Mẫu hối phiếu Bill of Exchange chuẩn, dễ điền

Giới thiệu mẫu

Mẫu hối phiếu bill of exchange được sử dụng để lập hối phiếu đòi nợ, yêu cầu người bị ký phát thanh toán một số tiền xác định cho người thụ hưởng. Biểu mẫu phù hợp với các giao dịch thương mại, đặc biệt khi doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ thanh toán quốc tế theo thỏa thuận giữa các bên.

File Word gồm thông tin người ký phát, người bị ký phát, người thụ hưởng, số tiền và thời hạn thanh toán. Nhân viên xuất nhập khẩu đối chiếu điều kiện giao dịch, kế toán kiểm tra giá trị thanh toán và người có thẩm quyền ký phát trước khi thực hiện thủ tục liên quan.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng, điều kiện thanh toán và thông tin các bên. Mẫu được trình bày bằng tiếng Việt, có tiêu đề tiếng Anh và có thể chỉnh sửa theo yêu cầu chứng từ, đồng thời phải đáp ứng quy định áp dụng.

Tại sao nên sử dụng template?

Hạn chế sai sót trong chứng từ thanh toán

Thông tin người thụ hưởng, số tiền hoặc thời hạn thanh toán không chính xác có thể khiến các bên phải điều chỉnh chứng từ. Mẫu hối phiếu bill of exchange có sẵn những trường thông tin cần thiết, giúp kế toán kiểm tra và đối chiếu trước khi ký phát.

Xác định rõ trách nhiệm thanh toán giữa các bên

Trong giao dịch quốc tế, việc nhầm lẫn người ký phát, người bị ký phát và người thụ hưởng có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý chứng từ. Biểu mẫu phân tách thông tin từng bên, đồng thời thể hiện yêu cầu thanh toán vô điều kiện và phần chấp nhận của người bị ký phát.

Thuận tiện kiểm tra thời hạn và giá trị thanh toán

Việc ghi sai kỳ hạn hoặc số tiền có thể dẫn đến bất đồng khi xuất trình hối phiếu. Mẫu có các trường thời hạn, địa điểm thanh toán và số tiền bằng số, bằng chữ, giúp người phụ trách rà soát điều kiện thanh toán trước khi phát hành.

Có gì trong template?

Thông tin số hiệu, địa điểm và ngày ký phát

Mẫu hối phiếu bill of exchange có phần ghi số hối phiếu, địa điểm và ngày ký phát. Những thông tin này giúp doanh nghiệp nhận diện chứng từ, đối chiếu thời điểm phát hành và lưu trữ theo từng giao dịch.

Thông tin người bị ký phát

Biểu mẫu có các trường tên tổ chức hoặc cá nhân và địa chỉ người bị ký phát. Đây là bên được yêu cầu thanh toán số tiền ghi trên hối phiếu. Người lập cần kiểm tra thông tin với thỏa thuận thanh toán để xác định đúng đối tượng.

Yêu cầu thanh toán và người thụ hưởng

Phần nội dung chính thể hiện yêu cầu thanh toán vô điều kiện theo lệnh của người thụ hưởng được chỉ định. Người lập cần ghi chính xác tên người thụ hưởng để bảo đảm nội dung hối phiếu phù hợp với giao dịch và yêu cầu thanh toán.

Số tiền và loại tiền thanh toán

Mẫu có trường số tiền bằng số, loại tiền và số tiền bằng chữ. Kế toán cần kiểm tra sự thống nhất giữa các thông tin, đặc biệt với giao dịch sử dụng ngoại tệ, trước khi hoàn thiện hối phiếu.

Thời hạn, địa điểm thanh toán và người ký phát

Biểu mẫu ghi nhận thời hạn, địa điểm thanh toán cùng tên, địa chỉ và thông tin người ký phát. Cuối phần này có vị trí ký của người ký phát hoặc người đại diện hợp pháp, giúp xác định chủ thể phát hành hối phiếu.

Phần chấp nhận hối phiếu

Cuối mẫu hối phiếu bill of exchange có mục “Chấp nhận”, gồm ngày chấp nhận, số tiền được chấp nhận, thông tin người ký và chữ ký của người bị ký phát hoặc đại diện hợp pháp. Trường hợp chỉ chấp nhận một phần, số tiền được chấp nhận cần ghi rõ theo nội dung biểu mẫu.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và cập nhật thông tin hối phiếu

Tải mẫu hối phiếu bill of exchange Word, điền số hối phiếu, ngày và địa điểm ký phát. Kiểm tra những thông tin này với bộ hồ sơ giao dịch để bảo đảm thống nhất trước khi hoàn thiện.

Bước 2: Điền thông tin các bên liên quan

Ghi chính xác tên, địa chỉ người bị ký phát, người thụ hưởng và người ký phát. Đối chiếu thông tin với hợp đồng hoặc chỉ dẫn thanh toán để tránh nhầm lẫn bên có trách nhiệm thanh toán và bên nhận tiền.

Bước 3: Xác định số tiền và điều kiện thanh toán

Nhập số tiền bằng số, bằng chữ, loại tiền, thời hạn và địa điểm thanh toán. Cần kiểm tra giá trị hối phiếu với khoản thanh toán tương ứng, đồng thời bảo đảm thời hạn được xác định rõ theo quy định áp dụng.

Bước 4: Kiểm tra và ký phát hối phiếu

Kế toán hoặc người phụ trách rà soát các trường thông tin, đặc biệt là yêu cầu thanh toán, số tiền và thời hạn. Sau khi thống nhất nội dung, người ký phát hoặc người đại diện hợp pháp ký xác nhận để hoàn thiện hối phiếu.

Bước 5: Thực hiện thủ tục chấp nhận và lưu chứng từ

Chuyển hối phiếu để thực hiện thủ tục chấp nhận khi thuộc trường hợp áp dụng. Người bị ký phát ghi ngày, số tiền chấp nhận và ký xác nhận theo quy định. Sau đó, các bên lưu chứng từ, theo dõi thời hạn thanh toán và xử lý theo quy trình đã thỏa thuận.

Template dành cho ai?

Kế toán thanh toán quốc tế

Sử dụng mẫu hối phiếu bill of exchange để chuẩn bị chứng từ đòi tiền, đối chiếu số tiền, loại tiền và điều kiện thanh toán. Kế toán cần kiểm tra tính chính xác của thông tin trước khi phát hành và theo dõi thời hạn thanh toán theo giao dịch.

Nhân viên xuất nhập khẩu

Chuẩn bị thông tin từ hợp đồng ngoại thương và chứng từ giao dịch để hoàn thiện hối phiếu. Nhân viên xuất nhập khẩu cần kiểm tra người bị ký phát, người thụ hưởng, thời hạn thanh toán và phối hợp với kế toán khi xuất trình chứng từ.

Finance Manager / Quản lý tài chính

Rà soát giá trị hối phiếu, thời hạn thanh toán và các nghĩa vụ tài chính liên quan. Finance Manager sử dụng thông tin trên chứng từ để kiểm soát các khoản phải thu, đánh giá thời điểm thu tiền dự kiến và giám sát việc tuân thủ điều kiện thanh toán.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Có đầy đủ thông tin cơ bản của hối phiếu đòi nợ

Mẫu hối phiếu bill of exchange tập trung vào những nội dung cần thiết như người ký phát, người bị ký phát, người thụ hưởng, số tiền và thời hạn thanh toán. Cấu trúc rõ ràng giúp người lập điền thông tin và kiểm tra chứng từ thuận tiện hơn.

Tích hợp phần ký phát và chấp nhận hối phiếu

File có vị trí ký của người ký phát và phần riêng để người bị ký phát ghi nhận việc chấp nhận thanh toán. Người dùng có thể theo dõi nội dung chấp nhận, ngày ký và số tiền được chấp nhận ngay trên biểu mẫu.

Dễ chỉnh sửa và sử dụng cho từng giao dịch

Mẫu Word được trình bày gọn trên một trang chứng từ, có sẵn các trường nhập liệu cần thiết. Doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin theo từng giao dịch và điều chỉnh cách trình bày theo yêu cầu chứng từ, đồng thời kiểm tra các điều kiện pháp lý trước khi sử dụng.

FAQ

Mẫu hối phiếu Bill of Exchange là gì?

Mẫu hối phiếu bill of exchange là biểu mẫu dùng để lập hối phiếu đòi nợ, trong đó người ký phát yêu cầu người bị ký phát thanh toán vô điều kiện một số tiền xác định cho người thụ hưởng. Hối phiếu có thể được sử dụng trong các giao dịch thương mại và thanh toán quốc tế theo điều kiện áp dụng.

Mẫu hối phiếu gồm những thông tin nào?

Mẫu gồm số hối phiếu, ngày và địa điểm ký phát, thông tin người bị ký phát, người thụ hưởng, số tiền, loại tiền, thời hạn và địa điểm thanh toán. File còn có phần chữ ký người ký phát và mục chấp nhận của người bị ký phát.

Người bị ký phát có thể chấp nhận thanh toán một phần hối phiếu không?

Có. Theo Điều 21 Luật Các công cụ chuyển nhượng 2005, người bị ký phát có thể chấp nhận một phần số tiền ghi trên hối phiếu và phải ghi rõ số tiền được chấp nhận. Mẫu hối phiếu bill of exchange có sẵn trường thông tin để ghi nhận trường hợp này.

Mẫu hối phiếu Bill of Exchange có dùng trong thanh toán L/C không?

Có thể sử dụng nếu điều khoản L/C yêu cầu xuất trình hối phiếu. Tuy nhiên, mẫu hối phiếu bill of exchange trong file tải xuống là biểu mẫu tiếng Việt với tiêu đề tiếng Anh; khi dùng cho L/C, cần kiểm tra lại ngôn ngữ, nội dung, ngân hàng bị ký phát và các điều kiện chứng từ cụ thể.

Có thể chỉnh sửa mẫu hối phiếu trên Word không?

Có. File Word cho phép cập nhật thông tin các bên, số tiền, kỳ hạn và địa điểm thanh toán. Tuy nhiên, người dùng cần bảo đảm những nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật, đặc biệt là lệnh thanh toán vô điều kiện, thông tin các bên và chữ ký hợp lệ.

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Chứng từ thanh toán đã chuẩn bị nhưng vẫn mất thời gian tìm hồ sơ, kiểm tra người phụ trách và đốc thúc các bước xử lý. Chủ động kiểm soát quy trình xử lý chứng từ với 1WORK! Nền tảng hỗ trợ phân công nhiệm vụ, quản lý thời hạn và lưu trữ tài liệu tập trung, giúp kế toán, xuất nhập khẩu và bộ phận tài chính phối hợp thuận tiện hơn trong quá trình xử lý hồ sơ.

Nhận tư vấn

Mẫu hối phiếu Bill of Exchange dùng trong thanh toán quốc tế