Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên chuyên nghiệp

Giới thiệu mẫu

Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên giúp doanh nghiệp thống nhất nội dung công việc, trách nhiệm thực hiện và thời hạn hoàn thành giữa người giao và người nhận. Biểu mẫu phù hợp với các nhiệm vụ cần phân công rõ ràng, phối hợp nhiều bộ phận hoặc có yêu cầu bàn giao kết quả cụ thể.

File Word gồm phần thông tin giao nhận, bảng nhiệm vụ, nguồn lực hỗ trợ và xác nhận kết quả. Trưởng phòng hoặc trưởng nhóm điền nội dung công việc, nhân viên xác nhận tiếp nhận và cập nhật kết quả để quản lý kiểm tra khi hoàn thành.

Trước khi sử dụng, cần xác định nhiệm vụ, tiêu chí hoàn thành, thời hạn và người chịu trách nhiệm. Mẫu có thể chỉnh sửa theo từng vị trí, phòng ban hoặc yêu cầu công việc thực tế.

Tại sao nên sử dụng template?

Giao việc rõ ràng, hạn chế hiểu sai yêu cầu

Giao việc qua lời nói hoặc tin nhắn dễ khiến nhân viên bỏ sót yêu cầu, không nắm rõ kết quả cần đạt. Mẫu giúp thống nhất nội dung nhiệm vụ, tiêu chí hoàn thành và thời hạn ngay từ đầu, hạn chế phải giải thích hoặc điều chỉnh nhiều lần.

Xác định trách nhiệm và thời hạn thực hiện

Khi công việc có nhiều người tham gia, việc thiếu thông tin phụ trách dễ dẫn đến chồng chéo hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Phiếu giao việc ghi rõ người nhận, người phối hợp, mức độ ưu tiên và hạn cuối, giúp quản lý xác định trách nhiệm của từng cá nhân.

Có căn cứ kiểm tra và xác nhận kết quả

Mẫu có phần ký nhận, đánh giá kết quả và ghi chú sau khi hoàn thành. Người quản lý có thể đối chiếu sản phẩm bàn giao với yêu cầu ban đầu, xác định công việc đã đạt, cần bổ sung hoặc chưa hoàn thành.

Có gì trong template?

Thông tin đơn vị và phiếu giao việc

Phần đầu biểu mẫu gồm tên đơn vị, bộ phận, số phiếu, ngày lập và dự án hoặc đợt công việc liên quan. Những thông tin này giúp phân loại phiếu theo phòng ban, thuận tiện lưu trữ và tra cứu khi cần đối chiếu.

Thông tin người giao và người nhận việc

Mẫu có các trường người giao việc, chức vụ, người nhận, mã nhân viên và người phối hợp. Ngoài ra, phiếu ghi rõ thời điểm bắt đầu, hạn cuối và ba mức độ ưu tiên: Bình thường, Cao, Khẩn cấp. Người lập cần điền chính xác để xác định trách nhiệm và thời gian thực hiện.

Bảng nhiệm vụ và tiêu chí hoàn thành

Phiếu có sẵn bảng 4 dòng công việc, gồm nội dung nhiệm vụ, kết quả cần đạt, tiêu chí hoàn thành và hạn thực hiện. Người giao việc có thể bổ sung hoặc điều chỉnh số dòng theo khối lượng thực tế, đồng thời mô tả đầu ra cụ thể để nhân viên dễ thực hiện.

Thông tin nguồn lực và công cụ hỗ trợ

Biểu mẫu có phần ghi nhận tài liệu, công cụ và ngân sách được duyệt để thực hiện nhiệm vụ. Người quản lý cần xác định những nguồn lực cần thiết, giúp nhân viên chủ động chuẩn bị và hạn chế gián đoạn do thiếu thông tin hoặc điều kiện làm việc.

Quy định báo cáo và xử lý vướng mắc

Mẫu cho phép xác định người nhận báo cáo, thời điểm, tần suất và kênh nộp kết quả. Ngoài ra, phiếu có trường ghi người cần thông báo khi phát sinh vướng mắc, giúp các bên thống nhất cách phối hợp trong quá trình thực hiện.

Xác nhận giao việc và đánh giá kết quả

Cuối phiếu có vị trí ký của người giao và người nhận. Phần đánh giá gồm ba trạng thái Đạt, Cần bổ sung và Chưa hoàn thành, kèm ngày xác nhận và nhận xét. Người quản lý điền kết quả sau khi kiểm tra nhiệm vụ đã bàn giao.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và điền thông tin giao việc

Mở file Word, cập nhật tên đơn vị, bộ phận, số phiếu và ngày lập. Điền thông tin người giao, người nhận, người phối hợp và thời gian thực hiện. Chọn mức độ ưu tiên phù hợp với yêu cầu công việc.

Bước 2: Xác định nhiệm vụ và kết quả cần đạt

Tại bảng nội dung công việc, ghi rõ từng nhiệm vụ, sản phẩm cần bàn giao và tiêu chí hoàn thành. Thiết lập thời hạn cụ thể cho từng đầu việc để nhân viên nắm được yêu cầu và thứ tự ưu tiên.

Bước 3: Thống nhất nguồn lực và chế độ báo cáo

Bổ sung tài liệu, công cụ hoặc ngân sách cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Xác định người nhận báo cáo, tần suất cập nhật và kênh nộp kết quả, đồng thời thống nhất cách thông báo khi gặp khó khăn.

Bước 4: Xác nhận tiếp nhận và triển khai công việc

Người giao và người nhận kiểm tra lại nội dung, thời hạn và trách nhiệm trước khi ký xác nhận. Trong quá trình thực hiện, nhân viên báo cáo tiến độ theo thỏa thuận; những thay đổi về nhiệm vụ hoặc thời hạn cần được người giao việc xác nhận.

Bước 5: Kiểm tra và xác nhận kết quả hoàn thành

Sau khi nhận kết quả, người quản lý đối chiếu với tiêu chí đã giao và chọn trạng thái Đạt, Cần bổ sung hoặc Chưa hoàn thành. Ghi nhận xét, ngày xác nhận và lưu phiếu để phục vụ đối chiếu, đánh giá công việc.

Template dành cho ai?

Trưởng phòng

Sử dụng phiếu để phân công nhiệm vụ cho nhân viên, thống nhất mục tiêu và thời hạn thực hiện. Trưởng phòng cần kiểm tra kết quả bàn giao, xác nhận mức độ hoàn thành và xử lý những công việc chưa đáp ứng yêu cầu.

Trưởng nhóm

Trực tiếp giao các đầu việc trong nhóm, xác định người thực hiện và người phối hợp. Trưởng nhóm sử dụng mẫu để thống nhất trách nhiệm, theo dõi các mốc báo cáo và ghi nhận kết quả sau khi hoàn thành.

Quản lý dự án

Sử dụng phiếu khi phân công nhiệm vụ cho thành viên dự án hoặc các bộ phận liên quan. Quản lý dự án cần xác định rõ đầu ra, thời hạn và nguồn lực, đồng thời kiểm tra những công việc ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Nhân viên hành chính

Hỗ trợ lập phiếu, cập nhật thông tin giao nhận, chuyển văn bản cho các bên xác nhận và lưu trữ hồ sơ. Nhân viên hành chính cần bảo đảm phiếu có đầy đủ nội dung, chữ ký và kết quả đánh giá trước khi lưu.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Thống nhất nhiệm vụ và tiêu chí hoàn thành

Mẫu thể hiện nội dung công việc, đầu ra và thời hạn trên cùng một bảng. Người giao việc có thể mô tả yêu cầu cụ thể, giúp nhân viên hiểu rõ kết quả cần bàn giao và hạn chế sai lệch khi thực hiện.

Có sẵn thông tin phối hợp và chế độ báo cáo

Bên cạnh người phụ trách, biểu mẫu còn ghi nhận nguồn lực, người phối hợp, tần suất báo cáo và đầu mối xử lý vướng mắc. Cấu trúc này phù hợp với những công việc cần trao đổi giữa nhiều cá nhân hoặc bộ phận.

Kết hợp giao việc và xác nhận kết quả

Phiếu có phần ký nhận khi giao việc và đánh giá sau khi hoàn thành, giúp các bên đối chiếu yêu cầu ban đầu với kết quả thực tế. Người quản lý có thể ghi rõ nhiệm vụ cần bổ sung hoặc chưa đạt trước khi xác nhận kết thúc.

FAQ

Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên gồm những nội dung nào?

Mẫu gồm thông tin người giao và người nhận, thời gian thực hiện, mức độ ưu tiên, danh sách nhiệm vụ, tiêu chí hoàn thành, nguồn lực hỗ trợ và chế độ báo cáo. Cuối phiếu có phần ký nhận và xác nhận kết quả công việc.

Có thể giao nhiều công việc trên cùng một phiếu không?

Có. Mẫu Word có sẵn bảng 4 nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có tiêu chí hoàn thành và thời hạn riêng. Người dùng có thể thêm dòng hoặc điều chỉnh bảng theo số lượng công việc thực tế.

Có thể chỉnh sửa thời hạn và người phụ trách sau khi giao việc không?

Có thể. Tuy nhiên, theo nội dung mẫu, mọi thay đổi cần được người giao việc xác nhận và ghi nhận kèm phiếu. Điều này giúp các bên thống nhất trách nhiệm và tránh nhầm lẫn khi kiểm tra kết quả.

Mẫu có hỗ trợ đánh giá kết quả sau khi giao việc không?

Có. Phiếu có ba trạng thái đánh giá gồm Đạt, Cần bổ sung và Chưa hoàn thành, kèm ngày xác nhận và nhận xét. Người quản lý sử dụng phần này để ghi nhận kết quả sau khi kiểm tra công việc.

Mẫu Word có tự động theo dõi tiến độ và nhắc hạn không?

Không. File Word dùng để ghi nhận nhiệm vụ, thời hạn và xác nhận kết quả thủ công. Khi cần cập nhật tiến độ liên tục, nhắc hạn hoặc theo dõi nhiều nhân viên cùng lúc, doanh nghiệp nên sử dụng công cụ quản lý công việc phù hợp.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Khi nhiệm vụ phân tán qua nhiều file và tin nhắn, quản lý càng mất thời gian đốc thúc, còn nhân viên dễ bỏ sót đầu việc. Chấm dứt tình trạng giao việc thiếu kiểm soát với 1WORK! Nền tảng giúp doanh nghiệp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và phối hợp công việc tập trung, để quản lý nắm rõ trách nhiệm và kết quả thực hiện của từng nhân viên.

Nhận tư vấn

Mẫu phiếu giao việc cho nhân viên