ sơ hợp đồng.

Kế toán

Đối chiếu giá trị thực hiện, công nợ, khoản tạm ứng và chứng từ thanh toán. Kế toán sử dụng biên bản để xác nhận số tiền còn phải trả hoặc hoàn lại, đồng thời theo dõi các khoản cần thanh toán sau thời điểm thanh lý.

Trưởng bộ phận

Kiểm tra kết quả thực hiện các công việc thuộc phạm vi phụ lục và xác nhận những nội dung đã hoàn thành. Trưởng bộ phận phối hợp với pháp chế, kế toán để thống nhất công việc còn tồn tại và trách nhiệm xử lý trước khi trình ký.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Phân biệt rõ thanh lý phụ lục và hợp đồng chính

Mẫu có điều khoản riêng xác định hiệu lực của hợp đồng chính sau khi thanh lý phụ lục. Người dùng có thể ghi rõ nội dung kết thúc, điều khoản tiếp tục áp dụng hoặc phương án khôi phục, thay thế để tránh ảnh hưởng ngoài phạm vi đã thống nhất.

Có sẵn bảng đối soát công nợ chi tiết

Biểu mẫu phân tách giá trị thực hiện, điều chỉnh tăng giảm, thanh toán và số tiền còn phải trả hoặc hoàn lại. Kế toán có thể đối chiếu từng khoản với chứng từ trước khi hai bên xác nhận số liệu cuối cùng.

Theo dõi cả nghĩa vụ chưa hoàn thành sau thanh lý

Bên cạnh kết quả thực hiện, mẫu có bảng ghi nhận nghĩa vụ còn lại, người chịu trách nhiệm và thời hạn xử lý. Cấu trúc này phù hợp với các phụ lục còn phát sinh bảo hành, bàn giao hoặc thanh toán sau ngày thanh lý.

FAQ

Biên bản thanh lý phụ lục hợp đồng gồm những nội dung nào?

Mẫu gồm 7 điều khoản về phạm vi thanh lý, kết quả thực hiện, đối soát giá trị, nghĩa vụ còn lại, hiệu lực đối với hợp đồng chính, giải quyết tranh chấp và lưu giữ. Biểu mẫu có vị trí ký xác nhận của đại diện hai bên.

Thanh lý phụ lục có đồng nghĩa với chấm dứt hợp đồng chính không?

Không. Theo nội dung mẫu, việc thanh lý phụ lục chỉ áp dụng đối với phạm vi đã được các bên xác định. Hợp đồng chính và các phụ lục khác vẫn tiếp tục có hiệu lực theo thỏa thuận, trừ khi có căn cứ hoặc nội dung thống nhất khác.

Có thể thanh lý phụ lục khi vẫn còn công nợ chưa thanh toán không?

Có thể nếu các bên thống nhất và ghi rõ nghĩa vụ thanh toán còn lại. Mẫu cho phép xác định số tiền phải trả hoặc hoàn lại, bên chịu trách nhiệm, thời hạn và phương thức thanh toán để tiếp tục thực hiện sau khi thanh lý.

Mẫu có sử dụng được khi chỉ thanh lý một phần phụ lục không?

Có. Điều 1 có trường lựa chọn thanh lý toàn bộ hoặc một phần nội dung cụ thể. Người dùng cần mô tả chính xác phần kết thúc và kiểm tra những điều khoản vẫn tiếp tục áp dụng để tránh nhầm lẫn về phạm vi nghĩa vụ.

Biên bản thanh lý phụ lục hợp đồng có bắt buộc đóng dấu không?

Mẫu có phần ký của đại diện hai bên và ghi chú đóng dấu nếu có. Hình thức xác nhận cần căn cứ vào thỏa thuận, thẩm quyền người ký và quy định áp dụng đối với giao dịch cụ thể. Trước khi ký, cần kiểm tra hồ sơ đại diện và các yêu cầu về hình thức văn bản.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Thanh lý phụ lục nhưng vẫn mất thời gian tìm hợp đồng gốc, đối chiếu phiên bản và xác định hồ sơ đang chờ ai phê duyệt? Kiểm soát hồ sơ hợp đồng tập trung với 1Office! Nền tảng hỗ trợ lưu trữ văn bản, luân chuyển phê duyệt và theo dõi tiến độ xử lý, giúp pháp chế, kế toán và các bộ phận liên quan tra cứu hồ sơ, phối hợp thuận tiện hơn.

Nhận tư vấn

Mẫu biên bản thanh lý phụ lục hợp đồng