Mẫu phiếu ra vào cổng công ty dễ sử dụng

Giới thiệu mẫu

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty được sử dụng để đăng ký và kiểm soát các lượt ra vào của nhân viên, khách đến làm việc, nhà thầu và những đối tượng khác. Biểu mẫu giúp doanh nghiệp ghi nhận thông tin người ra vào, mục đích di chuyển, khu vực được phép đến và thời gian đăng ký, tạo căn cứ kiểm tra tại cổng bảo vệ.

File Word được thiết kế với các phần thông tin cá nhân, phương tiện, tài sản mang theo, phê duyệt và xác nhận của bảo vệ. Người đăng ký điền thông tin, bộ phận tiếp nhận kiểm tra, người có thẩm quyền phê duyệt và bảo vệ ghi nhận thời gian thực tế khi người hoặc phương tiện qua cổng.

Trước khi áp dụng, doanh nghiệp cần thống nhất quy trình phê duyệt, phạm vi khu vực được phép ra vào và quy định kiểm soát tài sản. Mẫu phiếu ra vào cổng công ty được điền và xác nhận thủ công, phù hợp để lưu chứng từ và đối chiếu các lượt ra vào theo quy định nội bộ.

Tại sao nên sử dụng template?

Kiểm soát thông tin người và phương tiện ra vào

Việc ghi chép thiếu thống nhất dễ khiến bảo vệ bỏ sót thông tin khách, nhân viên hoặc phương tiện. Biểu mẫu tập hợp thông tin nhận diện, mục đích và thời gian đăng ký, giúp bộ phận bảo vệ kiểm tra trước khi cho phép ra vào.

Hạn chế sai sót khi mang tài sản qua cổng

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty có bảng kê tài sản, hàng hóa mang theo cùng số lượng, chiều di chuyển và chứng từ liên quan. Nhờ đó, bảo vệ có căn cứ đối chiếu, hạn chế tình trạng tài sản ra khỏi doanh nghiệp khi chưa được xác nhận.

Xác định rõ trách nhiệm phê duyệt và kiểm tra

Biểu mẫu phân chia phần xác nhận của người đăng ký, bộ phận tiếp nhận, người duyệt và bảo vệ. Thông tin được ghi nhận theo từng bước, giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và kiểm tra lại khi phát sinh chênh lệch.

Có gì trong template?

Thông tin doanh nghiệp và phiếu đăng ký

Phần đầu mẫu phiếu ra vào cổng công ty gồm tên công ty, bộ phận, số phiếu, ngày lập và cổng hoặc cơ sở áp dụng. Người lập cần điền chính xác để phân loại chứng từ theo địa điểm và thời gian phát sinh.

Thông tin người ra vào và mục đích đăng ký

Biểu mẫu có các trường họ tên, đơn vị, mã nhân viên hoặc thẻ khách, số điện thoại, người tiếp nhận, mục đích và khu vực được phép đến. Người đăng ký lựa chọn đối tượng nhân viên, khách, nhà thầu hoặc nhóm khác.

Thời gian đăng ký và phương tiện di chuyển

Phần này gồm ba lựa chọn: Vào công ty, Ra khỏi công ty hoặc Ra ngoài và quay lại. Người đăng ký ghi thời gian dự kiến, thông tin phương tiện hoặc biển số và người đi cùng nếu có.

Bảng kê tài sản và hàng hóa mang theo

Bảng kê có các cột tên hoặc đặc điểm nhận dạng, số lượng, chiều di chuyển và chứng từ kèm theo. Nếu không mang tài sản, người đăng ký ghi “Không”; trường hợp mang tài sản ra cổng cần thực hiện xác nhận theo quy định nội bộ.

Xác nhận của các bên liên quan

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty có vị trí ký và ghi rõ họ tên của người đăng ký, bộ phận tiếp nhận và người duyệt. Các bên kiểm tra nội dung, xác nhận thông tin trước khi chuyển phiếu đến bộ phận bảo vệ.

Ghi nhận thời gian thực tế tại cổng

Phần cuối biểu mẫu dành cho bảo vệ ghi ngày giờ thực tế của lượt vào và lượt ra, thông tin người xác nhận và ghi chú kiểm tra. Dữ liệu này giúp đối chiếu thời gian đăng ký với quá trình ra vào thực tế.

Cách sử dụng template

Bước 1: Tải mẫu và cập nhật thông tin doanh nghiệp

Mở file Word mẫu phiếu ra vào cổng công ty, điền tên doanh nghiệp, bộ phận, số phiếu, ngày lập và cổng áp dụng. Kiểm tra thông tin để bảo đảm phiếu được sử dụng đúng địa điểm.

Bước 2: Điền thông tin người đăng ký

Ghi họ tên, đơn vị, mã nhân viên hoặc thẻ khách, số điện thoại và người tiếp nhận. Lựa chọn nhóm đối tượng, đồng thời nêu rõ mục đích ra vào và khu vực được phép đến.

Bước 3: Đăng ký thời gian, phương tiện và tài sản

Chọn hình thức ra vào, ghi thời gian dự kiến, biển số phương tiện và người đi cùng. Nếu có tài sản hoặc hàng hóa, điền số lượng, chiều di chuyển và chứng từ kèm theo để bảo vệ đối chiếu.

Bước 4: Trình xác nhận và phê duyệt

Người đăng ký ký xác nhận, sau đó chuyển phiếu cho bộ phận tiếp nhận và người có thẩm quyền phê duyệt. Kiểm tra các chữ ký và phạm vi thời gian được duyệt trước khi sử dụng phiếu.

Bước 5: Kiểm tra tại cổng và lưu phiếu

Bảo vệ đối chiếu người, phương tiện và tài sản với thông tin đã đăng ký, ghi thời gian thực tế cùng kết quả kiểm tra. Sau khi hoàn tất lượt ra vào, lưu phiếu theo quy định của doanh nghiệp.

Template dành cho ai?

Nhà máy

Bộ phận bảo vệ và hành chính nhà máy sử dụng mẫu phiếu ra vào cổng công ty để kiểm tra nhân viên, khách và nhà thầu ra vào khu vực sản xuất. Người phụ trách cần xác nhận mục đích, thời gian và phạm vi di chuyển trước khi bảo vệ ghi nhận tại cổng.

Khu công nghiệp

Các doanh nghiệp và đơn vị quản lý cổng trong khu công nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu để ghi nhận thông tin người, phương tiện di chuyển qua cổng thuộc phạm vi quản lý. Bộ phận phụ trách kiểm tra thông tin đăng ký và xác nhận theo quy định của từng đơn vị.

Doanh nghiệp sản xuất

Phòng hành chính, quản lý vận hành và bảo vệ sử dụng phiếu để kiểm soát lượt ra vào của nhân viên, khách làm việc và nhà thầu. Mẫu phiếu ra vào cổng công ty hỗ trợ đối chiếu thời gian, khu vực được phép đến và tài sản mang theo khi qua cổng.

Đơn vị kho vận

Nhân viên điều phối kho, thủ kho và bảo vệ sử dụng biểu mẫu để kiểm tra người và phương tiện ra vào khu vực kho bãi. Người phụ trách cần xác nhận thông tin phương tiện, tài sản hoặc hàng hóa mang theo và chứng từ liên quan trước khi hoàn tất kiểm tra.

Điều gì khiến template của 1Office khác biệt?

Bố cục gọn, dễ sử dụng tại cổng bảo vệ

Phần biểu mẫu được trình bày trong một trang Word với các nhóm thông tin rõ ràng, thuận tiện điền và in ấn. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa tên đơn vị, bộ phận và thông tin đăng ký để phù hợp với từng địa điểm sử dụng.

Kết hợp thông tin người, phương tiện và tài sản

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty tích hợp thông tin người đăng ký, mục đích, phương tiện và bảng kê tài sản trong cùng một phiếu. Cách tổ chức này giúp bảo vệ đối chiếu các thông tin liên quan mà không cần lập nhiều biểu mẫu riêng.

Có phần phê duyệt và xác nhận thực tế riêng biệt

Biểu mẫu tách rõ chữ ký của các bên phê duyệt với phần ghi nhận của bảo vệ tại cổng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra thời gian dự kiến, thời gian thực tế và trách nhiệm xác nhận của từng bên khi cần đối soát.

FAQ

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty gồm những thông tin gì?

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty gồm thông tin doanh nghiệp, người đăng ký, mục đích ra vào, khu vực được phép đến, thời gian, phương tiện và tài sản mang theo. Phần cuối có chữ ký phê duyệt và bảng ghi nhận giờ thực tế của bảo vệ.

Có thể sử dụng mẫu cho khách và nhà thầu không?

Có. Biểu mẫu có sẵn các lựa chọn đối tượng gồm nhân viên, khách, nhà thầu và nhóm khác. Người đăng ký cần ghi rõ đơn vị, người tiếp nhận, mục đích và khu vực được phép đến để bộ phận phụ trách kiểm tra.

Trường hợp ra ngoài rồi quay lại có cần lập hai phiếu không?

Không nhất thiết. Mẫu phiếu ra vào cổng công ty có lựa chọn “Ra ngoài và quay lại”, kèm phần ghi nhận giờ ra và giờ vào thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng một phiếu cho lượt di chuyển này nếu phù hợp với quy định nội bộ.

Nếu không mang tài sản hoặc hàng hóa thì điền thế nào?

Người đăng ký ghi “Không” tại phần tài sản hoặc hàng hóa mang theo. Nếu có mang tài sản, cần điền thông tin nhận dạng, số lượng, chiều di chuyển và chứng từ kèm theo nếu có để bảo vệ kiểm tra.

Mẫu có tự động quản lý hoặc thống kê lượt ra vào không?

Không. Mẫu phiếu ra vào cổng công ty là file Word dùng để đăng ký, phê duyệt và ghi nhận thông tin thủ công. Doanh nghiệp cần lưu trữ, tổng hợp dữ liệu riêng nếu muốn thống kê số lượt ra vào theo ngày hoặc theo từng bộ phận.

Biểu mẫu liên quan

Đồng hành cùng 1Office

Biểu mẫu chưa giải quyết được vấn đề của bạn?

Khi nhiều bộ phận cùng tham gia tiếp nhận, phê duyệt và kiểm tra, việc trao đổi qua phiếu giấy dễ khiến thông tin phân tán, khó theo dõi tiến độ xử lý. 1WORK hỗ trợ doanh nghiệp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và phối hợp công việc tập trung, giúp các bộ phận nắm rõ người phụ trách và những đầu việc cần hoàn thành.

Nhận tư vấn

Mẫu phiếu ra vào cổng công ty cho khách và nhân sự